Внеплановая проверка – один из основных инструментов ФНС и межведомственных комиссий по борьбе с нелегальной занятостью; С 1 мартa 2024 года в России действует ряд новых правил, которые изменили порядок взаимодействия с самозанятыми (плательщиками НПД). Правильная подготовка документов позволяет избежать штрафов, исключить попадание в реестр недобросовестных работодателей и ускорить процесс проверки.
Что такое внеплановая проверка и почему она важна
Внеплановая проверка – это проверка, инициированная налоговым органом (или межведомственной комиссией) без предварительного уведомления о дате её проведения. Инспекторы могут:
- Запросить у работодателя и самозанятого все документы, подтверждающие доходы и уплату налогов;
- Проверить соответствие фактической деятельности заявленным видам деятельности;
- Оценить правильность расчётов по НПД и страховым взносам.
Если в результате проверки выявлены нарушения, возможны штрафы, а также включение в реестр недобросовестных работодателей.
Правовая база (2024‑2026 годы)
Ключевые нормативные акты, регулирующие проверку самозанятых:
- Федеральный закон № 565‑ФЗ (2024) – создал межведомственные комиссии по нелегальной занятости, включающие ФНС, Роструд и региональные органы.
- Федеральный закон № 418‑ФЗ – ввёл запрет на майнинг и операции с цифровой валютой для плательщиков НПД, а также ужесточил порядок согласования проверок.
- Постановления ФНС от 2025‑2026 гг., уточняющие порядок предоставления чеков, актов и справок в электронном виде.
Согласно этим актам, инспекторы обязаны:
- Согласовывать проверку с Управлением ФНС (территориальные инспекции не могут действовать по собственной инициативе).
- Предоставлять запрос в письменной форме с указанием перечня требуемых документов и сроков их предоставления.
Какие документы могут потребовать проверяющие
Ниже перечислены типовые документы, которые могут быть запрошены в рамках внеплановой проверки самозанятых:
| Документ | Назначение | Как получить |
|---|---|---|
| Договор(ы) с самозанятым(и) | Подтверждает факт заключения гражданско‑правового соглашения. | Сформировать в соответствии с требованиями 565‑ФЗ; подписать обеими сторонами, заверить ЭЦП. |
| Акты выполненных работ / оказанных услуг | Документируют факт оказания услуги и её стоимость. | Заполняются после каждой выполненной работы, подписываются заказчиком и исполнителем. |
| Квитанции / электронные чеки из «Мой налог» | Подтверждают уплату НПД. | Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог», сохраняет PDF или скриншот. |
| Справка КНД 1122035 | Официальный документ с ЭЦП ФНС, подтверждающий статус самозанятого. | Запрашивается через личный кабинет налогоплательщика. |
| Выписки из банковских счетов | Доказательство получения оплаты от самозанятого. | Получить в онлайн‑банке за интересующий период. |
| Документы по страховым взносам (если применимо) | Подтверждают уплату обязательных страховых взносов. | Квитанции из Личного кабинета ПФР или справка из страховой компании. |
| Годовой отчет (по форме 4‑НДФЛ, если есть) | Сводный документ о доходах и уплаченных налогах. | Подготовить в КонсультантПлюс или в бухгалтерской программе. |
| Запросы и ответы ФНС (письменные запросы, ответы) | Доказывают своевременное реагирование на требования проверяющих. | Хранить в электронном виде в папке «Проверки». |
Как собрать и оформить документы
Создайте «папку проверки»
Разделите её на подпапки:
- Договоры и акты
- Налоговые документы
- Банковские выписки
- Страховые взносы
- Корреспонденция с ФНС
Оформление электронных документов
- Все документы сохраняйте в PDF/A – формат, признанный юридически значимым.
- Если документ подписан ЭЦП, убедитесь, что подпись валидна (проверьте в КриптоПро).
- Для каждого файла укажите дату создания в имени файла:
2024-03-15_Договор_ООО_Иванов.pdf.
Печатные копии
Если проверяющие требуют бумажные документы, распечатайте их в двух экземплярах (один – для инспектора, второй – для вашего архива). Подпишите листы, пронумеруйте и скрепите скрепкой.
Чек‑лист подготовки к проверке
- Получить официальное уведомление от ФНС (письмо, электронное сообщение). Сохранить копию.
- Сформировать список всех самозанятых, с которыми работает компания за последний год.
- Собрать договоры и акты по каждому самозанятому.
- Запросить у самозанятых чек‑листы из «Мой налог» за каждый месяц.
- Получить справку КНД 1122035 от каждого самозанятого.
- Сформировать банковские выписки за период, указанный в запросе.
- Подготовить документы по страховым взносам (если самозанятый добровольно платит).
- Собрать корреспонденцию с ФНС (запросы, ответы, подтверждения).
- Проверить правильность дат и подписей во всех документах;
- Создать отчёт‑сводку (PDF) с перечнем всех предоставленных документов и их местоположением в папке.
- Назначить ответственного сотрудника, который будет сопровождать проверяющих.
Как взаимодействовать с проверяющими
- Сохраняйте спокойствие и вежливость. Инспектор имеет право запросить документы, но не может требовать их в тот же день без предварительного согласования.
- Если запрос слишком объёмный, попросите уточнить срок предоставления (обычно 5‑10 рабочих дней).
- В случае несоответствия документов, предоставьте пояснительную записку с указанием причин (например, технические сбои в приложении «Мой налог»).
- Все устные договорённости фиксируйте в письменной форме (email, служебная записка).
- При необходимости привлеките юриста – в 2024‑2026 год многие компании используют бесплатные онлайн‑консультации (см. «получить бесплатную консультацию нашего юриста»).
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие подписей на актах | Штраф за неполный учёт | Подписывать каждый акт обеими сторонами сразу после выполнения работ. |
| Не хранить электронные чеки более 5 лет | Отказ в подтверждении уплаты НПД | Создать резервную копию в облачном хранилище. |
| Отсутствие справки КНД 1122035 | Сомнения в статусе самозанятого | Запрашивать справку у самозанятого при заключении договора. |
| Неправильный расчёт страховых взносов | Штрафы по статье 15.5 КоАП | Проверять расчёты в сервисе «Точка» или у профессионального бухгалтера. |
Подготовка к внеплановой проверке в сфере самозанятости – это системный процесс, который требует:
- Точного знания актуального законодательства (565‑ФЗ, 418‑ФЗ и последующие постановления).
- Своевременного сбора и надёжного хранения договоров, актов, чеков и справок.
- Чёткой коммуникации с проверяющими и документирования всех действий.
Следуя приведённому чек‑листу и рекомендациям, вы сможете минимизировать риски штрафов, сохранить репутацию компании и быстро пройти проверку без задержек.
Дата публикации: 02 августа 2026 г.