Объяснительная записка – официальный документ, в котором гражданин или работник излагает причины и обстоятельства, приведшие к выявлению нарушений в ходе проверок государственных органов, работодателя или иных контролирующих структур. В Тюменской области порядок её подачи регламентирован рядом нормативных актов (Федеральный закон № 44‑ФЗ, Трудовой кодекс РФ, локальные инструкции органов исполнительной власти).

Когда требуется объяснительная записка?

• После проведения проверки квалифицированной подписи (портал услуг Тюменской области) и выявления несоответствия установленным условиям.
• При обнаружении нарушений в сфере трудовых отношений (проступки, ущерб имуществу, несоблюдение инструкций).
• В случае нарушения сроков предоставления обязательных форм (например, стат‑формы в таможню).
• По требованию любого государственного органа, если в ходе проверки было зафиксировано нарушение законодательства.

Правовая база

1. Федеральный закон № 44‑ФЗ от «О порядке организации государственных и муниципальных услуг». Пункт о сроках отказа в приёме заявления – не более 3 календарных дней после завершения проверки.
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 193, 247) – обязательность истребования письменных объяснений от работника.
3. Локальные нормативные акты Тюменской области, регламентирующие работу Отдела по учёту нуждающихся в жилых помещениях и другие службы.

Сроки подачи объяснительной записки

Согласно практике Тюменской области, после получения уведомления о выявленных нарушениях заявитель (или работник) обязан предоставить объяснительную в течение:

• 48 часов – если требование исходит от работодателя.
• 3 календарных дней – если требование исходит от государственного органа (например, после проверки подписи).

Если срок пропущен, к заявителю могут применить дисциплинарные меры или отказать в предоставлении услуги;

Куда и как подавать объяснительную

Подача зависит от того, кто инициировал запрос:

Подача в государственный орган (портал Тюменской области)

1. Войдите в Личный кабинет на портале услуг Тюменской области.
2. Выберите раздел «Мои обращения» → «Ответить на запрос».
3. Загрузите документ в формате PDF или DOCX. При необходимости приложите подтверждающие материалы (копии договоров, квитанций и т.п.).
4. Подтвердите отправку – система автоматически фиксирует дату подачи.

Подача в организацию (работодатель)

1. Подготовьте бумажный вариант объяснительной (см. шаблон ниже).
2. Подпишите документ и поставьте дату.
3. Отдайте записку секретарю/канцелярии. Сотрудник ставит отметку о получении и выдает вам копию с отметкой.
4. При необходимости отправьте скан в электронном виде (e‑mail, корпоративный мессенджер).

Требования к оформлению объяснительной записки

Образец объяснительной записки (Тюмень, 2026 г.)

Тюменская область, г. Тюмень
«___» __________ 2026 г.

От: Иванова Ивана Ивановича
Должность: инженер‑технолог
Тел.: +7 (3452) -23‑456

Кому: Руководителю отдела контроля качества
Организации: ООО «Тюмень‑Тех»

Тема: Объяснительная записка о выявленных нарушениях при проверке квалифицированной подписи

В соответствии с полученным уведомлением от «___» __________ 2026 г. о несоответствии условий признания действительности квалифицированной подписи, прошу предоставить пояснения.

Обстоятельства. При проведении проверки г. было установлено, что срок действия сертификата подписи истёк г., а заменяющий сертификат не был загружен в систему.
Причина. Ошибка произошла из‑за задержки в согласовании нового сертификата с ИТ‑отделом, что было обусловлено отпуском ответственного сотрудника.
Принятые меры. С г. сертификат заменён, система протестирована, проведено обучение персонала по контролю сроков действия сертификатов.
Гарантии. В дальнейшем будет введён ежемесячный контроль сроков действия сертификатов, фиксируемый в журнале ИТ‑отдела.

Приношу извинения за допущенное нарушение и обязуюсь в дальнейшем соблюдать установленные требования.

Подпись _______________________

Что происходит после подачи?

• Орган, получивший объяснительную, фиксирует её в личном деле (в электронном или бумажном виде) – срок хранения до 75 лет (трудовое законодательство).
• В течение 3 календарных дней (для государственных органов) или 5 рабочих дней (для работодателя) принимается решение о дальнейшем рассмотрении обращения.
• Если объяснительная признана достаточной, нарушение считается устранённым, и дальнейшее действие (например, выдача услуги) продолжается.
• В случае недостаточности – может быть вынесено дисциплинарное наказание (выговор, штраф) или отказ в предоставлении услуги.

Часто задаваемые вопросы

Как доказать, что объяснительная была подана в срок?

Для государственных органов – сохраняйте скриншот подтверждения отправки в личном кабинете (время и дата). Для работодателя – требуйте отметку о получении от секретаря и берите копию с этой отметкой.

Можно ли подать объяснительную позже установленного срока?

Только при наличии уважительных причин (болезнь, форс‑мажор). Необходимо предоставить документальное подтверждение (медицинскую справку, приказ о чрезвычайных обстоятельствах) и запросить продление срока у ответственного лица.

Нужно ли отправлять оригинал и копию?

Обычно достаточно одного оригинала, который подается в отдел. Копию следует оставить у себя как подтверждение.

Как оформить объяснительную в электронном виде?

Документ оформляется в формате DOCX или PDF, подписывается электронной подписью (если требуется) и загружается в личный кабинет или отправляется на официальную электронную почту организации.