Государственная инспекция труда (ГИТ) в 2025‑2026 гг. усилила контроль за соблюдением трудового законодательства.
Если вы владелец предприятия, руководитель отдела кадров или бухгалтер, вам необходимо знать:

• какие виды проверок могут быть проведены;
• какой список документов следует подготовить заранее;
• какие новые основания штрафов появились в 2025‑2026 гг.;
• как снизить риск возникновения проверок и избежать финансовых потерь.

Как формируются категории риска

Согласно ч. 2, 3 ст. 24 Закона 248‑ФЗ и п. 12‑13‑15 Положения 1230, инспекция ежегодно (до 1 июля) анализирует открытые и закрытые данные о компаниях (отчёты по ФСС, сведения о выплатах заработной платы, жалобы работников и др.) и присваивает им категорию риска:

1. Низкий риск – проверка плановая, проводится раз в 2‑3 года.
2. Средний риск – проверка может быть запланирована в течение года, а также внеплановая при получении жалобы.
3. Высокий риск – инспектор имеет право проводить внеплановые проверки в любой момент, в т.ч. без предварительного уведомления.

После 1 июля 2025 года работодатели получают уведомление о своей категории риска и о том, как часто их могут проверять в 2026 году.

Когда и почему проводится проверка

ГИТ может инициировать проверку в следующих случаях:

• Анонимная жалоба от работника или профсоюза;
• Проверка исполнения предписения, выданного в ходе предыдущей инспекции;
• Быстрая проверка информации (например, несоответствие данных о выплате заработной платы в ФСС);
• Уклонение от обязательного профвизита (новое основание, введённое в 2025 г.) – считается прямым поводом для внеплановой проверки;
• Автоматизированный контроль за охраной труда и начислением заработной платы (с 2025 года система «Электронный надзор» автоматически генерирует сигналы риска).

Что проверяют инспекторы

В ходе проверки ГИТ обычно проводит:

1. Осмотр помещений и рабочих мест (соответствие санитарным и пожарным нормам, наличие средств индивидуальной защиты);
2. Опрос работников (о соблюдении трудовых прав, наличии коллективного договора, своевременности выплат);
3. Запрос и проверку документов (см. ниже полный список).

Список обязательных документов (чек‑лист)

Подготовьте их заранее, разместив в удобном месте (например, в папке «Трудовое законодательство» на сервере). Ниже – полный перечень, который рекомендуется иметь в наличии:

• Трудовые договоры (все типы, включая срочные и бессрочные);
• Коллективный договор (если есть) и локальные нормативные акты (Положение о премировании, Положение о порядке командировок и т.п.);
• Приказы о приёме, переводе, увольнении работников;
• Табели учёта рабочего времени (в т.ч. электронные системы контроля доступа);
• Ведомости расчёта заработной платы за каждый месяц (включая начисления, удержания, выплаты отпускных, больничных);
• Отчёты в Фонд социального страхования (ФСС) и в ПФР за каждый квартал;
• Документы по охране труда:
  • План мероприятий по охране труда;
  • Аттестация рабочих мест;
  • Журналы учёта инструктажей и обучения;
  • Протоколы осмотров и проверок средств индивидуальной защиты;
  • Акт о проведении медицинского осмотра (периодический, предварительный, приёмный);
• Документы, подтверждающие выплату компенсаций за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни;
• Жалобы работников и ответы на них (внутренние регистры);
• Документы, связанные с профвизитами (приказы, протоколы, подтверждения о проведении);
• Сведения о наличии и состоянии средств пожаротушения, эвакуационных планов;
• Копии решений судов и административных актов, если они уже были вынесены в отношении организации.

Новые основания штрафов в 2025‑2026 гг.

С 2025 года в Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП) и в нормативных актах по охране труда появились дополнительные пункты, за нарушение которых могут быть наложены штрафы:

Как подготовиться к проверке: пошаговый план

1. Определите свою категорию риска. Сравните данные, полученные от ГИТ, с внутренними показателями (число сотрудников, отрасль, частота жалоб).
2. Соберите документы. Используйте чек‑лист из раздела 4, проверяйте актуальность подписей и дат.
3. Проведите внутренний аудит. За 1‑2 недели до возможного визита проверьте:
   • соответствие фактического положения дел документам;
   • наличие актуальных инструкций и протоколов;
   • правильность расчётов заработной платы и отчислений.
4. Обучите персонал; Проведите инструктаж всех сотрудников о том, как вести себя при визите инспектора (не препятствовать, отвечать правдиво, не предлагать «подарков»).
5. Назначьте ответственного. Один человек (обычно главный бухгалтер или HR‑директор) должен вести диалог с инспектором и предоставлять документы.
6. Сформируйте протокол встречи. После визита составьте акт с указанием:
   • даты и времени проверки;
   • перечня запрошенных документов;
   • выявленных замечаний;
   • даты выдачи предписаний.
7. Устраните нарушения в срок. По закону предписание должно быть выполнено в течение 20 рабочих дней (или в иной срок, указанный инспектором).
8. Оспорьте решение, если необходимо. При несогласии с выводами инспектора подайте жалобу в ГИТ в течение 20 рабочих дней, а затем – в суд.

Профилактика и автоматизация контроля

С 2025 года в России активно внедряется система «Электронный надзор», позволяющая инспекции получать данные о:

• выплатах заработной платы в реальном времени;
• отчётах по охране труда (периодические медицинские осмотры, инструктажи);
• результатах автоматизированных проверок (например, проверка наличия обязательных знаков безопасности).

Для снижения риска рекомендуется:

1. Подключить бухгалтерию к онлайн‑сервисам ФСС и ПФР;
2. Вести электронный журнал учёта рабочего времени (с интеграцией в ERP‑систему);
3. Регулярно обновлять электронные версии инструкций и протоколов;
4. Проводить «профилактические визиты» собственных специалистов по охране труда раз в квартал.

Чек‑лист «Экспресс‑подготовка к проверке» (скачать)

Ниже – готовый к копированию список, который можно разместить в корпоративном облаке и использовать каждый раз перед визитом инспектора.

Трудовые договоры (все категории) – оригиналы + сканы.
Приказы о приёме/увольнении.
Табели учёта рабочего времени (за последние 12 месяцев).
Ведомости расчёта заработной платы (за последние 12 месяцев).
Отчёты в ФСС и ПФР (квартальные).
Коллективный договор и локальные нормативные акты.
План мероприятий по охране труда и протоколы их выполнения.
Журналы инструктажей и обучения (дата, подпись участников).
Акт медицинского осмотра (периодический, предварительный, приёмный).
Протоколы профвизитов (приказ, список присутствующих, подписи).
Документы о наличии и состоянии средств пожаротушения.
Журнал учёта жалоб работников и ответы на них.
Копии предписаний и подтверждения их исполнения (если были).
Список ответственных лиц (ФИО, должности, контактные данные).
Электронные отчёты из системы «Электронный надзор» (при наличии).

Кому обратиться за помощью

Если вы хотите получить профессиональную поддержку, скачайте чеклист, ответы на типовые вопросы и контакты экспертов. Специалисты по трудовому праву помогут:

• провести предварительный аудит;
• составить корректные ответы на запросы инспектора;
• подготовить апелляцию в случае спорных предписаний.

Проверка трудовой инспекции в 2025‑2026 гг. стала более прозрачной и автоматизированной; Главное – своевременно собрать и актуализировать документы, знать новые основания штрафов и иметь план действий на случай визита. При правильной подготовке риск финансовых потерь и приостановки деятельности можно свести к минимуму.

Помните: профилактика лучше любого штрафа. Регулярные внутренние аудиты, обучение персонала и использование электронных систем контроля – залог спокойствия и уверенности в законности вашей деятельности.

Статья подготовлена на основе открытых источников (в т.ч. klerk.ru) и актуальна на .