Проверка Государственной инспекции труда (ГИТ) — это стресс-тест для кадрового учета и системы охраны труда любой организации. По данным на , инспекторы руководствуются 79 утвержденными проверочными листами (чек-листами), охватывающими все аспекты трудового законодательства: от приема на работу до охраны труда и расчетов при увольнении. Главная задача юриста — не просто «собрать папки», а провести внутренний аудит по этим же критериям, которые будет использовать инспектор.

Ниже представлен подробный чек-лист, структурированный по ключевым блокам проверочных листов ГИТ, с акцентом на риски 2025–2026 гг. (электронный документооборот, дистанционная работа, военный учет, новые штрафы).

Организационный блок: учредительные документы и полномочия

Инспекция начинает проверку с подтверждения легитимности работодателя и полномочий представителей.

• Устав/Учредительный договор — в актуальной редакции, заверенный печатью компании или нотариально (инспекторы часто требуют именно заверенные копии).
• Свидетельство о регистрации (лист записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП) — актуальная выписка (не старше 30 дней на момент проверки).
• Приказ о назначении директора / Учредительное собрание — подтверждение полномочий лица, подписывающего трудовые договоры и приказы.
• Доверенности на представителей, если инспектора встречает не директор, а юрист/кадровик, нужна нотариальная или простая письменная доверенность с правом подписи протоколов, получения требований, обжалования актов.
• Сведения о бенефициарах — актуальность данных в ЕГРЮЛ (п. 5.1 ст. 5 Закона № 129-ФЗ).

Блок «Прием на работу и оформление трудовых отношений» (Чек-лист №1 и смежные)

Это самый «проверяемый» блок. Инспектор сверяет каждый шаг с чек-листом приема.

Документы при приеме

• Заявление о приеме (с указанием структурного подразделения, должности, даты вступления в обязанности).
• Паспорт, СНИЛС, Военный учетный документ (копии, заверенные кадровиком по оригиналу), Образование/Квалификация (если требуется профстандартом), Медицинская книжка/Справка (для перечня работ), Справка 2-НДФЛ (если работник просит вычеты).
• Согласие на обработку ПДн, актуальной формы (ФЗ-152), с указанием целей, сроков, перечня данных.

Трудовой договор (ТД) — «сердце» проверки

• Обязательные условия (ст. 57 ТК РФ): место работы, функция, дата начала, срок (если срочный — основание), оплата труда, режим/отдых, вредность/опасность, страхование, доп. условия.
• Два экземпляра с подписями: у работодателя — с росписью работника о получении своего экземпляра (ст. 67 ТК РФ). Риск: отсутствие росписи = штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Дистанционные работники (ст. 312.2–312.9 ТК РФ): ТД заключается через ЭДО (ЭДС/ЭП). Критически важно: бумажный экземпляр нужно направить работнику почтой заказным письмом с уведомлением в 3-дневный срок после начала работы. Проверить наличие почтового чека и уведомления о вручении.
• Дополнительные соглашения: о материальной ответственности, коммерческой тайне, НДА, изменении условий (перевод, зарплата).

Приказы о приеме (ф. Т-1 / Т-1а или свой бланк)

• Ссылка на ТД (номер, дата).
• Испытательный срок (если есть) — с указанием срока и основания (ст. 70 ТК РФ).
• Персональная карточка (ф. Т-2) — заполняется кадровиком, подписывается работником.
• Уведомление в фонд пенсионного и социального страхования (СЗВ-ТД) — сдано в 3-дневный срок (проверяется через ЛК СФР).

Блок «Режим труда, рабочее время и отдых»

Проверочные листы ГИТ детально прописывают учет времени.

