Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Пояснительная записка (ПЗ) – это обязательный документ, который оформляется организацией‑исполнителем после получения акта надзорной проверки. Она позволяет:

сформулировать позицию организации по выявленным нарушениям;
обосновать принятые (или планируемые) меры по их устранению;
предоставить контролирующим органам полную и прозрачную информацию о выполненных действиях.

Ниже представлена подробная инструкция, что именно должно быть включено в ПЗ, какие нормативные акты регламентируют её содержание и как правильно оформить документ.

Правовая основа оформления пояснительной записки

Содержание и порядок оформления ПЗ регулируются рядом нормативных актов:

Федеральный закон № 307-ФЗ «О государственном надзоре (осмотре)» (ст. 16) – определяет порядок оформления результатов проверки.
Положение о порядке проведения надзорных проверок (утверждено приказом Минэкономразвития РФ) – указывает, что в графе 5 акта проверки должна быть указана информация о мерах, принятых организацией.
Методические рекомендации органов государственного контроля (например, МЧС России, Роспотребнадзора) – содержат образцы и рекомендации по структуре ПЗ.

Соблюдение этих требований гарантирует, что ПЗ будет признана надлежащей и не вызовет дополнительных запросов со стороны контролирующего органа.

Структура пояснительной записки

Оптимальная структура ПЗ состоит из следующих разделов. Каждый из них оформляется отдельным заголовком <h3> и сопровождается развернутым текстом.

Шапка документа

Наименование организации (полное официальное название).
ИНН / ОГРН – идентификационные данные.
Дата составления ПЗ.
Номер и дата акта надзорной проверки, к которому относится записка.

Описание проведенной проверки

Кратко указывается:

Наименование и реквизиты проверяющего органа (например, Главное управление МЧС России по Краснодарскому краю).
Цель и предмет проверки (пожарная безопасность, санитарно‑эпидемиологический надзор и т.д.).
Сроки проведения (дата начала и окончания).
Перечень проверяемых подразделений/объектов.

Сводка выявленных нарушений

В этом разделе необходимо привести:

Номер пункта акта, где зафиксировано нарушение.
Точное формулирование нарушения (цитата из акта).
Краткое объяснение причин возникновения (если есть основания).

Для удобства рекомендуется оформить в виде таблицы:

№ пункта акта	Суть нарушения	Причины (по мнению организации)
3.2	Отсутствие актуального плана эвакуации	Не было проведено обновление после реконструкции 2023 г.
5.1	Неправильное хранение легковоспламеняющихся веществ	Недостаточная информированность персонала.

Меры, принятые организацией

Это ключевой раздел, в котором указываются конкретные действия, уже выполненные или планируемые к выполнению:

Что именно сделано (например, «Разработан и утверждён план эвакуации»).
Кто отвечает за выполнение (должность, ФИО).
Сроки реализации (конкретные даты).
Документы, подтверждающие факт выполнения (протоколы, акты, сертификаты).

Оценка эффективности принятых мер

Здесь описывается, как проверяющий орган может убедиться в том, что нарушения устранены:

Проведённые внутренние аудиты.
Результаты повторных проверок (если они уже имели место).
Показатели, подтверждающие улучшение (например, снижение количества замечаний в последующих проверках).

Приложения

Перечисляются все документы, прилагаемые к ПЗ:

Копии актов надзорных проверок.
Протоколы совещаний по устранению нарушений.
Образцы новых инструкций, планов, схем.
Фотографии «до» и «после» исправительных работ.

Ответственного за подготовку ПЗ (должность, ФИО, подпись).
Руководителя организации (должность, ФИО, подпись).

Пошаговое руководство по написанию ПЗ

Соберите исходные документы. Получите оригинал акта надзорной проверки, протоколы, листы замечаний.
Проанализируйте каждое замечание. Сформулируйте причины и оцените степень риска.
Разработайте план действий. Определите ответственных, сроки и необходимые ресурсы.
Подготовьте текст ПЗ. Следуйте структуре, изложенной в разделе 2.
Проверьте соответствие требованиям. Убедитесь, что указаны все реквизиты акта и ссылки на нормативные акты.
Согласуйте документ. Перед подписью проведите внутреннее согласование с юридическим отделом и руководством.
Отправьте ПЗ в надзорный орган. При необходимости приложите копии всех подтверждающих документов.

