Дата актуализации:

Визит контролирующего органа — это стресс-тест для любой организации. Независимо от того, приходит инспектор ГИТ (Государственной инспекции труда), сотрудник Роспотребнадзора, МЧС или налоговой, ключ к успешной проверке — системность и доступность документов. Хаотичный поиск бумаг в presencia инспектора создает впечатление беспорядка и провоцирует углубленную проверку.

В этой статье мы собрали актуальный чек-лист документов, которые запрашивают в первую очередь, структурированный по видам инспекций. Информация основана на действующих проверочных листах (чек-листах) Роструда, МЧС, Роспотребнадзора и судебной практике на 2025–2026 годы.

Государственная инспекция труда (ГИТ): Кадры и зарплата — приоритет №1

Согласно данным сайта Роструда (раздел «Электронный инспектор») и проверочным листам на 2025–2026 годы, инспекторы ГИТ фокусируются на двух блоках: оформление трудовых отношений и гарантии выплат.

А. Документы по оформлению сотрудников (проверяются по выборке или полностью)

• Трудовые договоры (ТД) со всеми сотрудниками (включая временных, сезонных, стажеров). Обязательно: наличие подписей сторон, даты заключения, ссылки на должностные инструкции, условия оплаты труда, режима работы.
• Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе, увольнении, отпусках, поощрениях/взысканиях. Проверяется соответствие ТД и личных карточек.
• Личные карточки сотрудника (ф. Т-2) — заполненные актуально, с отметками об обучении, медосмотрах, присвоении квалификаций.
• Копии документов сотрудника: паспорт, СНИЛС, военский билет (для воинской обязанности), документы об образовании/квалификации (если требуются для должности), медкнижка (для соответствующих сфер).
• Сведения о средней численности сотрудников (для отчетности).

Б. Документы по оплате труда (Самый частый повод для штрафов)

В первую очередь будет проверен факт выплаты работникам заработной платы в полном размере, причитающемся в соответствии с требованиями соглашений, коллективного договора и трудовых договоров.

• Ведомости начисления и выплаты зарплаты (ф. Т-51, Т-53) или их аналоги в 1С/ЭДО с подписями получателей (или реестры перечисления на карты).
• Платежные поручения/выписки по счету с назначением «Зарплата за [период]» — подтверждение сроков перечисления (не позднее 15 чисел следующего месяца за аванс и за месяц).
• Локальные нормативные акты (ЛНА): Положение об оплате труда, Положение о премии/бонусах, График сменности/суммированного учета (если применимо), Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
• Коллективный договор (если заключен) и протоколы переговоров;
• Расчеты при увольнении (последний расчет за 1 день после увольнения), выписки по счету на руки или на карту.

В. Рабочее время и отдых

• Табели учета рабочего времени (ф. Т-12, Т-13) — заполненные ежедневно, с кодами отгулов, болезней, отпусков, сверхурочных.
• Журналы учета сверхурочных работ, работы в выходные/праздничные дни с письменными согласиями сотрудников (где требуются) и приказами.
• График отпусков на год (утвержденный не позднее 2 недель до года) и журналы предоставления отпусков.

Охрана труда (Часть проверки ГИТ, но со своими чек-листами)

На сайте Роструда доступны 78 чек-листов по охране труда для плановых проверок. Инспектор будет сверяться именно с ними. Обязательный пакет:

• Приказ о создании ССОТ (Системы управления охраной труда) и назначении ответственных лиц.
• Профессиональный риск-менеджмент: Карта профессиональных рисков, План мер по снижению рисков.
• Специальная оценка условий труда (СОУТ): Карты СОУТ по рабочим местам, протоколы комиссии, уведомление в реестр Роструда.
• Медицинские осмотры: Журналы направления на медосмотры (предварительные, периодические, внеочередные), заключения врачебной комиссии, личные медкнижки (если нужно).
• Обучение и инструктажи: Журналы вводного, первичного на рабочем месте, повторного, не планового, целевого инструктажей с подписями инструктора и инструктируемого. Протоколы проверки знаний по ОТ (комиссия, протоколы).
• СИЗ (Средства индивидуальной защиты): Карточки выдачи СИЗ (ф. № 1-Учет), нормы выдачи, заявки, акты приемки.
• Рабочие программы инструктажей и обучения по ОТ (утвержденные руководителем).
• Учет травматизма: Форма Н-1, журнал учета микротравм, акты расследования несчастных случаев (если были).

МЧГ (Госпожнадзор): Пожарная безопасность

Инспектор МЧС в первую очередь запрашивает «административный» пакет ПБ. Отсутствие даже одного документа — основание для штрафа (ст. 20.4 КоАП РФ).

• Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность (обычно руководитель или уполномоченное лицо).
• Инструкции по пожарной безопасности по объекту/производству/подразделениям (разработанные под конкретные риски).
• Программы проведения противопожарных инструктажей (вводного, первичного, повторного, не планового, целевого) с отметками о проведении.
• Журналы учета противопожарных инструктажей (заполненные, прошитые, пронумерованные, подписанные).
• План эвакуации людей при пожаре (утвержденный, размещенный на видных местах).
• Акт проверки состояния первичных средств пожаротушения (ОУП) (проводится раз в год/квартал).
• Договоры на обслуживание ПТС (пожарной автоматики, ГПВС, дымосоотведения) и акты выполненных работ.
• Журнал учета пожарных нарядов (для горячих работ).

Роспотребнадзор: Санитарно-эпидемиологическое благополучие

Сотрудники ведомства не проверяют финансовую документацию и задержки зарплаты. Фокус — на соответствии объекта санитарным правилам (СанПиН) и требованиям Техрегламента ТР ТС 021/2011 (для пищевой промышленности/общепита).

