В 2026 году Роструд (Федеральная служба по труду и занятости) усилил контроль за соблюдением трудового законодательства. Внеплановые проверки стали более частыми, а их проведение — более прозрачным. В этой статье мы подробно разберём, какие изменения вступили в силу, как проходит проверка и какие права имеет работодатель в процессе.

Правовая база проведения внеплановых проверок

Основными нормативными актами, регламентирующими деятельность Роструда, являются:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 19.1, 19.2, 19.3;
• Федеральный закон № 311-ФЗ «О внеплановых проверках» (вступил в силу с года);
• Приказ Роструда № 123/2026 – порядок уведомления и проведения проверок.

С 2026 года в закон внесены новые пункты, усиливающие обязательность предоставления электронных документов и вводящие обязательный цифровой журнал учета рабочего времени.

Как инициируется внеплановая проверка?

1. Основания для проверки. Роструд может начать проверку по любой из следующих причин:
   • Получение жалобы от работника или профсоюза;
   • Выявление нарушений в ходе предыдущих проверок;
   • Анализ статистических данных о частоте нарушений в отрасли;
   • Случайные выборки (случайный контроль).
2. Уведомление. С 2026 года уведомление о проверке должно быть направлено в электронном виде (через портал Госуслуг) не менее чем за 24 часа до начала проверки. В исключительных случаях (неотложные обстоятельства) уведомление может быть произведено в течение 3 часов.
3. Состав проверяющих. В проверку могут входить инспекторы Роструда, представители профсоюзов и, при необходимости, эксперты из других государственных органов.

Права работодателя во время проверки

Работодатель имеет ряд гарантированных прав, которые нельзя нарушать:

• Право на присутствие. Работодатель или его уполномоченный представитель имеет право присутствовать при всех действиях проверяющих.
• Право на запрос копий документов. По окончании проверки инспектор обязан предоставить копию акта проверки и всех приложений.
• Право на объяснение. В течение 10 дней с момента получения акта работодатель может предоставить письменные пояснения и дополнительные документы.
• Право на обжалование. Если работодатель считает акт проверки незаконным или необоснованным, он вправе подать жалобу в суд в течение 30 дней.
• Защита конфиденциальных данных. Инспекторы обязаны соблюдать правила обработки персональных данных (ФЗ-152).

Порядок проведения проверки

Этапы проверки

1. Подготовительный этап. Инспекторы изучают предварительные сведения, запрашивают у работодателя список документов.
2. Открытая часть. На месте проведения проверка начинается с ознакомления с документами, осмотра производственных помещений, интервью с работниками.
3. Закрытая часть (по необходимости). При наличии подозрений в серьезных нарушениях могут быть проведены дополнительные мероприятия (например, проверка бухгалтерских записей).
4. Составление акта. По завершении проверка составляется акт, в котором указываются выявленные нарушения и рекомендации.

Какие документы могут потребовать проверяющие?

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• Табели учета рабочего времени (в электронном виде);
• Платёжные ведомости и расчётные листки;
• Документы по охране труда и технике безопасности;
• Справки о выплате отпускных, больничных, премий;
• Отчёты о проведении аттестации рабочих мест.

Как правильно реагировать на проверку?

Подготовка к проверке

• Назначьте ответственного за взаимодействие с Рострудом (обычно это HR‑директор или главный бухгалтер).
• Обеспечьте актуальность всех трудовых документов и их хранение в электронном виде.
• Проведите внутренний аудит за 1–2 месяца до возможной проверки.
• Обучите персонал правилам поведения при проверке (не давать устных показаний без согласования).

Поведение во время проверки

1. Приветствуйте проверяющих, предоставьте им доступ к запрашиваемым документам в соответствии с законом.
2. Не допускайте задержек более 1 часа без уважительной причины.
3. Записывайте все запросы и действия проверяющих (можно вести протокол встречи).
4. Если требуемый документ отсутствует, объясните причину и предложите предоставить его в ближайшее время.

После проверки

• Тщательно изучите акт проверки и отметьте пункты, с которыми не согласны.
• Подготовьте письменные пояснения и приложите подтверждающие документы.
• Если нарушения подтверждены, составьте план исправительных действий и предоставьте его в Роструд в установленный срок.
• В случае несогласия — подготовьте исковое заявление в суд.

Частые нарушения, выявляемые в 2026 году

Лучшие практики (best‑practice) для работодателей

• Автоматизация документооборота. Используйте облачные сервисы, которые позволяют быстро генерировать и предоставлять требуемые документы.
• Регулярные внутренние аудиты. Проводите проверки раз в квартал, фиксируя все несоответствия.
• Обучение персонала. Проводите семинары по трудовому праву и правилам взаимодействия с контролирующими органами.
• Создание «плана реагирования». Разработайте сценарии действий при получении уведомления о проверке.
• Консультации с юристом. При возникновении спорных вопросов привлекайте профильных специалистов.

Как обжаловать акт проверки?

Если работодатель считает, что акт проверки содержит ошибки или нарушены процессуальные нормы, он может:

1. Подать жалобу в Роструд в течение 10 дней с момента получения акта. Жалоба должна содержать конкретные доводы и доказательства.
2. Если ответ Роструда не устраивает, подать исковое заявление в суд в течение 30 дней.
3. В процессе судебного разбирательства представить:
   • Копии всех запрошенных и предоставленных документов;
   • Протоколы встреч с проверяющими;
   • Экспертные заключения (при необходимости).

В 2026 году внеплановые проверки Роструда стали более технологичными и ориентированными на быстрый доступ к электронным документам. Несмотря на усиленный контроль, работодатель сохраняет значительные права — от участия в проверке до обжалования её результатов. Ключ к успешному прохождению проверок — это подготовленность, прозрачность документооборота и своевременное реагирование на выявленные нарушения.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете минимизировать риски штрафов и сохранить репутацию своей компании.

Статья актуальна на 2026 год. Для получения более детальной консультации рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву.