Выплата заработной платы за первую половину месяца (аванс) — это обязательная процедура, регламентируемая ст. 136 ТК РФ. Согласно трудовому законодательству, аванс за первую половину месяца должен быть выплачен с 16 по 30 (31) число текущего месяца, а окончательный расчет за месяц, с 1 по 15 число следующего месяца. В данной статье подробно разберем процесс формирования ведомости на выплату зарплаты за период с 1 по 15 число (окончательный расчет за прошлый месяц), порядок заполнения форм, особенности работы в 1С и распространенные ошибки.

Нормативная база и сроки выплаты

Перед формированием документа необходимо четко понимать терминологию и сроки:

• Аванс (выплата за 1-ю половину месяца): производится в текущем месяце (обычно 16–30/31 число).
• Окончательный расчет (выплата за 2-ю половину прошлого месяца): производится с 1 по 15 число текущего месяца. Именно этот период подразумевается под темой «ведомость за 1-15 число».

Важно: В локальных нормативных актах (Положении об оплате труда, Коллективном договоре, Правилах внутреннего трудового распорядка) должны быть зафиксированы точные даты выплаты. Недопустимо указывать расплывчатые сроки (например, «с 5 по 13 число»), необходимо проставлять конкретные календарные даты.

Виды ведомостей и применяемые формы

Выбор формы зависит от способа выплаты (наличные через кассу или безналичные через банк) и категории организации (бюджетная/коммерческая).

Основные унифицированные формы (Постановление Госкома Стата от № 1)

Выплата через банк (на карты)

При перечислении зарплаты на банковские счета сотрудников унифицированные формы Т-49/Т-51/Т-53 не являются обязательными. Банк требует Реестр (ведомость) для зачисления средств на счета получателей по форме, установленной банком (обычно это XML/CSV файл или реестр в клиент-банке). Однако для внутреннего учета и подтверждения хозяйственной операции организация может использовать форму Т-53 (без подписей получателей) или самописную ведомость на выплату через банк.

Порядок заполнения ведомости (на примере формы Т-49)

Форма Т-49 состоит из ьного листа и табличной части. Заполнение производится в два этапа: бухгалтерией (расчетная часть) и кассиром (платежная часть).

Этап 1: Расчетная часть (заполняет бухгалтер/расчетчик)

1. Шапка документа: Наименование организации, ОКПО, структурное подразделение, номер и дата ведомости, за какой период выплачивается зарплата (например, «за вторую половину января 2026 года»), номер счета списания.
2. Табличная часть (левая сторона — расчетная):
   • Порядковый номер.
   • Табельный номер сотрудника.
   • Фамилия, имя, отчество полностью.
   • Начисления: Оклад, тарифная ставка, надбавки, премии, доплаты за вредность/ночную работу и т.д. (заполняется исходя из данных Табеля учета рабочего времени формы Т-12/Т-13 и карточки сотрудника формы Т-2).
   • Удержания: НДФЛ (13%/30%), алименты, задолженность перед работодателем, профсоюзные взносы и т.д.
   • Сумма к выплате: Начислено минус Удержано.
3. Подписи: Подпись руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченных лиц) с расшифровкой.

Этап 2: Платежная часть (заполняет кассир при выдаче)

1. Кассир получает ведомость с подписями руководителя и гл. бухгалтера и деньги по РКО (Расходный кассовый ордер).
2. В графе «Получил» сотрудник ставит личную подпись и дату получения.
3. Если сотрудник не явился в срок выплаты (обычно срок выдачи — 3–5 рабочих дней, закрепляется во внутренних документах), кассир напротив фамилии делает запись: «Депонировано».
4. Если выплата производится по доверенности, в строку вносятся реквизиты доверенности (номер, дата, ФИО доверенного лица), а подпись ставит доверенное лицо.
5. После окончания срока выдачи кассир заполняет итоговую строку: «Всего выплачено», «Депонировано» (цифрами и прописью).
6. Кассир подписывает ведомость, вносит номер и дату ПКО (Приходный кассовый ордер) на депонированные суммы.

Формирование ведомости в 1С:ЗУП 8.3 (Зарплата и управление персоналом)

Автоматизация в 1С значительно ускоряет процесс и минимизирует ошибки.

Подготовительные настройки

• Зарегистрируйте кассу: Выплаты → Кассы → Создать (заполните организацию, наименование, кассовый аппарат при необходимости).
• Настройте схемы начислений и удержаний для соответствующих периодов.
• Убедитесь, что Табель учета рабочего времени за период (вторая половина прошлого месяца) введен и проведен.

Алгоритм создания документа

1. Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Ведомости в кассу (или «Ведомости в банк» для безналички).
2. Нажмите Создать.
3. Заполните шапку:
   • Организация.
   • Дата документа: Дата выдачи денег (например, ).
   • Период: Автоматически подтянется по дате, но проверьте, что это вторая половина января (01.01–15.01 или 16.01–31.01 в зависимости от вашей политики). Для выплаты за 1-15 число текущего месяца это расчет за вторую половину прошлого месяца.
   • Касса (для наличных) или Банковский счет (для карт).
4. Нажмите кнопку Заполнить (или «Заполнить по начислениям»). Программа автоматически подтянет сотрудников с суммами к выплате (Начислено ‒ Аванс ⎻ Удержания = К выплате).
5. Проверьте расшифровку: Кликните рядом с суммой «К выплате», чтобы увидеть детализацию (Начислено, Аванс ранее выплаченный, Удержания). Аванс отображается со знаком минус.
6. При необходимости скорректируйте удержания (алименты, исполнительные листы) вручную.
7. Проведите документ.

