В 2026 году сохраняется мораторий на плановые проверки для большинства организаций. Однако это не означает полного отсутствия контроля. Государственная инспекция труда (ГИТ) переключилась на модель управления рисками: плановые проверки проводятся только для категорий высокого риска‚ а остальные организации контролируются через внеплановые мероприятия (по жалобам‚ индикаторам риска) и профилактические визиты.

Данная статья — подробное руководство для работодателей: от определения категории риска до алгоритма действий в день приезда инспектора.

Шаг 1. Определите свою категорию риска и вероятность проверки

Первое‚ что нужно сделать — зайти на официальный портал proverki.gov.ru и проверить свой ИНН в едином реестре проверок.

• Категория «Высокий риск»: Плановые проверки проводятся по утвержденному графику. Вы обязаны к ним готовиться полноценно.
• Категории «Значительный»‚ «Умеренный»‚ «Низкий» риск: Плановые проверки не проводятся (мораторий). Контроль возможен только в формах:
  • Внеплановые проверки (по жалобам‚ сообщениям СМИ‚ индикаторам риска);
  • Профилактические визиты (без выписки предписаний и штрафов‚ но с риском перерастания во внеплановую проверку при критических нарушениях);
  • Документарные проверки (без выезда).

Важно: Год без травм‚ штрафов и долгов по зарплате дает основание просить о снижении категории риска через личный кабинет на proverki.gov.ru.

Шаг 2. Изучите порядок уведомления (Сроки и способы)

Знание сроков уведомления — ваш первый инструмент защиты. Инспектор обязан уведомить вас о начале проверки:

Лайфхак: Настройте автоматический мониторинг почты (включая спам) и личного кабинета на proverki.gov.ru. Пропущенное электронное уведомление не отменяет проверку.

Шаг 3. Подготовка пакета документов (Чек-лист «Всегда готовый»)

Не ждите уведомления. Ведите документооборот так‚ чтобы за 1 час можно было выдать инспектору полный пакет. Основные блоки документов:

Учредительные и организационные документы

• Устав (с последними изменениями)‚ Свидетельство о регистрации (ОГРН/ОГРНИП)‚ ИНН.
• Лицензии‚ аккредитации‚ разрешения (если применимо к виду деятельности).
• Структура организации‚ штатное расписание‚ приказы о назначении ответственных лиц (по Охране труда‚ Персональным данным‚ ППО и т.д.).

Кадровые документы (база для 90% проверок)

• Трудовые договоры (ТД) со всеми сотрудниками (включая ГПХ‚ если есть риск переквалификации) + Доп. соглашения.
• Приказы о приеме‚ переводах‚ отпусках‚ увольнении‚ поощрениях/наказаниях.
• Трудовые книжки / СТД-Р (заполнение‚ хранение‚ выдача).
• Локальные нормативные акты (ЛНА): ПВТР‚ Положение об оплате труда‚ Положение о премировании‚ Положение о коменсациях‚ Политика по ПДн‚ Положение о коммерческой тайне.
• Согласия на обработку ПДн‚ ознакомление под роспись с ЛНА.

Охрана труда (Приоритет №1 для ГИТ)

• Система управления ОТ (Политика‚ Цели‚ План мероприятий).
• СОУТ (Специальная оценка условий труда): Карты‚ протоколы‚ заявления о согласии/несогласии‚ замена СИЗ по результатам СОУТ.
• Обучение: Журналы инструктажей (вводные‚ первичные на РМ‚ повторные‚ нецелевые)‚ протоколы проверки знаний‚ удостоверения/протоколы обучения в учебных центрах (программы А‚ Б‚ В).
• Медицинские осмотры: Направления‚ заключения‚ мнения врача‚ журналы учета.
• СИЗ: Карточки выдачи (личные или сводные)‚ типовые нормы выдачи‚ акты приемки.
• Журналы учета несчастных случаев (Н-1‚ формы 1-Т)‚ расследование микротравм.
• Оценка рисков (карта рисков) и план мер по их снижению.

Рабочее время и оплата труда

• Графики сменности / Учет рабочего времени (табели‚ сводные ведомости).
• Расчетные листы (показ зарплаты)‚ ведомости на выплату.
• Документы по сверхурочным‚ ночным часам‚ работам в выходные/праздничные (приказы‚ согласия‚ оплата).
• Отпускной график‚ уведомления об отпусках‚ оплата отпусков за 3 дня.

Миграционный учет (для иностраних граждан)

• Патенты/Разрешения на работу/ПВХР‚ уведомления МВД‚ копии документов в личных делах.

Шаг 4. Внутренний аудит: Найдите ошибки до инспектора

Проводите самопроверку по чек-листам Роструда (доступны на сайте ГИТ в разделе «Контрольная деятельность» -> «Чек-листы»). Обратите особое внимание на «красные флаги»:

1. Зарплата ниже МРОТ (с учетом районных коэффициентов) или задержки выплат > 15 дней.
2. Отсутствие СОУТ или просроченные сроки (5 лет).
3. Работа без трудового договора (фактическое допущение) или ГПХ с признаками трудовых отношений.
4. Нарушение режима труда и отдыха: отсутствие отдыха между сменами (менее 42 часов в неделю)‚ работа в выходные без согласия (кроме ЧС).
5. Просроченные медосмотры и обучение по ОТ.
6. Несоответствие СИЗ: выдача не по нормам‚ не по сезону‚ отсутствие карточек выдачи.
7. Нарушения по ПДн: отсутствие согласий‚ политики‚ уведомления Роскомнадзора (если нужно).