• Декларация о соответствии / Сертификат соответствия на продукцию (если подлежит декларированию/сертификации).
• Программа производственного контроля (ППК) — утвержденная руководителем, с графиком отборов проб, перечнем показателей, методиками.
• Журналы производственного контроля (заполнение результатами лабораторных испытаний: микробиология, химия, органолептика).
• Медицинские книжки персонала (действующие, с отметками о пройденных осмотрах/лабораторных анализах).
• Договоры на утилизацию отходов, дератизацию, дезинсекцию, дезинфекцию (ДДД) и акты выполненных работ / журналы учета мероприятий.
• Журналы контроля температур (холодильники, горячее хранение, приготовление) — для общепита/пищевого производства.
• Технологические карты / Технологические инструкции (ТИ/ТК) на выпускаемую продукцию/блюда.
• Акты приемки сырья/продуктов (ветеринарные сопроводительные документы, декларации на сырье).

Налоговая инспекция (ФНС) и Роскомнадзор: Краткий чек-лист

ФНС (Выездная/Камеральная/Нарядная закупка):

• Устав (актуальная редакция).
• Решение/Протокол об избрании руководителя.
• Бухгалтерский учет: Журналы учета хозяйственных операций (синтетический/аналитический), Главная книга, Оборотно-сальдовая ведомость.
• Первичные документы: Договоры, счета-фактуры, УПД, акты, накладные, ТТН (за проверяемый период).
• Налоговые декларации (расчеты по НДС, налогу на прибыль) с квитанциями о приеме.
• Документы, подтверждающие хозяйственный смысл сделок (переписка, фото, отчеты о выполненных работах).

Роскомнадзор (Персональные данные):

• Уведомление о обработке ПДн (если не освобождены) или запись в реестре операторов.
• Политика по обработке ПДн (опубликованная на сайте/доступная субъектам).
• Локальные акты: Положение о защите ПДн, Инструкция по защите ПДн, Перечень сотрудников, допущенных к обработке.
• Согласия субъектов ПДн (сотрудники, клиенты) — бумажные или электронные (ЭДО).
• Журналы учета инцидентов безопасности ПДн и уведомлений в Роскомнадзор (если были утечки).
• Акт оценки вреда от угроз безопасности ПДн (модель угроз).

«Аварийный чемоданчик»: Папка «Для инспектора» (Готовьте заранее)

Соберите физическую или электронную папку, которую можно передать инспектору за 5 минут. Это снижает градус напряжения и показывает прозрачность.

1. Уставной пакет: Устав, Выписка ЕГРЮЛ/ЕГРИП (свежая, за последние 30 дней), Решение/Протокол об избрании директора, Доверенность на представителя (если директор отсутствует).
2. Приказы на ответственных лиц: По ОТ, ПБ, Персональным данным, Экологии, Антикоррупции.
3. Список сотрудников на дату проверки (ФИО, должность, дата приема, вид договора).
4. Выборка трудовых договоров (10–20% штата, но лучше все ключевые категории: ГПХ, самозанятые, удаленка, неполный день).
5. Ведомости зарплаты за последние 3–6 месяцев + выписки по счету (подтверждение выплат).
6. Журналы инструктажей (ОТ + ПБ) — последние заполненные страницы.
7. Карта рисков / СОУТ / ППК (Роспотребнадзор) — титульные листы и утверждающие приказы.
8. Договоры с подрядчиками (аутсорсинг, охрана, уборка, ДДД, обслуживание ПТС) + акты за последний период.

Важные нюансы 2025–2026 годов

• Электронный документооборот (ЭДО): Инспекторы имеют право требовать доступ к ЭДО (СБИС, Диадок, 1С-ЭДО) для проверки первички и ТД. Убедитесь, что у ответственного есть доступ и права администратора.
• Самозанятые и ГПХ: ФНС и ГИТ усилили контроль за «замаскированными» трудовыми отношениями. Готовьте: договоры ГПХ/с самозанятыми, акты приемки-передачи, чеки самозанятых, доказательства отсутствия подчинения (график, место работы, инструменты).
• Чек-листы ГИТ в открытом доступе: Зайдите на site.rostrud.gov.ru → «Электронный инспектор» → «Чек-листы проверок». Скачайте чек-лист по вашей тематике (ОТ, Трудовые отношения, Миграция) и пройдитесь по нему самостоятельно до визита инспектора.
• Мораторий на плановые проверки: Обратите внимание: на МСП и НКО до 2030 года действует мораторий на плановые проверки (кроме исключений: лицензируемые виды, высокий риск, контроль за обязательным страхованием). Но внеплановые, профилактические визиты и нарядные закупки никто не отменял.

Готовность к инспекции — это не разовый акт уборки перед гостями, а постоянный бизнес-процесс. Внедрите еженедельный/ежемесячный аудит по чек-листам выше. Назначьте «ответственного за проверки» (часто, кадровик или юрист/комплаенс-офицер), который знает, где лежит каждый журнал и как открыть ЭДО.

Помните: Инспектор проверяет не вашу нервную систему, а соответствие документации законодательству. Если документы в порядке, проверка пройдет быстро и без штрафов. Регулярно обновляйте локальные нормативные акты вслед за изменениями в ТК РФ, Федеральных законах и подзаконных актах.

Статья подготовлена на основе открытых данных Роструда, МЧС России, Роспотребнадзора, ФНС России и судебной практики на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к профильным юристам.