Печать форм

• Нажмите Печать → Расчетно-платежная ведомость (Т-49) или Платежная ведомость (Т-53).
• Для банка: Печать → Реестр на зачисление зарплаты на карты (формирует файл для Клиент-банка).

Работа с журналом «Все ведомости на выплату зарплаты»

Если нужно найти ведомость по конкретному сотруднику (например, Савельевой), не используйте поиск по списку документов «Ведомости в кассу» — он отбирает только по периоду документа. Используйте журнал Все ведомости на выплату зарплаты (доступен из раздела «Зарплата и кадры» или через панель навигации). В нем есть удобные отборы по сотруднику, организации, периоду начисления и статусу выплаты.

Особенности за 2025–2026 годы: актуальные нюансы

• Электронные подписи: При выплате через банк и внутреннем документообороте допускается использование ЭЦП (усиленной/неусиленной) для подписания ведомостей руководителем и бухгалтером, если это закреплено во внутреннем документе (Положении об ЭДО).
• Самописные формы: Коммерческие организации имеют право разрабатывать собственные бланки ведомостей (в Word/Excel), добавляя необходимые графы (например, ИНН, СНИЛС, номер карты) и исключая лишние, но обязательные реквизиты первичного учетного документа (ст. 9 ФЗ-402) должны остаться: наименование, дата, наименование операции, величина в натуральном/денежном выражении, должностные лица, ответственные за операцию, их подписи.
• РКО и дата ведомости: Расходный кассовый ордер (РКО) на выплату зарплаты должен быть составлен на дату закрытия ведомости, то есть в последний день выдачи зарплаты кассиром, а не на дату составления ведомости бухгалтером.
• НДФЛ: Удерживается из суммы к выплате по итогам месяца. В ведомости за 1-15 число (окончательный расчет) удерживается полный налог за месяц минус удержанный из аванса.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Неверный период в шапке: Указание «за январь» вместо «за вторую половину января». Это ведет к путанице при сверке с табелем и расчетом НДФЛ.
   
   Решение: Всегда пишите точный расчетный период: «за период с 16 по 31 января 2026 г.».
2. Выдача аванса вместо окончательного расчета: Кассир выдает деньги по ведомости, в которой не удержан аванс, выплаченный ранее.
   
   Решение: Обязательно проверяйте строку «Аванс» в расшифровке ведомости в 1С перед печатью.
3. Отсутствие записи «Депонировано»: Деньги не выданы в срок, запись не сделана, сумма не возвращена в кассу по ПКО.
   
   Решение: Строгий регламент работы кассира: в последний день выдачи — итог, запись «Депонировано», ПКО на возврат.
4. Расплывчатые сроки в локальных актах: «Выплата с 1 по 15 число» без указания конкретных дат начала и конца выдачи.
   
   Решение: Закрепите в Положении об оплате труда: «Аванс выплачивается 20-го числа, окончательный расчет, 5-го числа следующего месяца. Срок выдачи наличных, 3 рабочих дня».
5. Ошибки в реестре для банка: Несовпадение суммы в реестре и суммы в ведомости/РКО, неверные БИК/Номер счета.
   
   Решение: Автоматическая выгрузка реестра из 1С, контрольная сверка итогов перед отправкой в банк.

Хранение и ответственность

• Срок хранения: Ведомости на выплату зарплаты (Т-49, Т-51, Т-53, реестры банка) хранятся 50 лет (п. 225 Типового перечня документов управления архивами, уточн. Приказом Минкультуры от № 2360).
• Ответственность: За нарушение сроков выплаты — ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц до 50 000 руб., при повторении, дисквалификация или штраф до 100 000 руб.). За невыплату полностью — ст. 145.1 УК РФ (уголовная ответственность).

Чек-лист для бухгалтера перед подписанием ведомости за 1-15 число

1. [ ] Табель учета рабочего времени за вторую половину прошлого месяца введен, проверен, подписан руководителем.
2. [ ] Все начисления (оклады, премии, надбавки, региональные коэффициенты) отражены корректно.
3. [ ] Аванс, выплаченный 16–30/31 прошлого месяца, корректно зачтен (сумма совпадает с ведомостью аванса).
4. [ ] НДФЛ рассчитан верно (кумулятивная база с начала года, применены вычеты при наличии заявлений).
5. [ ] Удержания по исполнительным листам актуальны (сверка с баиллами/судебными приставами).
6. [ ] Сумма «К выплате» у каждого сотрудника > 0 (или = 0, если весь оклад ушел на аванс/удержания).
7. [ ] Дата ведомости и дата РКО соответствуют дате плановой выдачи.
8. [ ] Подписи руководителя и гл. бухгалтера (или уполномоченных) стоят до передачи кассиру/банку.

Формирование ведомости на выплату зарплаты за 1–15 число — это финальный этап расчета заработной платы за прошлый месяц. Ключевыми моментами являются: точное определение расчетного периода (вторая половина прошлого месяца), корректное зачет ранее выплаченного аванса, полный расчет и удержание НДФЛ, а также строгое соблюдение сроков выдачи, закрепленных во внутренних документах организации. Использование 1С:ЗУП позволяет автоматизировать расчеты и печать форм (Т-49, Т-53, реестры для банка), однако контроль правильности первичных данных (табели, настройки начислений, исполнительные листы) остается зоной ответственности бухгалтера.