Вопрос возврата ошибочно выплаченных отпускных часто возникает в практике как у работников, так и у работодателей. Неправильный расчёт может привести к двойному налогообложению, необходимости корректировать налоговые декларации и даже к трудовым спорам. В этой статье мы разберём:

• какие нормы регулируют выплату отпускных;
• какие причины могут стать источником ошибки;
• пошаговый порядок возврата отпускных и НДФЛ;
• как оформить всё в бухгалтерском и налоговом учёте, чтобы избежать дополнительных налогов;
• какие документы нужны и какие типичные ошибки допускают.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие выплату отпускных и их налогообложение:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 115‑119, ст. 140 (выплата отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск).
2. Налоговый кодекс РФ (НК РФ) – ст. 226 (налог на доходы физических лиц, НДФЛ) и ст. 236 (порядок удержания и перечисления НДФЛ).
3. Постановление Правительства РФ от № 46440 (порядок подачи уточнённой формы 6‑НДФЛ).
4. Приказ ФНС России № ММ-5-1/2022 (инструкция по возврату излишне удержанного НДФЛ).

Эти документы определяют, что отпускные являются облагаемым доходом и подлежат удержанию НДФЛ в размере 13 % (для большинства работников). При ошибочном начислении необходимо выполнить два взаимосвязанных действия:

• возврат ошибочно выплаченных отпускных работнику;
• корректировка удержанного налога (возврат излишне уплаченного НДФЛ).

Почему возникают ошибки?

Самые частые причины:

• Дублирование выплаты – отпускные перечислены дважды (например, при расчёте после увольнения).
• Неправильный коэффициент расчёта (например, 29,4 % вместо 28 %).
• Ошибка в учете отработанных дней (не учитывается часть отпуска, уже использованная в текущем году).
• Системные сбои в бухгалтерском программном обеспечении.

Любая из этих ошибок приводит к тому, что в форме 6‑НДФЛ указывается завышенная сумма дохода и, соответственно, завышенный налог.

Как работник может потребовать возврат?

3.1 Досудебный порядок

1. Составьте письменное требование работодателю (в свободной форме) с указанием:
   • даты и суммы ошибочно выплаченных отпускных;
   • размер удержанного НДФЛ;
   • требование о возврате как самой суммы, так и излишне удержанного налога.
2. Приложите к требованию копию расчётного листа и выписку из личного кабинета ФНС (если уже получено уведомление о доплате).
3. Отправьте требование заказным письмом с уведомлением о вручении или по электронной почте с подтверждением получения.

3.2 Что делает работодатель?

• Сторнирует ошибочную проводку по начислению отпускных (дебет Расчётный счёт – кредит Расчётные начисления по отпускным).
• Составляет акт возврата, в котором указывается:
  • Сумма возврата (чистая, без удержанного НДФЛ).
  • Сумма возврата НДФЛ (излишне удержанный налог).
• Вносит корректировки в форму 6‑НДФЛ:
  • строка 130 – уменьшает сумму отпускных;
  • строка 140 – уменьшает сумму удержанного налога.

Как работодатель возвращает отпускные и НДФЛ?

4.1 Сторнирование начисления

Бухгалтер делает следующую запись (пример для суммы 20 000 ₽):

Дт 70 «Расчётный счёт» – 20 000 ₽
 Кт 70 «Расчётные начисления по отпускным» – 20 000 ₽

Одновременно корректируется налоговый учёт:

Дт 70 «Расчётный счёт» – 2 600 ₽ (13 % от 20 000 ₽)
 Кт 68 «Налог на доходы физических лиц» – 2 600 ₽

4.2 Подача уточнённой формы 6‑НДФЛ

Согласно письму Минфина РФ от № 03‑04‑05/46440, работодатель обязан в течение 30 дней после исправления ошибок подать уточнённую форму 6‑НДФЛ за соответствующий квартал.

В ней необходимо:

• в разделе 2. Доходы указать корректную сумму отпускных (например, 10 000 ₽ вместо 20 000 ₽);
• в разделе 1. Удержанный налог указать уменьшенную сумму НДФЛ (1 300 ₽ вместо 2 600 ₽);
• в строке 130 – «Сумма отпускных», строка 140 – «Сумма удержанного налога».

