Дата актуализации: .

Содержание

1. Нормативная база и основания для запроса пояснений
2. Когда налоговая может потребовать пояснения
3. Сроки ответа и последствия пропуска
4. Структура и оформление пояснительной записки
5. Образцы пояснений по основным налогам
   • НДС
   • Налог на прибыль
   • УСН
6. Разбор типовых проблемных ситуаций
7. Рекомендации по подготовке и подаче пояснений
8. Чек‑лист перед отправкой

Нормативная база и основания для запроса пояснений

Согласно п. 2 ст. 88 НК РФ и п. 2.7 письма ФНС от № АС‑4‑2/12705, налоговый орган вправе требовать пояснений только в случае, если в представленной отчетности выявлены ошибки, противоречия или несоответствия, которые могут указывать на признаки нарушений. При отсутствии таких признаков запрос считается неправомерным.

Пояснения могут запрашиваться в рамках:

• камеральной проверки (основной вид);
• выездной проверки (по согласованию с руководителем проверки);
• проверки уточнённой декларации с суммой налога к уменьшению.

Когда налоговая может потребовать пояснения

На практике требования возникают в следующих ситуациях:

1. Несоответствие показателей декларации данным бухгалтерского учёта (например, расхождения в строках 010 и 020 декларации по НДС).
2. Значительное снижение налоговой нагрузки без объективных причин (например, резкое падение доли налогов к выручке).
3. Выявление операций, которые налоговики считают «сомнительными» (операции с однодневками, завышенные расходы, заниженные доходы).
4. Несоответствие данных в 6‑НДФЛ и расчёте по страховым взносам.
5. Запрос уточнений по применению льгот, вычетов, ставок.

Сроки ответа и последствия пропуска

Согласно п. 1 ст. 31 НК РФ, налогоплательщик обязан представить пояснения в течение пяти рабочих дней с момента получения требования. Если срок не соблюдён, налоговый орган может:

• наложить штраф в размере 20 000 руб. (ст. 126 НК РФ) за непредставление документов;
• инициировать доначисление налогов, пени и штрафов за неуплату;
• расширить scope проверки (доп. запросы, выездная проверка).

При наличии уважительной причины (болезнь, форс‑мажор) можно подать ходатайство о продлении срока, приложив подтверждающие документы.

Структура и оформление пояснительной записки

Хорошо составленное пояснение должно содержать следующие блоки:

1. Шапка – реквизиты налогового органа (ИФНС, адрес, ИНН/КПП), реквизиты налогоплательщика (название, ИНН, КПП, адрес), номер и дата требования.
2. Вводная часть – кратко указываем, на что именно отвечаем (например, «Пояснения по требованию от № 123‑ИФНС по расхождениям в декларации по НДС за I квартал 2026 г.»).
3. Основная часть – по пунктам отвечаем на каждый вопрос требования:
   • указываем фактические данные (суммы, даты, номера документов);
   • ссылаемся на первичные документы (счета‑фактуры, акты, платежные поручения, договоры);
   • при необходимости приводим расчёты и поясняем методику;
   • если ошибка обнаружена – признаём её, указываем корректирующие действия и прилагаем уточнённые расчёты;
4. Приложения – копии подтверждающих документов (счета‑фактуры, платежки, выписки, договоры). При электронной подаче – сканы в PDF, заверенные электронной подписью.

Формат подачи: бумажный вариант (с подписью и печатью) или электронный (через ТКС, личный кабинет налогоплательщика, ЭДО). При электронной форме обязательно наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Образцы пояснений по основным налогам

Образец пояснения по НДС

Требование ИФНС: «Пояснить расхождения в строке 020 декларации по НДС за I квартал 2026 г. (заявленное налоговое обязательство – 1 200 000 руб., фактически начислено – 950 000 руб.)».

Ответ:

ИФНС России по г. Москве
ИНН 7707083893 КПП 770701001
ул. Большая Тульская, д. 12

ИП Иванов Иван Иванович
ИНН 770102030456 КПП 770101001
г. Москва, ул. Ленина, д. 5, офис 3

Требование № 123‑ИФНС от 
Пояснения по расхождениям в декларации по НДС за I квартал 2026 г.

В декларации по НДС за I квартал 2026 г. в строке 020 указано налоговое обязательство в размере 1 200 000 руб.
 По данным бухгалтерского учёта и первичных документов фактически начислено налоговое обязательство – 950 000 руб.

Причина расхождения:
 – В декларации ошибочно включён НДС по счёт‑фактуре № 45/2026 от , выданной контрагенту ООО «Альфа» на сумму 250 000 руб. (включая НДС 41 666,67 руб;).
 – Данная счёт‑фактура была аннулирована сторонами по соглашению от (приложение №1 – соглашение об аннулировании, приложение №2 – уведомление об аннулировании в книге покупок).
 – После аннулирования сумма НДС по данной операции исключена из налоговой базы, что подтверждается выпиской из книги покупок за январь 2026 г. (приложение №3).
Корректирующие действия:
 – Подана уточнённая декларация по НДС за I квартал 2026 г. с корректировкой строки 020 на 950 000 руб. (приложение №4 – уточнённая декларация, приложение №5 – подтверждение отправки в ТКС).
 – Налоговое обязательство уменьшено на 250 000 руб., НДС к уплате уменьшился на 41 666,67 руб.

Прилагаем копии всех первичных документов, подтверждающих изложенные факты.

Подпись: _____________________ /Иванов И.И./

Образец пояснения по налогу на прибыль

Требование ИФНС: «Обосновать снижение налога на прибыль за 2025 г. с 3 200 000 руб. до 1 800 000 руб. (снижение налоговой нагрузки более 40 %).»

Ответ:

ИФНС России по г. Санкт‑Петербургу
ИНН 7801007456 КПП 780101001
ул. Невский пр., д. 10

ООО «ТехноСервис»
ИНН 7801234567 КПП 780101001
г. Санкт‑Петербург, ул. Моисеенко, д. 15

Требование № 456‑ИФНС от 
Пояснения по снижению налога на прибыль за 2025 г.

Согласно декларации по налогу на прибыль за 2025 г. налог к уплате составил 1 800 000 руб. (против 3 200 000 руб. за 2024 г.).

Основные причины снижения:
 а) Снижение выручки от реализации продукции на 22 % в связи с временным приостановлением работы одного из производственных участков (приказ № 12/2025 от – приостановка, приложение №1).
 б) Увеличение расходов на амортизацию основных средств на 15 % после ввода в эксплуатацию новой линии оборудования (акт ввода в эксплуатацию № 7/2025, приложение №2).
 в) Получение инвестиционного вычета по статье 286.1 НК РФ в размере 400 000 руб. (договор о предоставлении инвестиционного вычета, приложение №3).
 г) Увеличение расходов на (НИОКР) на 300 000 руб., учтённых как внереализационные расходы (приказ о финансировании НИОКР № 5/2025, приложение №4).

Расчёт влияния каждого фактора на налоговую базу:
 – Снижение выручки: уменьшение налоговой базы на 600 000 руб.
 – Увеличение амортизации: уменьшение налоговой базы на 350 000 руб.
 – Инвестиционный вычет: уменьшение налоговой базы на 400 000 руб.
 – РАЗРАБОТКА: уменьшение налоговой базы на 300 000 руб.
Все расчёты подтверждены бухгалтерскими регистрами, первичными документами и налоговыми регистрами за 2025 г. (приложения №6‑№10).

Просим учесть представленные пояснения и не применять штрафные санкции, так как снижение налоговой нагрузки обусловлено объективными экономическими причинами и подтверждено документально.

Подпись: _____________________ /Петров С.В./

Образец пояснения по УСН

Требование ИФНС: «Пояснить, почему в декларации по УСН за 2025 г. отражен доход в размере 5 200 000 руб., тогда как по данным банка получено 5 800 000 руб.»

Ответ:

ИФНС России по г. Новосибирску
ИНН 5403006789 КПП 540301001
ул. Красный проспект, д. 25

ИП Сидорова Анна Petrovна
ИНН 540102030456 КПП 540101001
г. Новосибирск, ул. Гагарина, д. 7, кв. 12

Требование № 789‑ИФНС от 
Пояснения по расхождениям в доходах по УСН за 2025 г.

В декларации по УСН за 2025 г. указан доход – 5 200 000 руб.
 По выписке расчётного счёта за 2025 г. получено поступлений – 5 800 000 руб.

Причина расхождения:
 – В выписке банка отражены поступления от возврата аванса покупателю ООО «Бета» в сумме 300 000 руб. (платёжное поручение № 00123 от , приложение №1). Данная сумма не является доходом, а представляет собой возврат ранее полученного аванса, поэтому в налоговом учёте она не учитывается как доход (п. 1 ст. 346.15 НК РФ).
 – Кроме того, в выписке присутствует зачисление средств от возврата излишне уплаченного налога на имущество в размере 150 000 руб. (платёжное поручение № 00456 от , приложение №2). Данная операция также не относится к доходам от реализации.

Корректировка доходов:
 – Доход от реализации товаров/услуг: 5 200 000 руб. (подтверждается книгами доходов и расходов, счетами‑фактурами, актами выполненных работ – приложения №3‑№5).
 – Возвраты аванса и налоговые возвраты исключены из доходов по УСН в соответствии с п. 2 ст. 346.15 НК РФ.

Прилагаем:
 – Выписку расчётного счёта за 2025 г. (приложение №6);
 – Платежные поручения о возвратах (приложения №1, №2);
 – Книгу доходов и расходов за 2025 г. (приложение №3);
 – Счета‑фактуры и акты выполненных работ (приложения №4‑№5).

Просим учесть представленные пояснения и не initiating дополнительных проверок по данному вопросу.

Подпись: _____________________ /Сидорова А.П./

Разбор типовых проблемных ситуаций

Ошибки в декларации, обнаруженные после подачи

Если налогоплательщик сам выявил ошибку, следует:

• Подготовить уточнённую декларацию (или корректировочный расчёт).
• В пояснении указать, что ошибка обнаружена самостоятельно, привести расчёт разницы и приложить уточнённый документ.
• Уплатить недостающие налоги и пени (если они возникли) до подачи пояснения, чтобы продемонстрировать добросовестность.

Запрос пояснений по операциям с связанными лицами

Налоговая часто интересуется ценами сделок между взаимозависимыми лицами. В пояснении необходимо:

• Привести метод определения цены (сравнительный, затратный, доходный).
• Указать источники данных (рыночные цены, отраслевые справочники, независимые экспертизы).
• Приложить расчёт цены сделки и документы, подтверждающие её рыночность (например, коммерческие предложения от третьих лиц).

Снижение налоговой нагрузки без видимых причин

В таких случаях важно показать, что снижение обусловлено:

• Изменением структуры доходов/расходов (например, переход на более низкомаржинальную продукцию).
• Применением налоговых льгот, вычетов, инвестиционных пособий.
• Необходимо привести расчёт влияния каждого фактора на налоговую базу и приложить подтверждающие документы (договоры, акты, приказы, выписки из бухгалтерского учёта).

Несоответствие данных в 6‑НДФЛ и расчёте по страховым взносам

Пояснение должно содержать:

• Сверку данных по каждому сотруднику (ИФНС часто требует построчную сверку).
• Указание причин различий (например, налоговые вычеты, не облагаемые взносами выплаты, ошибки в начислении).
• При необходимости – исправление ошибок и подача уточнённых расчётов.

Рекомендации по подготовке и подаче пояснений

1. Своевременность. Начинайте работу сразу после получения требования – не откладывайте на последний день.
2. Полнота ответа. Отвечайте на каждый пункт требования отдельно; если вопрос неясен – уточните его в письменном виде перед ответом.
3. Документальное подтверждение. Каждое утверждение подкрепляйте ссылкой на конкретный первичный документ (номер, дата).
4. Ясность и лаконичность. Избегайте общих фраз («всё сделано правильно»). Используйте конкретные цифры, даты, ссылки на нормативные акты.
5. Проверка на соответствие формату. Убедитесь, что в шапке указаны все requisites, а номер требования совпадает с полученным.
6. Электронная подпись. При подаче через ТКС используйте КЭП, иначе документ будет считаться неподписанным.
7. Сохранение копий. После отправки сохраните скан отправленного пояснения и подтверждение о его приёме (извещение ТКС, квитанцию о приёме).
8. Консультация специалиста. При сложных вопросах (трансфертное ценообразование, инвестиционные вычеты) привлекайте налогового консультанта или аудитора.

Чек‑лист перед отправкой пояснения

• Проверена корректность реквизитов ИФНС и налогоплательщика (ИНН, КПП, адрес).
• Указан номер и дата требования.
• Каждый вопрос требования имеет отдельный пункт ответа.
• Все утверждения подкреплены ссылками на конкретные документы (номер, дата, наименование).
• Приложены копии всех referenced документов (счета‑фактуры, акты, платежки, договоры, выписки).
• Если обнаружена ошибка – указано признание ошибки, приведен расчёт корректировки и приложена уточнённая декларация/расчёт.
• Документ подписан уполномоченным лицом (руководитель, главный бухгалтер) и снабжён печатью (если требуется).
• При электронной подаче – документ имеет квалифицированную электронную подпись и отправлен через ТКС/личный кабинет.
• Сохранено подтверждение о приёме документа (извещение ТКС, квитанция).

Соблюдая изложенные рекомендации и используя приведённые образцы, вы сможете оперативно и корректно отвечать на требования налоговой инспекции, минимизируя риски штрафов и доначислений. Помните: главное – документальное подтверждение вашей позиции и своевременность ответа.