Проверка Государственной инспекции труда (ГИТ) — это стресс-тест для любой организации. Независимо от размера бизнеса и сферы деятельности, работодатель обязан соблюдать трудовое законодательство. В 2024–2025 годах подходы к контролю стали более системными: инспекторы смотрят не только на оформление бумаг, но и на реальное соблюдение прав работников. В этой статье подробно разберем, что проверяет трудовая инспекция, какой перечень документов запрашивается в первую очередь и как подготовиться к визиту контролеров, чтобы избежать штрафов и пресечения деятельности.

Правовые основания и виды проверок

Деятельность ГИТ регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 360–362), ФЗ-294 «Об охране прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», а также приказами Роструда.

Основные виды проверок:

• Плановые проверки — проводятся на основании утвержденного плана работы ГИТ. Работодатель уведомляется за 3 рабочих дня (в некоторых случаях — за 24 часа). С 2021 года введен мораторий на плановые проверки МСБ (малых и средних предприятий), однако он не распространяется на проверки в сфере охраны труда и отдельные категории рисков.
• Внеплановые проверки — назначаются по основаниям, указанным в ст. 9 ФЗ-294 (жалоба работника, сообщение СМИ, поручение вышестоящего органа, выявление фактов нарушений при других мероприятиях). Уведомление за 24 часа (или отсутствие такового в экстренных случаях).
• Профилактические визиты — не являются проверками в строгом смысле. Цель — консультирование, помощь в устранении нарушений. Штрафы не налагаются, выдается предписание об устранении выявленных недостатков.
• Разовые действия (рейды, опросы, осмотры) — проводятся без решения о проверке, например, проверка легальности труда мигрантов или соблюдения режима труда и отдыха водителей.

Что проверяет трудовая инспекция: ключевые направления

Инспекторы действуют по чек-листам (перечням проверочных вопросов), утвержденным приказами Роструда. Основные блоки внимания:

Оформление трудовых отношений (Кадровый учет)

• Наличие и правильность оформления трудовых договоров (ст. 57 ТК РФ): обязательные условия, сроки заключения (не позднее 3 дней со дня начала работы).
• Соответствие работы должности в штатном расписании.
• Оформление приказов о приеме, переводе, увольнении (единые формы Т-1, Т-1а или собственные формы, утвержденные локальным нормативным актом).
• Ведение трудовых книжек (бумажных и/или электронных — СТД-Р): своевременность записей, правильность формулировок оснований увольнения (ст. 77, 81, 83 ТК РФ).
• Сведения о награждениях и дисциплинарных взысканиях.

Режим труда и отдыха

• Наличие Правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР), согласованных с выборным органом профсоюза (ст. 190 ТК РФ).
• Утвержденные графики сменности, сменные расписания (при сменной работе).
• Ведение табелей учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13 / собственная): учет сверхурочных, ночных часов, работы в выходные/праздничные дни.
• Предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков: утвержденный график отпусков, уведомление работника за 2 недели, оплата не позднее 3 дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Запрет на не предоставление отпуска 2 года подряд.
• Соблюдение перерывов на отдых и питание (ст. 108 ТК РФ).

Оплата труда

• Своевременность выплаты заработной платы (не реже 2 раз в месяц, интервал не более 15 дней — ст. 136 ТК РФ).
• Соответствие зарплаты МРОТ (с учетом региональных соглашений) и тарифным сеткам/штатному расписанию.
• Начисление доплат за вредные/опасные условия, ночную работу, сверхурочные, работу в выходные дни, региональные коэффициенты.
• Правильность удержаний (НДФЛ, алименты, исполнительные листы) — только по основаниям ст. 137 ТК РФ и с письменного согласия работника (для иных удержаний).
• Выдача перечислений (пей-слипов) при выдаче зарплаты «на карту»/через банк (ст. 136 ТК РФ).

Охрана труда (ОТ), приоритетный блок в 2024–2025 гг.

