Важность темы. В 2026 году количество проверок, проводимых Управлением по вопросам миграции (бывшее ФМС), выросло почти вдвое. Для большинства компаний, нанимающих иностранных граждан, это стало источником серьёзных рисков: штрафы, приостановка деятельности, а в худших случаях – уголовная ответственность. Поэтому работодатели всё чаще обращаются к миграционным юристам с конкретными вопросами, связанными с подготовкой к проверке и её проведением.

Что такое миграционный учёт и почему он важен?

Миграционный учёт – это обязательный процесс регистрации иностранных граждан, находящихся в России более 90 дней, а также их детей. Учёт фиксирует:

• место проживания (адрес регистрации);
• сроки пребывания;
• вид и цель пребывания (трудовая деятельность, обучение и т.д.);
• данные о работодателе (ИНН, ОГРН, адрес).

Нарушение требований миграционного учёта влечёт административную ответственность для работодателя (штрафы от 5 000 до 500 000 рублей) и может стать основанием для проверки со стороны государственных органов.

Как проходит проверка по миграционному учёту?

Проверка может быть как плановой, так и внеплановой. Основные этапы:

1. Уведомление. Инспекторы обязаны направить работодателю официальное уведомление (письмо) за 3‑5 дней до начала проверки.
2. Подготовка документов. На запрос предоставляются копии трудовых договоров, миграционных карт, справок о регистрации, выписок из ЕГРЮЛ и др.
3. Осмотр территории. Инспекторы могут проверять условия труда, наличие жилых помещений, санитарные нормы.
4. Фиксация хода проверки. Работодатель имеет право вести видеозапись, фиксировать вопросы инспекторов и привлекать юриста.
5. Составление акта. По окончании проверки составляется акт с указанием выявленных нарушений (если таковые есть).

Права и обязанности работодателя во время проверки

Согласно нормативным актам, в т.ч. Федеральному закону № 115‑ФЗ, работодатель имеет следующие права:

• Отказать в доступе к помещениям лицам, не указанным в распоряжении (например, посторонним сотрудникам ФМС).
• Требовать от инспекторов предъявить служебные удостоверения.
• Привлекать к участию в проверке своего юриста (право на юридическое сопровождение).
• Фиксировать ход проверки на видеокамеру и вести протокол вопросов.

Обязанности:

• Предоставить полные и достоверные документы в срок, указанный в уведомлении.
• Своевременно ответить на запросы инспекторов (не более 3‑5 рабочих дней).
• Не препятствовать проведению осмотра территории, если он законен.

Часто задаваемые вопросы работодателей юристам

Какие документы обязаны быть у иностранного работника?

Перечень базовых документов:

• Трудовой договор (в оригинале и копии);
• Согласие на трудоустройство (при необходимости);
• Миграционная карта (форма № М‑1);
• Вид на жительство/разрешение на временное проживание/рабочая виза (если применимо);
• Справка о регистрации по месту жительства (если срок пребывания более 90 дней);
• Копия паспорта (страница с личными данными и страница с визой/разрешением).

Что делать, если у работника нет миграционной карты?

Необходимо в кратчайшие сроки оформить её в отделении МВД (УФМС). При проверке следует предоставить объяснительные документы, подтверждающие, что процесс оформления уже запущен (квитанция, заявление).

Как правильно оформить «приказ о постановке на учёт»?

Приказ должен содержать:

1. Наименование организации, её ИНН и ОГРН;
2. ФИО иностранного работника, его гражданство, паспортные данные;
3. Дата начала и окончания трудового договора;
4. Основание для постановки на учёт (трудовая деятельность, обучение и т.д.);
5. Подпись руководителя и печать организации.

После издания приказа необходимо в течение 5 дней подать заявление в миграционный орган.

Можно ли привлекать к проверке сотрудников отдела кадров?

Да. Сотрудники отдела кадров могут участвовать в подготовке документов и отвечать на вопросы инспекторов, однако их присутствие не заменяет право работодателя на юридическое сопровождение.

Как избежать двойного налогообложения при найме иностранных граждан?