Пример пояснительной записки (шаблон)

<h1>Пояснительная записка</h1>
<p><b>ООО «ТехноСтрой»</b><br>
ИНН 7701234567, ОГРН 1127746001234<br>
Дата составления: </p>

<h2>1. Сведения о надзорной проверке</h2>
<p>Орган, проводивший проверку: Главное управление МЧС России по Краснодарскому краю<br>
Номер акта проверки: 12/2026 от <br>
Период проверки: – <br>
Предмет проверки: соблюдение требований пожарной безопасности в производственном цехе №3</p>


<h2>2. Выявленные нарушения</h2>
<table border="1" cellpadding="5">
<tr><th>№ пункта акта</th><th>Суть нарушения</th><th>Причины</th></tr>
<tr><td>3.2</td><td>Отсутствие актуального плана эвакуации</td><td>Последняя редакция плана 2018 г.; после реконструкции 2023 г. не проведено обновление</td></tr>
<tr><td>5.1</td><td>Неправильное хранение легковоспламеняющихся веществ</td><td>Отсутствие инструкций для персонала</td></tr>
</table>

<h2>3. Принятые меры</h2>
<ul>
<li>Разработан и утверждён новый план эвакуации (протокол № 07/2026 от ). Ответственный: инженер Петров А.В. Срок: .</li>
<li>Проведено обучение персонала правилам хранения легковоспламеняющихся веществ (акт № 08/2026 от ). Ответственный: начальник цеха Сидоров И.Е. Срок: .</li>
<li>Перепакованы и маркированы все химические материалы согласно ПТ 1.13130.2012. Ответственный: складской менеджер Кузнецова М.С. Срок: .</li>
</ul>

<h2>4. Оценка эффективности</h2>
<p>Внутренний аудит, проведённый , подтвердил полное соответствие требованиям пункта 3.2 и 5.1 Положения о пожарной безопасности. Протокол аудита прилагается (приложение А).</p>

<h2>5. Приложения</h2>
<ol>
<li>Копия акта надзорной проверки № 12/2026</li>
<li>Протокол разработки плана эвакуации (№ 07/2026)</li>
<li>Акт обучения персонала (№ 08/2026)</li>
<li>Протокол внутреннего аудита (№ 09/2026)</li>
</ol>

<p>Организация полностью устранила выявленные нарушения и готова к повторной проверке. При необходимости предоставим дополнительные сведения.</p>

<p>Ответственный за подготовку ПЗ: инженер‑по‑безопасности Петров А.В. ______________________ (подпись)</p>
<p>Генеральный директор ООО «ТехноСтрой» Иванов С.В. ______________________ (подпись)</p>

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли отправлять ПЗ в электронном виде?

Да, большинство надзорных органов принимают документы в электронном виде (PDF) через официальные порталы. При этом оригиналы подписываются в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи.

Что делать, если организация не согласна с выводами акта?

В таком случае в ПЗ необходимо изложить аргументированную позицию, указать ссылки на нормативные акты, приложить доказательства (экспертные заключения, результаты независимых проверок) и направить возражения в установленный срок (обычно 10‑15 дней с момента получения акта).

Как часто следует обновлять ПЗ?

ПЗ готовится только после каждой надзорной проверки. Однако, если в процессе устранения нарушений появляются новые обстоятельства (например, изменение законодательства), рекомендуется дополнительно подготовить дополнительную пояснительную записку и направить её в контролирующий орган.

Пояснительная записка – это не просто формальность, а важный инструмент диалога между организацией и надзорным органом. Правильно оформленная ПЗ позволяет:

Продемонстрировать готовность к соблюдению требований законодательства;
Сократить риск наложения дополнительных штрафов и санкций;
Укрепить репутацию компании как ответственного участника рынка.

Следуя приведённому руководству и используя предложенный шаблон, вы сможете быстро и качественно подготовить документ, который удовлетворит требования любого надзорного органа.