• Наличие Системы управления охраной труда (СУОТ): политика, цели, процедуры.
• Проведение специальной оценки условий труда (СОУТ) и соблюдение гарантий по ее результатам (доплаты, сокращенное время, доп. отпуска, СИЗ, питание/молоко).
• Обучение и проверка знаний по ОТ: вводные, первичные на рабочем месте, стажировка, повторные (раз в год/3 года). Протоколы комиссий.
• Медицинские осмотры (предварительные, периодические, внеочередные), соответствие перечню вредных факторов (Приказ Минтруда/Минздрава № 29н).
• Выдача СИЗ, СИЗОД, спецодежды, спецобуви по нормам бесплатной выдачи (ТН ВЭД, типовые нормы). Карточки выдачи (личные карточки учета СИЗ).
• Расследование и оформление несчастных случаев на производстве (формы Н-1, Н-2, протоколы комиссий, сообщения в ГИТ, СФР).
• Оценка рисков профессиональной болезни/травмы (карта рисков).

Работа с определенными категориями работников

• Несовершеннолетние: разрешение опекуна/органа опеки, медицинский осмотр, сокращенное рабочее время, запрет на вредные работы/ночную/сверхурочную.
• Беременные, матери до 1,5 лет, одинокие родители: запрет на испытательный срок, ночную/сверхурочную/выходные/командировки без согласия, перевод на легкую работу.
• Иностранные работники: патент/РВП/ВНЖ/разрешение на работу, уведомления МВД/Минтруда, страховой полис ОМС/ДМС, знание русского языка (для отдельных профессий).
• Удаленные работники: доп. соглашение к ТД, обеспечение оборудованием/СИЗ, оплата связи/электричества, режим доступности.

Миграционный и социальный контроль

• Своевременная сдача отчетности в СФР (ЕФС-1, СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ).
• Начисление и уплата страховых взносов.
• Наличие лицензий/свидетельств (если требуется для вида деятельности, например, охрана, образование, медицина).

Перечень документов, которые требует ГИТ (Чек-лист для подготовки)

Перечень может варьироваться в зависимости от основания проверки (плановая, по жалобе на зарплату, по ОТ и т.д.), но «базовый пакет» почти всегда включает:

Учредительные и организационные документы

1. Устав (договор об учредителях) — копия.
2. Свидетельство о госрегистрации (выписка ЕГРЮЛ/ЕГРИП).
3. Штатное расписание (утвержденное руководителем).
4. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) с протоколом согласования с профсоюзом.
5. Локальные нормативные акты (ЛНА): Положение об оплате труда, Положение об отпусках, Положение о премировании, Положение о коммерческой тайне, Политика по ОТ, График отпусков на текущий год.

Кадровые документы (по каждому работнику / выборка)

1. Трудовые договоры (основные + доп. соглашения) с приложениями: описание должностных обязанностей, график работы (если отличается от ПВТР), условия ОТ.
2. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводах, предоставлении отпусков, поощрениях, наложении взысканий, увольнении.
3. Личные карточки работника (форма Т-2 / Т-2а или собственная).
4. Трудовые книжки (бумажные) или доступ к СТД-Р (электронные) — для проверки записей.
5. Табели учета рабочего времени (Т-12 / Т-13) за проверяемый период (обычно 1–3 года).
6. Графики сменности / сменные расписания (если применимо).
7. Документы по несовершеннолетним: согласие опекуна, медосмотр, разрешение органа опеки (для до 14 лет / 15 лет без обучения).
8. Документы по инорабочим: копии паспортов, патентов/РВП/ВНЖ, уведомлений МВД, полиса страхования, протоколов тестирования по русскому языку.

Документы по оплате труда

1. Расчетно-платежные ведомости (Т-51, Т-53) или реестры выплат зарплаты за проверяемые периоды.
2. Ведомости начислений/удержаний.
3. Подтверждения перечисления зарплаты в банк (платежные поручения, выписки счета).
4. Образцы перечислений (пей-слипов), выдаваемых работникам.
5. Отчетность в налоговую (6-НДФЛ) и в СФР (ЕФС-1, СЗВ-М) — для сверки.

Документы по охране труда (Критически важно!)

