С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) процедура увольнения существенно трансформировалась. Главное изменение — замена привычной бумажной трудовой книжки на Справку СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности работника) для определенных категорий сотрудников. В этой статье подробно разберем порядок оформления увольнения, пакет документов к выдаче, правила заполнения СТД-Р и сроки расчетов на 2026 год.

Нормативная база: на что опираться в 2026 году

Основными документами, регулирующими выдачу документов при увольнении, являются:

• Статья 84.1 ТК РФ — порядок и сроки выдачи трудовой книжки (справки СТД-Р) и расчета.
• Статья 66.1 ТК РФ — ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Приказ Минтруда РФ от № 713н — утвердил форму СТД-Р (Приложение № 1) и правила ее заполнения.
• Федеральный закон от № 27-ФЗ (ст. 11), о индивидуальном (персонифицированном) учете.
• Письмо Роструда от № ПГ/04545-6-1 — разъяснения по комплекту документов при увольнении.

Кому выдаем бумажную трудовую книжку, а кому — СТД-Р?

Выбор документа зависит от формата ведения трудовой книжки конкретным сотрудником:

Бумажная трудовая книжка выдается, если:

• Работник начал трудовую деятельность до 1 января 2022 года и не написал заявление о переходе на электронный формат (продолжил вести бумажную).
• Работник, начавший работу после , подал заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде (право, предусмотренное ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ).

Справка СТД-Р выдается, если:

• Работник начал трудовую деятельность после 1 января 2022 года (для них ЭТК — единственный формат по умолчанию).
• Работник (начавший до 2022 г.) подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и перешел на электронный формат;

Важно: В день увольнения работодатель обязан выдать именно тот документ, который соответствует формату ведения учета у данного сотрудника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Полный пакет документов к выдаче в день увольнения (2026 год)

Согласно ст. 84.1 ТК РФ и разъяснениям Роструда, в последний рабочий день (день прекращения трудового договора) сотрудник должен получить:

1. Трудовую книжку (бумажную) ИЛИ Справку СТД-Р, в зависимости от формата учета (см. п. 2).
2. Расчетный листок (форма Т-51 или собственная форма) — с отражением всех начислений, удержаний и суммы к выдаче.
3. Справку о доходах (форма 2-НДФЛ), за текущий и предыдущие годы (по запросу работника или по инициативе работодателя).
4. Выписку из персонифицированных сведений (СЗВ-СТАЖ / ЕФС-1) — по письменному заявлению работника (ст. 11 Закона № 27-ФЗ, Письмо Роструда от ).
5. Расчет страховых взносов (РСВ) — раздел 1, ЕФС-1 с начала текущего квартала по дату увольнения (для отчетности в СФР, копия работнику не обязательна, но часто выдается на руки для прозрачности).
6. Иные документы, предусмотренные законодательством или локальными актами (например, справка о среднем заработке для расчета пособий по безработице).

Справка СТД-Р: Форма, заполнение и способы выдачи

Что такое СТД-Р?

Это единый бланк, содержащий полную историю трудовой деятельности работника за период ведения ЭТК: периоды работы, названия должностей, сведения о переводах, награждениях, основания увольнения (ст. 77, 78, 83 ТК РФ и др.) и ссылку на приказ об увольнении.

Правила заполнения (ключевые моменты)

• Заполняется кадровиком/бухгалтером на основании данных ЭТК (личного кабинета на портале Госуслуг / СФР) и внутренних приказов.
• Обязательные реквизиты: ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, гражданство, документ, удостоверяющий личность.
• Табличная часть: хронология кадровых мероприятий (прием, переводы, увольнение).
• В графе «Основание и документ» при увольнении указывается: статья ТК РФ, номер и дата приказа об увольнении.
• Подписывает уполномоченное лицо (генеральный директор, ИП или лицо по доверенности) и ставится печать (если используется).

Два способа выдачи (на выбор работодателя/работника)

1. Бумажный вид: Распечатанная форма, подписанная «живой» подписью, заверенная печатью (при наличии). Выдается под роспись в книге учета движения СТД-Р (аналог книги учета ТК).
2. Электронный вид: Файл (PDF/XML), подписанный Квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя (руководителя или уполномоченного лица). Направляется работнику через личный кабинет на портале Госуслуг, по электронной почте или через СЭД (систему электронного документооборота).

Рекомендация: Электронный вариант с КЭП предпочтительнее, он исключает риск потери, не требует личного присутствия и имеет полную юридическую силу.

Сроки и порядок выдачи: «Золотое правило» — День увольнения

Согласно ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ, трудовая книжка (или СТД-Р) и расчет должны быть выданы в день прекращения трудового договора (последний рабочий день).