• Внутренний трудовой распорядок (ВТР): утвержден с учетом мнения выборного органа профсоюза (ст. 190 ТК РФ), ознакомлен под роспись всеми работниками. Наличие сменности, гибкого графика, суммированного учета — в ВТР или локальном акте;
• Графики сменности / Смещенные графики — утверждены за месяц до введения, ознакомлены под роспись.
• Табели учета рабочего времени (ф. Т-12 / Т-13 или свой): заполнены ежедневно, коды верные (Я, РВ, НН, ОТ, Б и т.д.), подписи ответственного лица и работника (при суммированном учете/сверхурочных).
• Приказы о сверхурочных / работе в выходные / ночное время: письменное согласие работников (кроме исключений ст. 99 ТК РФ), оплата не ниже 1,5 / 2 ставки, предоставление отгулов.
• Графики отпусков: утверждены за 2 недели до года, ознакомлены под роспись. Приказы об отпусках, за 3 дня до начала, выплаты — за 3 дня (ст. 136 ТК РФ).
• Перерывы на отдых и питание: включены в ВТР/график, предоставлены (не более 2 часов, не менее 30 мин).

Блок «Оплата труда и расчеты»

Инспекторы проверяют соответствие выплат ТД, коллективному договору, минимальному размерам оплаты труда (МРОТ/региональные соглашения).

• Локальный нормативный акт (ЛНА) об оплате труда / Положение о бонусах / Положение о зарплате: утвержден с учетом мнения профсоюза, ознакомлен под роспись. Критерии бонусов, конкретные, измеримые, не дискреционные («по усмотрению директора» — риск штрафа).
• Ведомости расчета зарплаты / Платёжные ведомости: с подписями расчетчика, бухгалтера, директора.
• Поверки (выписки) зарплатных карт / реестров: подтверждение фактической выплаты (не позднее 15-го числа за 1-ю половину месяца и последнего дня за 2-ю).
• Расчеты при увольнении (ст. 140 ТК РФ): в день увольнения (или след. день при согласии работника). Компенсация за неиспользованный отпуск, северные надбавки, выплаты по ТД/КД.
• Индексация зарплат: доказательства проведения (приказ, доп. соглашения) в сроки, установленные ЛНА/КД.
• Удержания: только по основаниям ст. 137, 138 ТК РФ (исполнительные листы, заявление работника, переплата по вине работодателя — в пределах 20%).

Блок «Охрана труда (ОТ), отдельные чек-листы ГИТ»

На 2026 год это приоритетный блок. Существуют специальные чек-листы по ОТ (система управления ОТ, обучение, СИЗ, СОУТ, медосмотры).

• Система управления ОТ (СУОТ): Политика в области ОТ, Положение о СУОТ, План мероприятий по ОТ (годовой), Отчет о состоянии ОТ за год.
• Оценка условий и охраны труда (СОУТ): Карты СОУТ для всех рабочих мест (актуальные, не старше 5 лет или после изменений), протоколы комиссии, уведомление в ГИТ/СФР (если класс 3.1–4). Риск: отсутствие карт = штрафы по ст. 5.27.1 КоАП РФ за каждое рабочее место.
• Обучение по ОТ: Программы (А, Б, В, В1, Д, Е), протоколы комиссий, удостоверения/протоколы проверки знаний. Важно: обучение руководителей и ответственных за ОТ — в учебных центрах (не ниже 40 ч.), рабочих — на рабочем месте (стажировка, инструктажи).
• Инструктажи: Журналы вводного, первичного на рабочем месте, повторного, не планового, целевого. Подписи инструктора и инструктируемого. Ознакомление с профрисками (под роспись).
• СИЗ (Средства индивидуальной защиты): Карты выдачи СИЗ по профессиям (Типовые нормы Минтруда/отраслевые), журналы выдачи, акты приемки, протоколы испытаний (для СИЗ от падения, изоляция и т.д.).
• Медицинские осмотры: Перечень профессий/вредных факторов (Приказ Минтруда/Минздрава № 29н/834н), направления на осмотр, заключения врачебной комиссии (пригоден/непригоден/ограничения), журналы учета направлений. Действия при непригодности (перевод, увольнение).
• Расследование несчастных случаев: Акты (ф. Н-1), протоколы комиссий, уведомления в ГИТ, СФР, прокуратуру (при тяжелых/групповых/смертельных), меры предотвращения.

