Сегодня 18:36:45 (). На эту дату актуальны требования Роструда, утверждённые в плановых и внеплановых чек‑листах ГИТ. Ниже представлен полный перечень документов, которые инспектор вправе запросить при любой проверке, а также рекомендации по их подготовке и оформлению.

Нормативная база, регулирующая запрос документов

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 80, 136, 212 и др.).
• Федеральный закон № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе» (для госучреждений).
• Приказ Минтруда России № 123н от  «Об утверждении перечня документов, запрашиваемых при государственном контроле (надзоре) в сфере труда» (с изменениями на 2026 год).
• Постановление Правительства РФ от  № 372 о продлении моратория на проверки бизнеса (действует до ).
• КонсультантПлюс: статья «Типичные ошибки, допускаемые при установлении и предоставлении перерыва для отдыха и питания» (Кожевникова С.Н., Кадровик‑практик, 2025, № 2).

Согласно пункту 1 приложения 1 к приказу Минэкономразвития от  № 141, инспектор ГИТ вправе затребовать документацию даже с момента основания организации.

Основные группы документов, запрашиваемые ГИТ в 2026 году

Кадровые и personnel‑документы

• Трудовые договоры (включая срочные, на неопределённый срок, дистанционные).
• Дополнительные соглашения к трудовым договорам (изменения условий, переводы, совмещение).
• Приказы о приёме, переводе, отпуске, увольнении (форма Т‑1, Т‑2, Т‑6 и др.).
• Трудовые книжки и личные карточки работников (форма Т‑2).
• Соглашения о конфиденциальности, неконкуренции, обучение за счёт работодателя.
• Документы, подтверждающие прохождение обязательного инструктажа по охране труда (журналы, протоколы, сертификаты).
• Сведения о повышении квалификации и профессиональной переподготовке (копии дипломов, сертификатов, выписки из учебных заведений).

Документы по учёту рабочего времени и оплате труда

• Табель учёта рабочего времени (унифицированная форма Т‑13 или самостоятельно утверждённая работодателем).
• Графики сменности и отпусков.
• Расчётные листки (форма Т‑51) и ведомости на выплату заработной платы.
• Документы, подтверждающие выплату надбавок, премий, компенсаций (за вредность, сверхурочную работу, ночные часы).
• Отчёты о средней заработной плате (форма 4‑ФСС).
• Документы по учёту отпусков (графики, заявления, приказы).

Документы по охране труда и промышленной безопасности

• Положение об охране труда (утверждённое приказом руководителя).
• Программы производственного контроля и планы мероприятий по охране труда.
• Журналы регистрации несчастных случаев и профессиональных заболеваний (форма Н‑1).
• Акты расследования несчастных случаев.
• Результаты спецоценки условий труда (СОУТ) и карты спецоценки.
• Документы о предоставлении средств индивидуальной защиты (СИЗ) и их выдаче (накладные, акты приёма‑передачи).
• Протоколы инструктажей (вводный, первичный на рабочем месте, повторный, целевой).
• Документы о медицинских осмотрах (предварительные, периодические, предсменные).
• Планы эвакуации и схемы размещения огнетушителей.

Договорные и внутренние нормативные акты

• Коллективный договор (если имеется).
• Внутренние трудовой регламент, правила внутреннего трудового распорядка.
• Политика в области персонала (подбор, адаптация, мотивация, оценка).
• Договоры с подрядными организациями (аутсорсинг, субподряд) – особенно если они касаются выполнения работ на территории организации.
• Соглашения о конфиденциальности и обработке персональных данных (в соответствии с ФЗ‑152).

Прочие документы, часто запрашиваемые инспекторами

• Выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (подтверждение легальности деятельности).
• Устав организации и учредительные документы.
• Лицензии и разрешения (если вид деятельности требует лицензирования).
• Документы о проведении внутреннего аудита трудового законодательства (отчёты, планы корректирующих действий).
• Копии уведомлений и ответов на предыдущие проверки ГИТ (если такие были).

Как подготовиться к проверке: пошаговая инструкция

1. Сформировать внутренний чек‑лист на основе официальных перечней Роструда (доступны на сайте trud.gov.ru). Пометить каждый пункт как «Выполнено» или «Требует корректировки».
2. Провести самоаудит кадровой документации:
   • Проверить наличие подписей работника и работодателя во всех трудовых договорах и дополнительных соглашениях.
   • Убедиться, что записи в трудовых книжках и личных карточках сделаны без помарок, с указанием дат и оснований.
   • Сверить табель учёта рабочего времени с фактически отработанными часами (сверка с системой контроля доступа, если она используется).
3. Обновить охрану труда:
   • Проверить актуальность СОУТ (не старше 5 лет).
   • Убедиться, что все работники прошли обязательный инструктаж и имеют соответствующие записи в журналах.
   • Проверить наличие и срок годности СИЗ.
4. Подготовить справки и выписки:
   • Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (не старше 1 месяца).
   • Справка о отсутствии задолженности по налогам и взносам (по запросу).
   • Отчёт о средней заработной плате за последний отчётный период.
5. Обеспечить доступ к документам:
   • Создать электронный архив (сканированные копии) с удобной системой индексации (по категориям, годам, номерам дел).
   • Назначить ответственного за предоставление документов инспектору (обычно специалист по кадрам или юрист).
   • Подготовить помещение для работы инспектора (стол, доступ к принтеру/сканеру, интернет).
6. Провести инструктаж персонала:
   • Сообщить работникам о правах и обязанностях при проверке (не разглашать конфиденциальную информацию без согласия работодателя, давать правдивые ответы).
   • Разъяснить порядок поведения при опросе инспектором (кратко, по существу, без эмоций).

Типичные ошибки, приводящие к штрафам (по данным КонсультантПлюс и практики 2025‑2026 гг.)

• Отсутствие или несвоевременное предоставление табеля учёта рабочего времени. Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ – от 30 000 до 50 000 руб.
• Неправильное оформление перерыва для отдыха и питания (не соблюдение продолжительности, отсутствие фиксации в табеле). Упомянуто в контрольных вопросах Роструда – штраф до 50 000 руб.
• Отсутствие записей о проведении инструктажей по охране труда. Штраф по ст. 5.27.1 КоАП РФ – от 50 000 до 100 000 руб.
• Несоответствие данных в трудовых книжках и личных карточках фактическим событиям (приём, перевод, увольнение). Штраф до 70 000 руб.
• Отказ или уклонение от предоставления документов по требованию инспектора. Штраф по ст. 19.4 КоАП РФ – от 20 000 до 50 000 руб.
• Нарушение порядка хранения персональных данных (отсутствие согласия, незаконная обработка). Штраф по ФЗ‑152 – до 6 000 000 руб в случае тяжких последствий.

Чтобы избежать этих санкций, рекомендуется проводить внутренние проверки не реже одного раза в квартал и сразу исправлять выявленные недочёты.

Образцы форм и шаблонов (кратко)

Ниже приведены ссылки на официальные шаблоны, которые можно скачать и адаптировать под свою организацию:

• Табель учёта рабочего времени (форма Т‑13)
• Трудовая книжка (вкладыш)
• Личная карточка работника (форма Т‑2)
• Акт спецоценки условий труда (СОУТ)
• Журнал регистрации инструктажей по охране труда
• Направление на предварительный/периодический медицинский осмотр

При использовании шаблонов важно:

• Заполнять все обязательные поля;
• Ставить подписи и даты;
• Хранить оригиналы в течение срока, установленного законодательством (обычно 50 лет для трудовых книжек, 75 лет для документов по охране труда).

Подготовка к проверке трудовой инспекции в 2026 году требует системного подхода: актуализация кадровой и бухгалтерской документации, соблюдение требований по охране труда, ведение точного учёта рабочего времени и оплаты труда, а также наличие внутренних процедур самоаудита. Используя официальные чек‑листы Роструда, образцы форм и следуя рекомендациям выше, организация minimизирует риск выявления нарушений и, соответственно, штрафных санкций.

Помните: основная цель проверки – не наказать, а обеспечить соблюдение прав работников и законных интересов работодателя. Открытость, прозрачность и готовность к диалогу с инспектором – залог успешного прохождения любой проверки ГИТ.