4.3 Возврат излишне удержанного НДФЛ в ФНС

Работодатель подаёт в налоговый орган заявление «О возврате излишне удержанного налога» (форма Р21001). К заявлению прилагаются:

• копия акта возврата отпускных;
• уточнённая форма 6‑НДФЛ;
• выписка из расчётного счёта, подтверждающая перечисление суммы возврата.

После проверки ФНС перечислит излишне удержанный налог на расчётный счёт работодателя, а затем – на счёт работника (если он указал реквизиты).

Как избежать налоговых последствий?

5.1 Своевременное исправление

Самый надёжный способ – не допускать ошибку. Для этого:

• проверяйте расчёт отпускных в два этапа: по тарифу и по фактическим отработанным дням;
• используйте автоматические проверки в бухгалтерском ПО (контроль двойных выплат, сравнение с историей выплат).

5.2 Корректный расчёт НДФЛ

Если ошибка уже произошла, сразу же:

1. выплатите работнику чистую сумму (без удержанного налога);
2. проведите возврат НДФЛ через форму 6‑НДФЛ и заявление в ФНС;
3. не допускайте двойного удержания – в 6‑НДФЛ указывайте только фактическую сумму налога.

5.3 Пример расчёта

Судебная практика и типовые формы

Судебные решения подтверждают, что работник не обязан возвращать необоснованно полученные отпускные, если только он не согласился на их возврат добровольно. Однако излишне удержанный НДФЛ подлежит возврату в соответствии с НК РФ.

Ниже – образец акта возврата отпускных (пример):

АКТ № ___
о возврате ошибочно начисленных отпускных

г. ____________ «___» ___________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
______________________ (работодатель), в лице ______________________,
______________________ (работник), паспорт: ____________, ИНН: ____________,


составили настоящий акт о следующем:
По расчётному листу № ___ от «___» ___________ 2026 г. работнику была выплачена сумма отпускных в размере 20 000 ₽, из которой удержан НДФЛ 2 600 ₽.
После проверки выяснилось, что данная выплата была произведена дважды/по ошибочному коэффициенту.
Работник согласен вернуть работодателю чистую сумму 17 400 ₽, а работодатель обязуется вернуть излишне удержанный НДФЛ 2 600 ₽ в течение 10 банковских дней.

Подписи:

_____________________ _____________________
(Работодатель) (Работник)

Эту форму можно приложить к заявлению в ФНС о возврате налога.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Нужно ли работнику платить налог с возвращённой суммы?

Нет. При возврате отпускных работник получает чистую сумму, а излишне удержанный НДФЛ возвращается отдельно. Поэтому дополнительного налога не возникает.

7.2 Как быстро будет возвращён НДФЛ?

Согласно Приказу ФНС № ММ‑5‑1/2022, налоговый орган обязан рассмотреть заявление о возврате в течение 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов.

7.3 Что делать, если работодатель отказывается вернуть отпускные?

Сначала направьте письменный запрос с указанием правовых оснований (ТК РФ, ст. 140). При отсутствии реакции – подайте иск в суд о возврате незаконно полученного дохода. При этом НДФЛ всё равно подлежит возврату через ФНС.

7.4 Можно ли удержать излишне выплаченные отпускные из будущей заработной платы?

Только с согласия работника. Без его согласия удержание считается незаконным и может стать основанием для трудового спора.

Ошибочно начисленные отпускные – типичная, но решаемая проблема. Главное помнить, что:

• Работник имеет право получить чистую сумму без удержанного налога.
• Работодатель обязан сторнировать ошибочную проводку, скорректировать форму 6‑НДФЛ и вернуть излишне удержанный НДФЛ в ФНС.
• Своевременное оформление всех документов позволяет избежать штрафов и длительных судебных разбирательств.

Следуя описанному порядку, вы сможете быстро вернуть ошибочно начисленные отпускные и минимизировать налоговые риски.

Дата публикации: