Актуально на:

Государственная инспекция труда (ГИТ) наделена значительными полномочиями по контролю за соблюдением работодателями трудового законодательства РФ. Проверка может настигнуть неожиданно, и цена ошибки — существенные штрафы, приостановка деятельности или даже уголовная ответственность. В этой статье мы подробно разберем, какие именно документы запрашивают инспекторы, как отличаются виды проверок и как подготовиться заранее, чтобы избежать санкций.

Виды проверок: чем документарная отличается от выездной

Понимание типа проверки определяет тактику поведения и перечень документов, которые нужно предъявить в первую очередь.

Документарная проверка (камеральная)

• Основание: проводится на основе документов и сведений, уже имеющихся у инспекции (отчеты работодателя, жалобы, данные Пенсионного фонда, Налоговой службы).
• Срок: не более 30 календарных дней со дня получения документов (может быть продлена руководителем инспекции еще на 30 дней).
• Особенность: инспектор не приезжает в офис. Вам направляется официальный запрос (требование) предоставить копии документов в установленный срок (обычно 5–10 рабочих дней).
• Что проверяют: в первую очередь — отчетность (СЗВ-М, СЗВ-ТД, 6-НДФЛ), локальные нормативные акты (ЛНА), выложенные на сайте/информационном стенде, а также документы, приложенные к жалобе работника.

Выездная проверка

• Основание: плановый график (утверждается прокуратурой/ГИТ), жалоба работника, сообщение СМИ, поручение вышестоящего органа.
• Срок: не более 20 рабочих дней (в сложных случаях до 30 рабочих дней с согласия прокурора).
• Особенность: инспектор приезжает лично на место нахождения работодателя (офис, склад, производственный участок).
• Полномочия инспектора на месте:
  • требовать любые документы, касающиеся трудовых правоотношений;
  • осматривать рабочие места, помещения, технику;
  • опрашивать сотрудников (добровольно);
  • изымать документы (по протоколу);
  • привлекать экспертов, переводчиков, свидетелей.

Базовый чек-лист: документы, которые проверяют всегда

Независимо от типа проверки, есть «золотой стандарт» пакета документов, который инспектор запросит в первую очередь. Отсутствие любого из них — почти гарантированный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Локальные нормативные акты (ЛНА) — «Конституция» организации

Инспектор проверит: приняты ли они по процедуре ст. 372 ТК РФ (с учетом мнения выборного органа), не ухудшают ли они положение работников по сравнению с ТК РФ, доведены ли до сведения сотрудников под роспись.

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), обязательны для всех.
2. Политика в области оплаты труда (Система оплаты труда) — тарифные ставки, оклады, бонусы, доплаты, порядок индексации.
3. Положение об отделах/структурных подразделениях (если есть).
4. Положение о коммерческой тайне (если режим введен) + списки лиц, допущенных к тайне.
5. Положение о персональных данных + согласие сотрудников на обработку ПДн.
6. График сменности / График гибкого рабочего времени / Учет суммированного рабочего времени (если применимо).
7. Положение об охране труда, карта оценки рисков, программа СУТ.
8. Положение о служебных командировках, о материальной ответственности, о комендантском часе (по необходимости).

Кадровые документы по каждому сотруднику

Проверяется выборка (обычно 10–20% штата) или полный перечень при малом числе сотрудников.

• Трудовой договор (ТД) + все дополнительные соглашения (изменение условий, продление срока, перевод). Проверяют: обязательные условия (ст. 57 ТК РФ), соответствие ЛНА, отсутствие ухудшающих условий.
• Приказы (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении (единые формы Т-1 / Т-1а или свои формы с обязательными реквизитами). Наличие ознакомления под роспись.
• Личные карточки сотрудника (форма Т-2) — заполненность, актуальность данных, отметки о награждениях, дисциплинах.
• Трудовая книжка (бумажная) / СТД-Р (электронная) — правильность заполнения записей, своевременность выдачи/передачи в СТД. Наличие обложек ТК (для бумажных).
• Заявление о приеме на работу (желательно хранить, хотя ТК РФ не обязывает).
• Копии документов сотрудника: паспорт, СНИЛС, военный билет (для воинской обязанности), диплом/аттестат (квалификация), медкнижка (если обязательна), ИНН.
• Согласие на обработку персональных данных (актуальное, конкретное).

Документы учета рабочего времени и оплаты труда

Это самая «больная» зона. Инспекторы ищут расхождения между табелем, зарплатными ведомостями и выплатами на карту.

• Табель учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13 / своя) — коды должны соответствовать ПВТР и графику. Проверяют: сверхурочные (согласие, оплата), ночные часы, выходные/праздничные, отгулы, прогулы.
• Расчетно-платежные ведомости (Т-51, Т-53 или свои) — начисления, удержания (НДФЛ, алименты, исполнительные листы), выплаты «на руки» и на карту.
• Выписки с расчетного счета — подтверждение фактической выплаты зарплаты в срок (не позднее 15-го числа за прошлое полумесячие).
• Ведомость выдачи зарплаты (Т-53) — при выдаче через кассу.
• Приказы о начислении премий, доплат, компенсаций, основание для начислений в ведомости.
• Реестр исполнительных листов / удержаний — соблюдение лимита 50% (70% в особых случаях).

Отпуска и больничные

• График отпусков на год — утвержден не позднее 2 недель до года, доведен под роспись. Изменения — только по согласованию.
• Приказы об отпусках (основной, дополнительный, за нестандартное, учебный, без сохранения ЗП).
• Заявления на отпуск (для основного, не обязательно по ТК, но полезно для доказательства сроков).
• Расчеты среднего заработка за отпуск / больничный — правильность периода расчета, включение всех выплат (премии, доплаты), применение Правил № 922.
• Листки нетрудоспособности (ЭЛН) — получение через ЭДО/СФР, своевременная оплата.

Специфические блоки документов (проверяются целево)

В зависимости от профиля бизнеса и повода проверки, инспектор может углубиться в специальные темы.

Охрана труда (ст. 212, 214, 219 ТК РФ)

• Протоколы инструктажей (вводный, первичный на рабочем месте, повторный, нецелевой) — с росписями инструктажа и инструктора.
• Карты выдачи СИЗ (Т-54/Т-55) / Электронные карты СИЗ — соответствие нормам выдачи (ТН ВЭД/Отраслевые нормы).
• Протоколы медосмотров (предварительных, периодических, внеочередных) — заключения ВЛЭК, допуски к работе.
• Журналы учета несчастных случаев (Н-1), микротравм.
• Карта оценки профессиональных рисков / Специальная оценка условий труда (СОУТ) — протоколы, карты СОУТ, заявления о согласии/несогласии.
• Планы мероприятий по ОТ, отчеты о выполнении.

Гражданско-правовые отношения (ГПХ) / Самозанятые / Аутстаффинг

Красный флаг для инспектора: признаки замаскированных трудовых отношений.

• Договоры ГПХ (услуг, подряда, агентства) — отсутствие подчинения, графика, дисциплины, предоставления инструментов заказчиком.
• Акты приема-передачи выполненных работ / УПД.
• Чеки/квитанции самозанятых (проверка через приложение «Мой налог»).
• Договоры аренды персонала (аутстаффинг) — только у аккредитованных поставщиков (реестр Минтруда), уведомление в ГИТ за 15 дней до начала;

Удаленная работа (Глава 49.1 ТК РФ)

• Дополнительные соглашения о переводе на удаленку (условия: оборудование, связь, режим работы/доступности, оплата интернета/электричества).
• Положение об удаленной работе (ЛНА).
• Документы об обмене ЭДО (ЭДО с сотрудником, СЭД).
• Акты осмотра рабочего места удаленщика (проводит работодатель или уполномоченное лицо).

Военный учет (Приказ Минобороны № 400, Постановление № 1487)

• Ведомство военнообязанных (форма № 10 / своя).
• Журналы учета призывников/военнообязанных.
• Отчеты в военкомат (ежеквартальные, о движении).
• Сведения о сотрудниках, призываемых/призванных на срочную/договодную службу.

Топ-10 ошибок, за которые выписывают штрафы (статья 5.27 КоАП РФ)

1. Отсутствие ПВТР или несогласование с профсоюзом/органом представителей. Штраф юрлицу: 30–50 тыс. руб. (повторно — 50–70 тыс. или дисквалификация/приостановка до 90 дней).
2. Нарушение сроков выплаты зарплаты (позднее 15-го числа). Штраф до 50 тыс., повторно, дисквалификация/приостановка.
3. Неполное оформление ТД (нет обязательных условий, нет доп. соглашений при изменении условий). Штраф 10–20 тыс. за каждый договор.
4. Отсутствие ознакомления с ЛНА под роспись (ПВТР, Политика оплаты, Охрана труда). Штраф 1–5 тыс. за каждого сотрудника.
5. Ошибки в табеле / неоплата сверхурочных / ночных / выходных. Штраф 30–50 тыс. + доплата зарплаты + компенсация за просрочку.
6. Нарушение порядка предоставления отпусков (нет графика, не уведомили за 2 недели, не выплатили зарплату за 3 дня). Штраф 10–20 тыс. за каждого.
7. Отсутствие/просрочка медосмотров и инструктажей по ОТ. Штраф 15–25 тыс. (юрлицо), при травме — уголовная ответственность (ст. 143 УК РФ).
8. Замаскированные трудовые отношения (ГПХ/самозанятые вместо ТД). Признавание трудовых отношений судом + штрафы 50–100 тыс. (ст. 5.27 ч. 4 КоАП) + доплаты страховых взносов + НДФЛ + пени.
9. Нарушения по СОУТ (не провели, не внесли в реестр, не выдали СИЗ по классу опасности). Штраф 30–50 тыс.
10. Несвоевременная сдача отчетности в СФР (СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ). Штраф 500 руб. за каждого человека (СЗВ-М) или 20% от взносов (СЗВ-ТД).

Пошаговая инструкция: как подготовиться к проверке заранее (Аудит)

Лучшая защита — системная подготовка. Рекомендую проводить внутренний аудит раз в квартал.

Этап 1: Аудит ЛНА

• Сверить все ЛНА с актуальным ТК РФ (изменения 2023–2026 гг.: удаленка, электронные трудовые, военный учет, индексация МРОТ).
• Проверить процедуру принятия: уведомление профсоюза/органа представителей — 5 дней, учет мнения — 3 дня, подписание/протокол разногласий.
• Обеспечить доступность: информационный стенд, интранет, выдача копий по требованию.
• Собрать росписи ознакомления всех сотрудников (в т.ч. уволенных — в личном деле).

Этап 2: Аудит кадрового делопроизводства (выборка 20–30%)

• ТД: наличие всех ст. 57 ТК РФ условий, соответствие должности штатному расписанию.
• Приказы: единая нумерация, обязательные реквизиты, роспись сотрудника до вступления в силу (для приема/перевода) или в день вступления.
• Трудовые книжки/СТД: актуальность записей, сроки передачи в СФР (СЗВ-ТД), выдачи на руки (бумажные).
• Личные карточки Т-2: заполнены полностью, фото приклеено (если принято).

Этап 3: Аудит зарплаты и рабочего времени (за последние 3–6 мес.)

• Сверка табеля с ПВТР/графиком сменности.
• Проверка оплаты каждого часа сверхурочных/ночных/выходных (фактическая выплата на карту = начисление в ведомости).
• Соблюдение сроков выплаты (аванс/зарплата) — выписки по счету.
• Правильность расчета среднего заработка (отпуска, больничные, командировки) — тестовый расчет по 2–3 сотрудникам.

Этап 4: Охрана труда и военный учет

• Журналы инструктажей: нет пропусков по датам, все росписи на месте.
• Медосмотры: все допущены к работе, вредные факторы учтены в гармонизированных списках.
• СИЗ: выданы по нормам, есть росписи в карточках, СИЗ в срок годности, соответствуют классам опасности (СОУТ).
• Военный учет: ведомство актуально, отчеты в военкомат сданы в срок.

Этап 5: Работа с подрядчиками/самозанятыми

• Проверить договоры ГПХ на предмет признаков трудовых отношений (подчинение, график, место, инструменты, регулярные платежи «зарплата»).
• Запросить у самозанятых чеки за последние периоды.
• Проверить аккредитацию аутстафферов в реестре Минтруда, наличие уведомления в ГИТ.

Тактика поведения во время выездной проверки: советы юриста

1. Проверьте полномочия. Попросите предъявить служебное удостоверение инспектора и предписание (распоряжение) руководителя ГИТ на проведение проверки. Без предписания проверка нелегитимна (кроме случаев ст. 360 ТК РФ — проверка по жалобе на задержку зарплаты, где инспектор может приехать на основании удостоверения).
2. Назначьте ответственного. По приказу директора назначьте лицо, которое будет сопровождать инспектора (юрист, кадровый директор, бухгалтер). Один вход — один сопровождающий.
3. Не отказывайте в предоставлении документов. Отказ — основание для протокола ст. 19.5 КоАП РФ (штраф до 50 тыс.) и приостановки деятельности. Лучше предоставить копии, сохраняя оригиналы.
4. Ведите журнал предоставленных документов. Фиксируйте: что дали, когда, кому, под какую роспись (копия требования инспектора с отметкой «получил копию»).
5. Не подписывайте протоколы/акты «на автомате». Внимательно читайте. Не согласен — пишите: «С протоколом ознакомлен, НЕ СОГЛАСЕН. Мои объяснения: [ваша позиция]». Требуйте выдачи копии протокола в месте (ст. 29.4 КоАП РФ).
6. Опрос сотрудников. Инспектор имеет право опрашивать, но сотрудник имеет право отказаться или дать объяснения в присутствии юриста/адвоката. Предупредите коллектив об этом праве заранее (без давления).
7. Изъятие документов. Только по протоколу изъятия с перечнем, в присутствии двух понятых. Требуйте копии изымаемых документов (инспектор обязан предоставить по требованию).

После проверки: обжалование и устранение нарушений

Результаты проверки

• Акт проверки — составляется по итогам выездной. Подписывается инспектором и представителем работодателя. Вы имеете право приложить свои возражения/замечания в самом акте или отдельным заявлением в течение 10 дней.
• Предписание об устранении нарушений — выдается при выявлении нарушений. Срок исполнения указывает инспектор (обычно 10–30 дней). Обязательно исполняйте в срок — за неисполнение штраф по ст. 19.5 КоАП РФ (до 50 тыс., повторно — приостановка до 90 дней).
• Протокол об административном правонарушении — составляется отдельно (или направляется по почте). Рассматривается делом инспектора ГИТ.

Как обжаловать

1. Вышестоящей инспекции (ГИТ региона / Роструд) — в течение 10 дней со дня получения копии акта/предписания/протокола. Приостанавливает исполнение предписания (если не угрожает жизни/здоровью).
2. В суде (КАС / Общий юрисдикции) — в течение 3 месяцев (КАС по предписаниям/актам, Общий юрисдикции — по протоколам КоАП).
3. Прокурору, жалоба на действия/бездействие инспектора (превышение полномочий, процедурные нарушения);

Резюме: чек-лист «Готовность к проверке 100%»

Проверка Государственной инспекции труда, это не страшный экзамен, а рутинная процедура проверки соответствия вашего бизнеса Трудовому кодексу. Главный секрет успеха — системность. Не пытайтесь «подготовиться за ночь» по звонку инспектора. Внедрите культуру внутреннего аудита, автоматизируйте кадровый учет и учет рабочего времени, регулярно обновляйте ЛНА за изменениями в законе.

Помните: штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ наносятся за каждое нарушение в отношении каждого работника. При штате 50 человек ошибка в оформлении отпусков может обернуться миллионным штрафом и приостановкой деятельности. Инвестиции в грамотного HR-юриста или аутсорсинг кадрового аудита окупаются с первой пройденной проверки без замечаний.

Статья подготовлена на основе действующего на года Трудового кодекса РФ, Кодекса об административных правонарушениях и практики применения Рострудом. Данная информация носит ознакомительный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному юристу по трудовому праву.