Трудовая инспекция – это государственный орган, контролирующий соблюдение трудового законодательства работодателями и защиту прав работников. С 2025 года в связи с ростом популярности дистанционной занятости появились новые правила и практики проведения проверок, которые необходимо знать как работодателям, так и удалённым сотрудникам.

Что такое трудовая инспекция и какие виды проверок она проводит?

Государственная инспекция труда (ГИТ) осуществляет несколько видов проверок, каждый из которых имеет свои цели и порядок проведения (ст. 72 ТК РФ, 248‑ФЗ):

• Плановые проверки – назначаются заранее, обычно по графику, опубликованному на сайте Роструда.
• Внеплановые (незапланированные) проверки – проводятся по сигналам риска нарушения трудового законодательства.
• Документарные проверки – проверка только документов, без выезда инспектора.
• Выездные (полевые) проверки – инспектор посещает место осуществления деятельности работодателя.
• Профилактические визиты – направлены на консультирование и разъяснение требований.

С 2025 года часть проверок может проводиться удаленно – через видеосвязь, электронную почту и специализированные порталы (Saby, Госуслуги).

1.1 Как происходит подготовка к проверке?

1. Получение извещения (по почте, электронной почте или через портал СБИС).
2. Сбор требуемой документации (трудовые договоры, дополнительные соглашения, табели учёта рабочего времени, отчёты о выполненной работе).
3. Назначение ответственного лица, которое будет взаимодействовать с инспектором.
4. Проверка соответствия внутренних регламентов требованиям ТК РФ.

Новые правила проведения проверок в 2025 году

В 2025 году правительство РФ утвердило несколько нормативных актов, изменивших порядок работы трудовой инспекции:

• Постановление от  № 1122 – продление срока действия Положения о проверках до 31 декабря 2026 года и введение возможности подачи работодателем заявления о пересмотре категории риска через портал Госуслуги.
• Приказ Минтруда от  № 356н – определил индикаторы риска, которые инспекторы используют при назначении внеплановых проверок (например, частые изменения места работы, отсутствие отчётных документов, несоответствие данных в налоговой и Трудовой книжке).
• С 2025 года плановые проверки публикуются в виде Excel‑файлов на официальном сайте Роструда (до 10 ноября каждого года) и в системе Saby (СБИС).

2.1 Как изменился порядок назначения проверок?

Теперь инспекторы обязаны:

1. Оценить индикаторы риска (см. пункт выше);
2. Сформировать план‑календарь проверок и разместить его в открытом доступе.
3. Уведомить работодателя за не менее 5 рабочих дней (за исключением экстренных ситуаций).
4. Предоставить возможность работодателю оценить категорию риска и при необходимости подать заявление о её пересмотре.

Дистанционная работа: правовое регулирование и риски

С 2020‑х годов удалённая работа стала нормой, а в 2025 году законодательство уточнило ряд вопросов, связанных с её оформлением и контролем.

3.1 Оформление удалённого сотрудника

Для законного оформления дистанционного работника необходимо:

• Заключить трудовой договор с указанием места нахождения работодателя и места выполнения работы (можно указать «удалённо»).
• Подписать дополнительное соглашение, в котором фиксируются особенности удалённой работы (режим работы, предоставление отчётов, оборудование, компенсации).
• Обеспечить ведение трудовой книжки (в электронном виде или в бумажном виде, но с отметкой о дистанционном режиме).
• Установить порядок ежедневного/еженедельного отчёта о выполненной работе в электронном виде (см. пример из аналитической статьи ГАРАНТ.РУ).

3.2 Налоговые и страховые аспекты

С 2025 года к доходам удалённых работников применяется пятиступенчатая шкала ставок НДФЛ (п. 1, п. и п. 3.1 ст. 224 НК РФ). Налоговые ставки не различаются в зависимости от места фактического выполнения работы – важен только статус резидентства.

3.3 Индикация риска для удалённых сотрудников

Инспекция уделяет особое внимание следующим признакам:

• Отсутствие документального подтверждения места работы (например, отсутствие отчётов, скриншотов, логов).
• Случаи, когда сотрудник «путешествует» между несколькими городами без соответствующего оформления (пример: сотрудница, принятая в Мурманске, но работавшая 7 дней в Москве и Санкт‑Петербурге).
• Несоответствие данных в трудовой книжке и в налоговой декларации.
• Отсутствие регламента рабочего времени (переработки, отсутствие перерывов).

Как проводится проверка удалённого работника?

В 2025 году инспекция может использовать два основных подхода:

4.1 Документарная проверка «онлайн»

1. Инспектор отправляет запрос на предоставление документов через Электронную почту или портал Госуслуги.
2. Работодатель загружает сканы трудовых договоров, дополнительных соглашений, отчётов о работе, журналов учёта рабочего времени.
3. При необходимости проводится видеоконференция с представителями работодателя и сотрудниками для уточнения деталей.