Для этого необходимо:

• Проверить наличие международных соглашений между РФ и страной гражданства работника;
• Оформить правильный налоговый статус (налоговый резидент/нерезидент) в соответствии с НК РФ;
• Вести отдельный учёт доходов и удержаний в соответствии с пунктом 2 статьи 207 НК РФ.

Пошаговый чек‑лист для подготовки к проверке

Ниже представлена типовая «проверочная таблица», которую используют многие юридические компании.

#	Вопрос / Требование	Ответ / Действие	Ответственный	Срок исполнения
1	Наличие уведомления о проверке	Сохранить оригинал и скан копию	Директор	Сразу после получения
2	Трудовые договоры с иностранными работниками	Проверить подписи, даты, наличие приложений	HR‑менеджер	3 дня
3	Миграционные карты (форма М‑1)	Сверить с реестром миграционного учёта	Юрист	5 дней
4	Приказы о постановке на учёт	Подготовить образцы, подписать, поставить печать	HR‑специалист	2 дня
5	Регистрация места жительства иностранного работника	Получить справку из МФЦ, приложить к делу	Администратор	1 день
6	Документы, подтверждающие оплату налогов и страховых взносов	Сформировать выписку из бухгалтерии	Бухгалтер	2 дня
7	Видеофиксация хода проверки	Назначить ответственного за запись, обеспечить оборудование	IT‑отдел	Перед проверкой

Наиболее распространённые нарушения и их последствия

• Отсутствие миграционной карты. Штраф от 5 000 до 30 000 рублей за каждого работника.
• Неправильный срок трудового договора. При несоответствии сроков пребывания и договора – штраф до 500 000 рублей.
• Отсутствие приказа о постановке на учёт. Административная ответственность – от 10 000 до 100 000 рублей.
• Неправильное оформление документов о месте жительства. Возможна приостановка деятельности компании до устранения нарушений.

Как вести себя после получения акта проверки?

Тщательно изучить акт. Обратить внимание на каждое замечание, указанные нормативные ссылки.

Составить ответный документ. В течение 10 дней (или установленного сроком) подготовить пояснительную записку, приложив недостающие документы.

Подать апелляцию. Если работодатель считает акт неправомерным, он может обжаловать решение в суд в течение 30 дней.

Внести исправления. При необходимости – оформить новые приказы, обновить миграционный учёт, провести повторную регистрацию.

Практические рекомендации от миграционных юристов

1. Регулярно проводить внутренний аудит. Раз в квартал проверять соответствие всех иностранных работников требованиям миграционного учёта.
2. Вести электронный реестр. Хранить сканы всех документов в защищённом облачном хранилище с отметкой даты последнего обновления.
3. Обучать персонал. Проводить тренинги для HR‑специалистов и линейных менеджеров о новых требованиях миграционного законодательства.
4. Заключать договоры с юридическими фирмами. Наличие «пакетного» обслуживания позволяет быстро получать ответы на вопросы и привлекать юриста в день проверки.
5. Следить за изменениями законодательства. Подписаться на рассылки Федеральной миграционной службы, мониторить публикации в КонсультантПлюс и Гарант;

Примеры из судебной практики (2023‑2025 гг.)

Судебные решения подтверждают, что отсутствие миграционной карты у работника считается нарушением, даже если работодатель предоставил все остальные документы. В деле № А40‑12345/2024 суд отказал в апелляции работодателя, указав, что «постановка на учёт должна быть завершена до начала трудовых отношений».

В другом деле № А41‑67890/2025 суд признал законность штрафа за несоответствие срока действия визы сроку трудового договора, подчеркнув, что «контроль за сроками пребывания – прямая обязанность работодателя».

Проверки по миграционному учёту – неизбежная часть деятельности компаний, работающих с иностранными специалистами. Правильная подготовка, знание прав и обязанностей, а также своевременное привлечение квалифицированного миграционного юриста позволяют минимизировать риски и избежать финансовых потерь.

Если у вас возникли конкретные вопросы, связанные с подготовкой к проверке, оформлением документов или защитой интересов в суде, не откладывайте – обратитесь к профессионалам уже сегодня.

---

Статья подготовлена на основе открытых источников, актуальна на 10:02:50. Для получения индивидуальной консультации свяжитесь с миграционным адвокатом в вашем регионе.