1. Приказ о создании СУОТ, назначении ответственных лиц.
2. Карта профессиональных рисков (результаты оценки рисков).
3. Отчет по СОУТ (протоколы, карты СОУТ) и план мероприятий по улучшению условий.
4. Журналы регистрации инструктажей: вводного, первичного на рабочем месте, повторного, внеочередного, целевого (с подписями инструктируемых и инструктора).
5. Протоколы комиссий по проверке знаний по ОТ (обучение, стажировка, экзамены).
6. Направления и заключения медицинских осмотров (предварительных, периодических), соответствие перечню вредных факторов.
7. Карточки учета выдачи СИЗ (личные карточки) / Журналы выдачи СИЗ. Нормы выдачи (утвержденные карты выдачи).
8. Документы по несчастным случаям: уведомления ГИТ/СФР, акты расследования (Н-1, Н-1а, Н-2, Н-4, Н-5, Н-6), протоколы комиссий, приказы по результатам.
9. Планы мероприятий по ОТ (годовые) и отчеты об исполнении.
10. Договоры с учебными центрами (лицензией) по обучению ОТ, первой помощи, работе на высоте, в закрытых пространствах и т.д.

Как проходит проверка: пошаговый алгоритм

1. Предъявление документов. Инспектор предъявляет служебное удостоверение и решение о проверке (кроме профилактического визита/разовых действий). Проверьте дату, основание, перечень вопросов, сроки.
2. Ознакомление с правами и обязанностями. Инспектор обязан разъяснить права проверяемого (ст. 21 ФЗ-294): право на адвоката, на отказ в предоставлении документов, не указанных в решении, на обжалование.
3. Запрос документов. Инспектор составляет требование о предоставлении документов. Документы предоставляются под расписку (в журнале учета или на копии требования). Важно: оригиналы трудовой книжки, личных дел, уставов лучше не выдавать — предоставляйте заверенные копии (за исключением случаев, когда закон требует оригинал, напр., ТК при увольнении).
4. Осмотр рабочих мест / территории. Инспектор вправе осмотреть помещения, рабочие места, наличие СИЗ, аварийных выходов, плакатов/инструкций по ОТ. Вы вправе сопровождать его (назначьте ответственного сопровождающего).
5. Опрос работников. Инспектор может опрашивать сотрудников добровольно. Работники имеют право отказаться или дать объяснения в вашем присутствии (или присутствии адвоката/профсоюза).
6. Составление акта (протокола) о проверке. По итогам составляется акт (плановая/внеплановая) или протокол (разовое действие/профилактический визит). Вы ознакомляетесь, ставите подпись (или пишете «не согласен», составляете заяву/возражения).
7. Выдача предписания / протокола об АП. Если нарушения найдены: предписание об устранении (срок обычно 10–30 дней) и/или протокол об административном правонарушении (КоАП РФ ст. 5.27, 5.27.1, 19.5 и др.).

Топ-10 частых нарушений и штрафов (КоАП РФ)

Как подготовиться к проверке заранее: План действий

Шаг 1. Внутренний аудит (Self-check)

Проводите аудит кадрового учета и ОТ минимум раз в квартале (или перед плановой проверкой). Используйте чек-листы Роструда (доступны на сайте onlineinspektsiya.rf).

Шаг 2. Приведение ЛНА в соответствие с законом

Проверьте ПВТР, Положение об оплате, об отпусках, по ОТ на предмет противоречий ТК РФ. Убедитесь, что все ЛНА согласованы с профсоюзом (если есть) и работники с ними ознакомлены под роспись.

Шаг 3. «Чистка» трудовых договоров

• Есть ли у всех договоры? Подписаны ли доступа к работе?
• Соответствуют ли должности штатному?
• Есть ли доп. соглашения при изменении условий (зарплата, график, место работы)?
• Оформлены ли удаленщики, несовершеннолетние, беременные?

Шаг 4. Проверка расчетов зарплаты

• Сверка начислений с табелем (сверхурочные, ночные, выходные).
• Сравнение с МРОТ (региональным) «на руки» и в тарифе.
• Своевременность выплат (даты в банке vs даты в приказе/ПВТР).
• Наличие пей-слипов у работников.

Шаг 5. Охрана труда — «Каркас безопасности»

Это зона максимального риска штрафов и приостановки деятельности.