4.2 Выездная (полевая) проверка с использованием видеосвязи

Если инспектору требуется убедиться в наличии оборудования, условий труда и соблюдения правил охраны труда, он может:

• Провести виртуальный обход рабочего места сотрудника через видеосвязь (Zoom, Teams, Webex).
• Запросить фото‑ и видеоматериалы рабочего места, освещения, эргономики.
• Сравнить полученные данные с требованиями ТК РФ и нормативами по охране труда.

В случае обнаружения нарушений инспектор оформляет акт проверки и направляет его работодателю с рекомендациями и сроками устранения.

Практические рекомендации работодателям

5.1 Подготовка документов

1. Создайте единый реестр всех договоров и дополнительных соглашений, где указано место выполнения работы.
2. Обеспечьте регулярный архив отчётов (ежедневные/еженедельные) в электронном виде, подписанные электронной подписью.
3. Ведите журнал учёта рабочего времени (в т.ч. онлайн‑системы типа «Тимдок», «Тимскан»).
4. Сохраняйте корреспонденцию с сотрудниками (письма, сообщения в корпоративных чатах) как доказательство выполнения обязанностей.

5.2 Организация контроля за удалёнными сотрудниками

• Разработайте политику удалённой работы, включающую требования к оборудованию, защите данных и графику работы.
• Внедрите систему мониторинга (например, тайм‑трекинг) с согласия работников.
• Установите регламент предоставления отчётов (формат, сроки, подпись).
• Проводите регулярные онлайн‑встречи (еженедельно) для контроля выполнения задач.

5.3 Как реагировать на извещение о проверке

1. Сразу назначьте ответственного за взаимодействие с инспектором.
2. Соберите все требуемые документы в электронном виде и загрузите их в указанный портал.
3. Подготовьте пояснительные записки к каждому документу (например, почему сотрудник работает из другого города).
4. Если есть сомнения в законности требований, обратитесь за юридической консультацией в течение 3‑х дней.

5.4 Как уменьшить риск внеплановой проверки

• Регулярно проверяйте индикаторы риска (по приказу Минтруда № 356н).
• Обновляйте категорию риска через портал Госуслуги, если изменились условия работы.
• Публикуйте план проверок в системе Saby и следите за сроками их выполнения.
• Проводите внутренние аудиты раз в квартал, особенно в части дистанционной занятости.

Примеры реальных споров (2025 год)

1. Случай с женщиной из Мурманска – дополнительное соглашение предусматривало работу из Мурманска, однако в течение 7 дней сотрудница находилась в Москве и Санкт‑Петербурге без соответствующего оформления. Инспекция признала нарушение режима удалённой работы и наложила штраф.
2. Увольнение за прогул при комбинированной удалёнке – суд поддержал решение работодателя, поскольку работник не предоставлял обязательные отчёты о выполненной работе и нарушал установленный график.
3. Судебное решение о компенсации за задержку трудовой книжки – в 2025 году суд указал, что проценты за просрочку не начисляются, однако работодатель обязан был выплатить фиксированную компенсацию.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Может ли инспекция проверить удалённого сотрудника без его согласия?

Для выездной проверки с видеосвязью требуется согласие работника. Однако документарная проверка может быть проведена без его участия, если все необходимые документы предоставлены работодателем.

7.2 Как оформить «мульти‑локацию» (работа из разных городов)?

Необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором указать перечень городов, где сотрудник может выполнять работу, и условия их использования (компенсации, сроки).

7.3 Что делать, если инспекция требует документы, которых нет?

Работодатель обязан предоставить все документы, предусмотренные ТК РФ. Если какой‑то документ действительно отсутствует, следует оформить его в кратчайшие сроки и предоставить объяснительную записку о причинах задержки.

7.4 Как подать заявление о пересмотре категории риска?

Заявление подаётся через портал Госуслуги в разделе «Трудовая инспекция». В заявке указываются изменения в структуре компании, новые виды деятельности или изменения в режиме удалённой работы.

В 2025 году проверка трудовой инспекцией стала более технологичной и ориентированной на риски. Для работодателей, использующих удалённую форму занятости, ключевыми моментами являются:

• Тщательное документирование всех условий удалённой работы.
• Соблюдение новых индикаторов риска, прописанных в приказе Минтруда № 356н.
• Готовность к проведению как документарных, так и видеосвязных проверок.
• Регулярный пересмотр категории риска через портал Госуслуги.

Соблюдая перечисленные рекомендации, компания сможет минимизировать вероятность штрафов и обеспечить законность трудовых отношений с удалёнными сотрудниками.

Для получения более детальной консультации рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, либо воспользоваться сервисами онлайн‑консультаций, предоставляемыми официальными органами.