Сценарий А: Работник присутствует на работе

• Выдача документов под роспись в книге учета движения трудовой книжки / СТД-Р (колонка «Дата выдачи», «Подпись получателя»).
• В расчетном листке фиксируется сумма к выдаче (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выплатки по увольнению и т.д.).

Сценарий Б: Работник отсутствует (болезнь, отгул, отказ получать)

• Работодатель обязан письменно уведомить работника о необходимости получить документы (телеграммой, заказным письмом, через СЭД).
• Если работник не явился — документы (в т.ч. СТД-Р на бумаге) направляются почтой заказным письмом с уведомлением о вручении не позднее следующего рабочего дня после получения уведомления работником (или возвращения письма).
• При электронной выдаче (КЭП) — направляются в личный кабинет Госуслуг / на почту работника в день увольнения; считается выданными с момента направления.

Нарушение сроков грозит: штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50-100 тыс. руб. для юрлиц), компенсация за задержку (средний заработок за каждый день задержки, ст. 236 ТК РФ), моральный вред.

Особенности окончательного расчета при увольнении

Параллельно с выдачей СТД-Р/ТК производится полный расчет (ст. 140 ТК РФ):

• Заработная плата за отработанное время.
• Компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск (за все неиспользованные дни за весь стаж в организации).
• Выходное пособие (при сокращении штата/ликвидации — ст. 178 ТК РФ).
• Иные выплаты по ТД, КД, ЛНА (премии, северные надбавки и т.д.).
• Удержания (НДФЛ, алименты, задолженности по судебным приставам), в установленных пределах (не более 20-50% от суммы к выдаче).

Сумма к выдаче отражается в расчетном листке. Деньги выдаются кассой или перечисляются на карту в день увольнения.

Электронный документооборот (СЭД) и СТД-Р: лучшие практики 2026

В 2026 году большинство крупных и средних компаний перешли на СЭД (Диадок, СБИС, Контур, 1С-ЭДО и др;). Для СТД-Р это дает преимущества:

• Автоматическое формирование бланка на основе данных ЭТК (интеграция с СФР/ПФР).
• Подпись КЭП руководителя в один клик.
• Мгновенная доставка в личный кабинет сотрудника на Госуслугах (через интеграцию СЭД с ЕСИА).
• Автоматическое формирование акта выдачи / уведомления для судебных целей.

Если в организации нет СЭД, допускается отправка файла СТД-Р, подписанного КЭП, на личную почту работника (указанную в ТД) с просьбой подтвердить получение ответным письмом.

Чек-лист кадровика/бухгалтера на день увольнения

Типичные ошибки и риски

• Выдача СТД-Р вместо ТК (и наоборот). Если у работника бумажная ТК, выдача СТД-Р не считается исполнением обязанности, будет штраф и компенсация за задержку ТК.
• Незаполненные графы в СТД-Р. Отсутствие основания увольнения (ст. ТК РФ), номера приказа, даты приказа делает документ недействительным для СФР/пенсионного фонда.
• Отсутствие подписи/КЭП/печати. Документ без реквизитов уполномоченного лица не имеет юридической силы.
• Игнорирование заявления на выписку ИЛ. Отказ в выдаче выписки из персонифицированных сведений — нарушение ст. 11 Закона № 27-ФЗ.
• Задержка расчета. Даже если документы выданы, а деньги не переведены — возникает долг по зарплате и пени (ст. 236 ТК РФ).

Резюме

В 2026 году компетентное оформление увольнения строится вокруг понимания формата трудовой книжки сотрудника. Ключевой момент: для сотрудников на ЭТК (все, кто начинал после , и перешедшие добровольно) единственным документом, подтверждающим стаж и основание увольнения, является Справка СТД-Р по форме Приказа Минтруда № 713н.

Работодатель должен обеспечить:

1. Своевременное формирование СТД-Р (бумажного или электронного с КЭП).
2. Выдачу полного пакета (СТД-Р, расчетный листок, 2-НДФЛ, выписка ИЛ по желанию) в день увольнения.
3. Полный денежный расчет в тот же день.
4. Сдачу отчетности в СФР (СЗВ-ТД с кодом увольнения) в установленные сроки.

Использование СЭД и интеграции с порталом Госуслуг/СФР позволяет автоматизировать 90% рутины, минимизировать ошибки заполнения СТД-Р и гарантировать соблюдение сроков выдачи даже при удаленной работе сотрудника.

Статья подготовлена на основании действующего на года Трудового кодекса РФ, Приказа Минтруда № 713н, разъяснений Роструда и судебной практики. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.