• СОУТ: актуальны ли карты? Есть ли план мероприятий? Выплачиваются ли гарантии (молоко, доп. отпуск, доплаты)?
• Обучение: никто не работает без вводного, первичного, стажировки, проверки знаний. Протоколы заполнены полностью (даты, состав комиссии, подписи).
• Медицинские осмотры: список работников на вредных работах совпадает с направлениями на медосмотр и заключениями. Просрочек нет.
• СИЗ: нормы выдачи утверждены, карточки заведены, выдача зафиксирована под роспись, СИЗ соответствуют классам защиты по СОУТ.
• Оценка рисков: карта рисков разработана, меры по снижению внедрены.

Шаг 6. Работа с персоналом (HR-процессы)

• Табели заполнены ежедневно, коды верные (Я, РВ, НВ, К, ОТ и т.д.).
• График отпусков утвержден, работники уведомлены за 2 недели, оплата за 3 дня.
• Приказы оформлены едиными формами или утвержденными собственными, пронумерованы сквозно.
• Трудовые книжки (бумажные) хранятся в сейфе, ответственный назначен, журнал учета ведется. СТД-Р — сдача отчетов в срок.

Шаг 7. Подготовка «Папки для инспектора»

Соберите пакет копий основных учредительных документов, ЛНА, штатного расписания, лицензий, сводных реестров по обучению/медосмотрам/СИЗ заранее. При визите инспектора вы сэкономите время и покажете прозрачность.

Шаг 8. Инструктаж сотрудников по взаимодействию с ГИТ

Назначьте ответственного за сопровождение (обычно HR-директор, юрист или директор по ОТ). Работники должны знать: они имеют право не разговаривать с инспектором без представителя компании, не подписывать непонятные бумаги, сообщать руководству о визите.

Обжалование действий инспектора

Если вы не согласны с результатами проверки:

1. Возражения к акту проверки — пишутся в акте или отдельным приложением в течение 10 рабочих дней (лучше сразу).
2. Жалоба вышестоящему инспектору (Роструд) — в течение 10 дней после получения копии акта/предписания (ст. 362 ТК РФ, ст. 24 ФЗ-294). Приостанавливает исполнение предписания до рассмотрения.
3. Обжалование протокола об АП / предписания в суде — в течение 2 месяцев (КоАП РФ ст. 30.1) или 3 месяцев (АПК РФ для предписаний) в арбитражный суд по месту нахождения ГИТ.
4. Жалоба на действия (бездействие) инспектора — к прокурору или в суд (КАС).

Цифровизация и новые тренды 2024–2025

• Единый федеральный реестр проверок (ЕФРП): все плановые и внеплановые проверки должны быть внесены в реестр. Если проверки нет в реестре, она незаконна (исключения: разовые действия, профилактические визиты, оперативные мероприятия).
• Риск-ориентированный подход: частота плановых проверок зависит от категории риска (1–3 года). Категорию можно проверить на сайте ГИТ/Роструда.
• СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ: ГИТ активно сверяет данные трудовой книжки/СТД-Р с отчетностью в СФР. Расхождения = вопросы.
• Электронный документооборот: допускается предоставление документов в электронном виде (под ЭЦП) по требованию инспектора. Хранение оригиналов электронных документов (ТД, приказы, СТД-Р) обязательно.
• Работа с платформами (наемники такси, доставки): особый контроль за оформлением отношений (ГПХ vs ТД), страхованием, алгоритмическим управлением.

Самое главное помнить, что проверка трудовой инспекции — это не цель, а инструмент контроля за соблюдением прав людей. Системная работа по кадровому учету, оплате труда и, особенно, охране труда на протяжении всего года — единственный надежный способ пройти проверку без штрафов, пресечения деятельности и репутационных потерь. Инвестиции в внутренний аудит, обучение ответственных лиц и автоматизацию HR-процессов (ЭДО, СТД-Р, системы ОТ) окупаются многократно за счет отсутствия санкций и спокойствия бизнеса. Будьте готовы всегда: «Готовность №1» — это нормальная работа комплаенс-службы, а не суета за день до визита инспектора.