Внеплановая проверка – один из самых эффективных инструментов контроля за соблюдением нормативных требований в организации․ Чтобы инициировать такой контроль, необходимо правильно оформить заявление о проведении внеплановой проверки․ Ниже подробно рассмотрены все обязательные и рекомендованные элементы, которые должны быть отражены в документе․
Шапка заявления
- Наименование организации‑инициатора (например, отдел внутреннего аудита, руководитель подразделения)․
- Полное наименование организации‑объекта проверки (если проверка направлена на другое юридическое лицо)․
- Дата составления заявления․
Наименование документа
В строке «Заявление» следует указать полное название: Заявление о проведении внеплановой проверки․
Информация о заявителе
- ФИО руководителя (или уполномоченного лица), подающего заявление․
- Должность, контактный телефон, адрес электронной почты․
- Подразделение (отдел, филиал), от которого исходит инициатива․
Объект и цель проверки
Четко сформулируйте, что именно подлежит проверке и зачем она проводится․
- Объект проверки: конкретные процессы, подразделения, документы, финансовые операции и т․д․
- Цель проверки: выявление нарушений, оценка эффективности, подготовка к внешнему аудиту, проверка соответствия требованиям законодательства и внутренних регламентов․
Правовое основание
Укажите нормативные акты, на основании которых производится проверка (например, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон «О бухгалтерском учете», локальные нормативные акты компании)․
Пример: «В соответствии со ст․ 15 Федерального закона № 307‑ФЗ «О бухгалтерском учете» и внутренними регламентами организации, а также в целях обеспечения надлежащего контроля за соблюдением финансовой дисциплины…»․
Причина проведения внеплановой проверки
Опишите конкретные обстоятельства, которые послужили поводом для инициирования проверки․
- Полученные жалобы от сотрудников или контрагентов;
- Выявленные отклонения в бухгалтерской отчетности;
- Результаты предыдущих проверок, требующие уточнения;
- Изменения в законодательстве, требующие немедленного контроля․
Сроки и период проведения
Укажите желаемый период проведения проверки, а также конечный срок сдачи отчета․
- Дата начала проверки (можно указать диапазон, если точная дата еще не определена)․
- Продолжительность (например, «в течение 5 рабочих дней»)․
- Дата представления итогового акта проверки․
Персонал, участвующий в проверке
Перечислите сотрудников, которые будут задействованы в проверке, указав их должности и компетенции․
- Главный аудитор – Иванов И․И․
- Специалист по финансовому контролю – Петров П․П․
- Юрист – Сидорова С․С․
Перечень документов и материалов, подлежащих предоставлению
Сформулируйте запрос на предоставление конкретных документов, которые проверяющие должны получить от проверяемого подразделения․
- бухгалтерская отчетность за последние 12 месяцев; - договоры с контрагентами; - журналы учета основных средств; - акты инвентаризации; - внутренние регламенты и инструкции․
Требования к организации проверки
Укажите, какие условия должны быть созданы для проведения проверки․
- Обеспечение доступа к информационным системам․
- Назначение ответственного лица со стороны проверяемого подразделения․
- Предоставление помещения для проведения совещаний․
Ожидаемый результат
Кратко опишите, какой документ будет сформирован в результате проверки․
- Акт внеплановой проверки с выводами и рекомендациями․
- План корректирующих действий (при необходимости)․
Приложения
Перечислите документы, которые прикладываются к заявлению (при наличии)․
- Копия приказа о назначении проверяющих․
- Внутренний регламент проведения проверок․
- Копии нормативных актов, на которые ссылается заявитель․
Подпись и печать
Заявление заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (если это предусмотрено внутренними правилами)․
Пример заявления
ООО «Пример» Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1 Тел․: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: audit@example․com Заявление о проведении внеплановой проверки Я, Иванов Иван Иванович, руководитель отдела внутреннего аудита, просивший провести внеплановую проверку в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами ООО «Пример», подаю настоящее заявление․ Объект проверки: финансово‑хозяйственная деятельность подразделения «Продажи» за период с по гг․ Цель проверки: выявление возможных нарушений в учете доходов, проверка соответствия расходов утверждённому бюджету, оценка соблюдения требований к оформлению договоров с контрагентами․ Правовое основание: ст․ 15 Федерального закона № 307‑ФЗ «О бухгалтерском учете», пункт 4 внутреннего регламента ООО «Пример» от г․ Причина проведения: в ходе анализа квартальных отчетов выявлены отклонения в суммах начисленных бонусов сотрудникам, превышающие установленные лимиты․ Сроки проведения: ― начало проверки: г․; ― окончание проверки: г․; ⸺ представление акта проверки: г․ Участники проверки: ⸺ Иванов И․И․ – главный аудитор; ― Петров П․П․ – специалист по финансовому контролю; ⸺ Сидорова С․С․ – юрист․ Необходимые документы: 1) бухгалтерская отчетность за 2025 г․; 2) договоры с контрагентами, заключённые в 2025 г․; 3) журналы учета бонусных выплат; 4) акты инвентаризации основных средств․ Требования к организации проверки: ― предоставить доступ к системе 1С:Бухгалтерия; ⸺ назначить ответственного за взаимодействие – Смирнов А․А․; ⸺ обеспечить помещение для совещаний․ Ожидаемый результат: ⸺ акт внеплановой проверки с выводами и рекомендациями; ⸺ план корректирующих действий (при необходимости)․ Приложения: 1) приказ № 45 от г․ о назначении проверяющих; 2) копия внутреннего регламента проведения проверок․ Подпись: ______________________ Иванов И․И․ Печать
Полезные рекомендации
- Ясность и конкретность․ Избегайте общих формулировок – каждая позиция должна быть измерима․
- Соблюдайте формальный стиль․ Официальный документ требует строгой терминологии․
- Проверяйте соответствие законодательству․ При изменении нормативных актов обновляйте шаблон заявления․
- Храните копию заявления․ Для последующего контроля и аудита храните оригинал и электронную копию․
Соблюдая перечисленные пункты, вы гарантируете, что заявление о проведении внеплановой проверки будет оформлено корректно, а процесс проверки пройдет эффективно и в соответствии с требованиями законодательства․