Блок «Военный учет и призывные мероприятия» (Актуально для 2024–2026 гг.)

• Список воинского учета (форма № 6 / № 18) — ведется в организации.
• Уведомления в военкомат: о приеме/увольнении военнообязанных (в 2-недельный срок), об изменении данных (ФИО, адрес, образование, здоровье).
• Повестки: журнал учета получения/вручения повесток, росписи работников, уведомление военкомата о явке/неявке.
• Сохранение места работы/зарплаты при прохождении УВУ/сборов (ст. 170, 171 ТК РФ) — приказы, расчеты среднего заработка.

Блок «Персональные данные и электронный документооборот (ЭДО)»

• Локальный акт о политике обработки ПДн (опубликован на сайте/в доступе работников).
• Уведомление Роскомнадзора об обработке ПДн (если не исключение ст. 22 ФЗ-152).
• ЭДО с работниками (ТД, приказы, локальные акты): Использование квалифицированной ЭП (КЭП) или простой ЭП (по соглашению сторон). Проверка: наличие согласия на ЭДО в ТД/доп. соглашении, логи обмена (доказательство доставки), отправка бумажных дубликатов дистанционникам почтой;
• Хранение архивов: сроки хранения (75/50 лет для кадровиков, 5 лет для табелей/расчетных листочков), акты отбора к уничтожению, комиссия, журналы выдачи архива.

Блок «Коллективные отношения и профсоюзы»

• Коллективный договор (КД): текст, протокол переговоров, регистрация в ГИТ (уведомление о заключении), отчет о выполнении за год.
• Соглашения о социальном партнерстве (региональные/отраслевые), присоединение к ним (протокол собрания/конференции).
• Взаимодействие с профсоюзом: уведомления об увольнении члена профсоюза (ст. 373 ТК РФ), о ликвидации/сокращении, запросы информации, ответы в сроки.

Процедура взаимодействия с инспектором: «День Х»

Подготовка документов, это 90% успеха. Оставшиеся 10% — поведение на проверке.

1. Проверка полномочий: требуйте предъявить служебное удостоверение и предписание/распоряжение о проверке (плановое/внеплановое). Сверьте с реестром проверок (сайт ГИТ/Прокуратуры). Внеплановые без оснований (жалоба, поручение, повторная) — незаконны.
2. Акт осмотра / Протокол: инспектор имеет право осмотреть территории, опросить работников. Юрист/кадровик должен сопровождать, фиксировать в протоколе замечания («не согласен», «требуется уточнение»).
3. Требование документов (ст. 360 ТК РФ): инспектор выдает письменное требование со списком. Срок предоставления — не менее 3 рабочих дней (для плановых часто просят сразу). Стратегия: предоставьте только запрошенное. Не сдавайте «все подряд». Составьте опись передаваемых копий (2 экз., роспись инспектора);
4. Обжалование: Предписание об устранении нарушения — в вышестоящую ГИТ или суд (10 дней). Акт проверки — в вышестоящую ГИТ (30 дней) или суд. Штрафы (протоколы КоАП), в суд (10 дней с момента вручения).

Подготовка к проверке ГИТ — это не разовое действие, а непрерывный процесс поддержания кадрового учета в соответствии с 79 проверочными листами, действующими на 2026 год. Роль юриста — перевести язык инспектора (формальные требования чек-листов) на язык бизнеса (процессы HR, ЭДО, мотивация). Регулярный внутренний аудит по приведенному выше чек-листу позволяет не просто избежать штрафов (до 100–200 тыс. руб. за повторные нарушения по ст. 5.27 КоАП РФ), а выстроить устойчивую систему трудового права, защищающую интересы компании в суде и при проверках.

Совет: Скачайте актуальные проверочные листы с официального сайта Роструда (раздел «Деятельность» -> «Контроль (надзор)» -> «Проверочные листы») и привяжите каждый пункт к ответственному лицу и сроку проверки во внутреннем регламенте.