Проверка Государственной инспекции труда (ГИТ) — одно из самых серьезных испытаний для любой компании. Роструд контролирует соблюдение трудового законодательства, охраны труда и правильность оформления кадровых документов. Нарушения в этой сфере чреваты не только крупными штрафами, но и приостановкой деятельности предприятия. В этой статье мы подробно разберем, как подготовиться к плановой и внеплановой проверке, чтобы пройти ее без потерь.
Плановая проверка Роструда: что нужно знать
Плановые проверки проводятся на основании ежегодного графика, который формирует Генеральная прокуратура РФ совместно с Рострудом. Этот план публикуется в открытом доступе, поэтому узнать о грядущей проверке можно заранее.
Где и как узнать о плановой проверке
Узнать, включена ли ваша организация в план проверок на 2026 год, можно на официальном сайте proverki.gov.ru. Для этого достаточно ввести ИНН или наименование компании. Периодичность плановых проверок составляет не чаще одного раза в 3 года.
Сроки уведомления о проверке
- О плановой выездной проверке Роструд обязан уведомить работодателя не позднее чем за пять рабочих дней до ее начала.
- Согласно другим нормативным актам, уведомление может быть направлено не позднее чем за три рабочих дня до начала проверки.
В любом случае, у работодателя всегда есть запас времени, чтобы навести порядок в кадрах и на рабочих местах.
Мораторий на плановые проверки
Важно учитывать, что до 2030 года плановые проверки серьезно ограничены действующим мораторием. Однако он распространяется не на всех работодателей, а в первую очередь на тех, кто относится к субъектам малого и среднего предпринимательства (МСП) и не имеет выявленных ранее грубых нарушений. Тем не менее, расслабляться не стоит: мораторий не освобождает от внеплановых проверок.
Внеплановая проверка: когда приходит без предупреждения
Внеплановые проверки — это всегда стресс для работодателя, так как времени на подготовку практически нет. Мораторий на плановые проверки не распространяется на внеплановые мероприятия.
Основания для внеплановой проверки
В 2026 году внеплановые проверки проводятся в следующих случаях:
- Угроза жизни и здоровью работников. При возникновении такой угрозы инспектор может нагрянуть в любой момент.
- Индикаторы риска нарушений. Роструд использует систему аналитики, которая выявляет компании с высоким риском нарушений трудового права (например, задержки зарплаты по отчетности СЗВ-ТД или ЕФС-1).
- Жалобы работников. Обращение сотрудника о невыплате зарплаты, незаконном увольнении или нарушении условий труда моментально инициирует проверку.
- Требование прокуратуры или других госорганов.
Уведомление о внеплановой проверке
О внеплановой проверке работодателя могут не предупреждать заранее. Однако в некоторых случаях (например, при проверке по индикаторам риска) инспектор обязан уведомить компанию не менее чем за 24 часа до начала ее проведения.
Как подготовиться к проверке: пошаговая инструкция
Независимо от того, плановая проверка или внеплановая, инспектор будет проверять одни и те же базовые документы. Подготовка должна носить системный характер.
Шаг 1. Самоаудит по проверочным листам Роструда
Роструд разработал проверочные листы (чек-листы), которые инспектор использует при проверке. В них перечислены все контрольные вопросы. Работодателю следует скачать эти листы с сайта Роструда и провести внутренний самоаудит. Это позволит выявить слабые места до прихода инспектора.
Шаг 2. Подготовка кадровых документов
Кадровое делопроизводство — зона особого внимания. Комплект документов, к которому «не придерется» инспектор, должен включать:
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (проверьте наличие всех обязательных условий, включая условия охраны труда).
- Личные дела сотрудников (личные карточки, копии документов).
- Табели учета рабочего времени и графики отпусков.
- Расчетные листки и документы, подтверждающие выплату заработной платы (в срок и в полном объеме).
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), положения об оплате труда и премировании.
Шаг 3. Проверка документов по охране труда
Охрана труда — самая штрафоемкая часть проверки. Убедитесь, что у вас в порядке следующие документы:
- Приказы о назначении ответственных за охрану труда.
- Журналы инструктажей (вводного, первичного на рабочем месте, повторного, целевого, внепланового).
- Протоколы проверки знаний по охране труда.
- Результаты специальной оценки условий труда (СОУТ).
- Медицинские книжки и заключения периодических медосмотров сотрудников.
- Обеспеченность средствами индивидуальной защиты (СИЗ).
Шаг 4. Переход на КЭДО (опционально, но желательно)
Если ваша компания использует кадровый электронный документооборот (КЭДО), убедитесь, что передача персональных данных сотрудников через сервис КЭДО соответствует закону. Это современный тренд, который инспекторы уже активно учитывают при проверках.
Как проходит проверка и оформляются результаты
Проверка может носить камеральный характер (документарная, без выезда на предприятие) или выездной. При выездной проверке инспектор оценивает не только документы, но и состояние рабочих мест.
По результатам проверки оформляется акт проверки. Если выявлены нарушения, инспектор выдает предписание об их устранении с указанием сроков. За невыполнение предписания предусмотрена отдельная административная ответственность.
Подготовка к проверке Роструда — это не разовая акция, а результат повседневной качественной работы кадровой службы и службы охраны труда. Плановую проверку можно предвидеть, изучив график на сайте proverki.gov.ru, а к внеплановой нужно быть готовым всегда. Регулярный самоаудит, ведение кадрового учета в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ и внимание к безопасности на рабочих местах — залог того, что проверка пройдет без штрафов и приостановки деятельности.