Шаг 5. Алгоритм действий в день проверки (Пошагово)

Встреча инспектора (Первые 15 минут)

• Попросите предъявить служебное удостоверение (сфотографируйте/запишите ФИО‚ номер‚ срок действия).
• Попросите показать приказ/распоряжение о проведении проверки (проверьте: вид проверки‚ сроки‚ состав комиссии‚ перечень вопросов‚ основание для внеплановой).
• Сверьте данные приказа с уведомлением‚ которое пришло вам (сроки‚ основание).
• Оформите акт осмотра рабочих мест/территории‚ если инспектор требует доступа к производству;

Обеспечение доступа к документам

• Выдавайте документы только под роспись в журнале учета выданных/полученных документов (или по акту передачи).
• Копии документов заверяйте: «С копией верно‚ подпись‚ расшифровка‚ дата‚ печать (есть)».
• Не отдавайте оригиналы единственных документов (трудовые книжки‚ устав) — только копии. Оригиналы показываете для сверки.

Опросы сотрудников

• Инспектор имеет право опрашивать работников добровольно. Никто не обязан давать объяснения.
• Проведите краткий инструктаж сотрудников: «Вы имеете право отказаться от беседы‚ вызывать представителя профсоюза/юриста‚ не подписывать протокол‚ если не согласны».

Завершение проверки: Акт и Предписание

• По итогам составляется Акт проверки (даже если нарушений нет). Обязательно получите его копию в день окончания проверки.
• Если есть нарушения — выдается Предписание (устранение нарушений) или Протокол об административном правонарушении (штраф).
• Ваше право: Внести в Акт/Предписание свои замечания и несогласие (ст. 365 ТК РФ). Пишите: «С результатами проверки не согласен‚ нарушения не подтверждены‚ требования предписания незаконны‚ буду обжаловать».

Шаг 6. Работа с результатами: Обжалование и исправление

У вас есть два параллельных пути:

Исполнение предписания (если нарушения реальны)

• Срок исполнения указан в предписании (обычно 10-30 дней).
• Устраните нарушение -> Подготовьте отчет об исполнении -> Направьте в ГИТ (заказным письмом или электронно) -> Попросите инспектора приехать на контроль исполнения (или пришлите фото/сканы).
• Неисполнение предписания = штраф на должностное лицо (до 20 т.р.) или юрлицо (до 50 т.р.) + возможная дисквалификация директора.

Обжалование (если не согласны)

• Иерархический порядок: Жалоба старшему инспектору / руководителю территориального управления Роструда — в течение 10 дней со дня получения копии акта/предписания.
• Судебный порядок: Иск в Арбитражный суд (для юрлиц/ИП) или суд общей юрисдикции, в течение 3 месяцев со дня получения копии.
• Подача жалобы/иска приостанавливает срок исполнения предписания до рассмотрения (кроме требований об устранении угрозы жизни/здоровью).

Особенности 2026 года: Профилактические визиты и Консультации

Профилактический визит, это не проверка‚ но…

• Штрафов и предписаний по итогам не выписывают.
• Выдается Акт профилактического визита с рекомендациями;
• Риск: Если инспектор увидит грубые нарушения (угроза жизни‚ задержка зарплаты > 2 мес.‚ отсутствие СОУТ/медосмотров) — он имеет право инициировать внеплановую проверку на основании результатов визита.
• Подготовьтесь к визиту так же серьезно‚ как к проверке.

Право на консультацию (Ст. 21 ФЗ-294)

Вы имеете право до начала проверки (и в процессе) обратиться в Роструд/ГИТ с запросом на консультацию по вопросам‚ которые будут проверяться. Ответ дается в письменной форме в течение 5-7 дней. Этот ответ можно использовать как аргумент своей позиции во время проверки (хотя он не отменяет требований закона).

Краткий чек-лист «Сумка для проверки» (Готовьте заранее)

1. Папка «Учредительные / Лицензии / Приказы о назначении ответственных».
2. Папка «Кадры»: Образцы ТД‚ ЛНА (ПВТР‚ Оплата труда‚ ПДн)‚ Журналы ознакомления.
3. Папка «Охрана труда»: СОУТ‚ Обучение (журналы/протоколы)‚ Медосмотры‚ СИЗ (карточки)‚ Оценка рисков‚ План мероприятий.
4. Папка «Время/Зарплата»: Табели‚ График отпусков‚ Расчетные листы (последние 3 мес.)‚ Ведомости выплат.
5. Папка «Миграция» (если есть Иностранные работники).
6. Журнал учета выданных/полученных документов при проверках.
7. Бланки актов осмотра‚ отказов от объяснений‚ замечаний к акту проверки.
8. Контакты юриста / профсоюзного представителя.

Главная стратегия 2026 года — системность. Мораторий на плановые проверки не отменяет трудового законодательства. Внеплановые проверки по жалобам (которые стали главным триггером) и профилактические визиты требуют постоянной готовности.

Ключевые правила выживания:

• Ведите документы «в чистую» ежедневно‚ а не за ночь до проверки.
• Проводите внутренние аудиты по чек-листам Роструда раз в квартал.
• Обучайте кадров и ОТ-специалистов работе с инспекторами (психология‚ права‚ процедура).
• Не бойтесь обжаловать неправомерные действия — это гражданская позиция и легальный инструмент защиты бизнеса.

Статья подготовлена на основании действующего на года законодательства (ФЗ-294‚ ТК РФ‚ КоАП РФ‚ Постановления Правительства‚ приказов Минтруда/Роструда). Перед применением рекомендуется сверить актуальность нормативных актов в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс‚ Гарант).