С 28 июля 2025 года вступили в силу поправки к постановлению Правительства РФ от 21 июля 2021 года № 1230, регулирующему порядок проведения проверок и профилактических мероприятий в сфере контроля за соблюдением трудового законодательства. Эти изменения полностью меняют инструментарий, сроки и форму взаимодействия работодателей с Государственной инспекцией труда (ГИТ) и Рострудом. Ниже – подробный разбор того, что изменилось, какие новые требования появятся в 2026 году и как подготовиться к проверкам.

Ключевые законодательные акты, формирующие порядок проверок в 2026 году

1. Постановление Правительства РФ № 1230 (изменённое) – основной документ, определяющий порядок плановых и внеплановых проверок, перечень проверочных листов и порядок их применения.
2. Приказ Роструда от № 198 – вводит новые формы проверочных листов (чек‑листов) и уточняет порядок их заполнения.
3. Закон Украины № 2136‑IX от , ст. 16 – регулирует проведение проверок в условиях военного положения (актуально для компаний, работающих в зоне конфликта).
4. Годовой план мероприятий государственного надзора (контроля) ГИТ на 2025‑2026 годы – определяет количество и распределение проверок по категориям риска.

Что изменилось в 2026 году?

2;1 Увеличение количества проверочных листов

По сравнению с проектом, размещённым в феврале 2026 года, число планируемых к использованию проверочных листов возросло с 38 до 78. Это значит, что каждый аспект трудового законодательства теперь контролируется отдельным чек‑листом, а работодатели получают более детализированные требования.

2.2 Унификация и сокращение форм

Роструд одновременно проводит унификацию форм: некоторые старые листы отменяются, а новые объединяют несколько ранее разрозненных требований. В результате сокращается административная нагрузка, но повышается точность проверки.

2.3 Расширение электронных каналов

• Заявления на изменение категории риска теперь подаются через Единый портал госуслуг. Это ускоряет процесс согласования и позволяет работодателю влиять на частоту проверок.
• Все проверочные листы доступны в электронном виде; их заполнение и передача контролирующим органам происходит в системе Электронный документооборот ГИТ.

2.4 Продление срока действия Положения о федеральном госконтроле

Положение продлено до 31 декабря 2026 года. В течение этого периода сохраняются текущие требования, но к концу года ожидается очередная редакция, учитывающая новые технологические и социальные реалии.

2.5 Новые ключевые показатели госконтроля (КПГ) на 2026 год

Для оценки эффективности работы инспекции введены следующие КПГ:

• Доля плановых проверок, проведённых в срок (не менее 95 %).
• Среднее время реагирования на запросы работодателя (не более 5 рабочих дней).
• Уровень автоматизации обработки проверочных листов (целевой показатель – 80 %).

2.6 Особый порядок в условиях военного положения

Если ваша компания находится в зоне, где объявлено военное положение, проведение проверок регулируется ст. 16 Закона Украины № 2136‑IX. В таком случае:

• Проверки могут быть только плановыми, если они не нарушают требования обороны.
• Внеплановые проверки допускаются лишь по решению руководителя Роструда, оформленному в электронном виде.

Как классифицируются проверки?

3.1 Плановые проверки

Проводятся в соответствии с Годовым планом ГИТ. Распределяются по категориям риска, установленным Минтрудом:

1. Высокий риск – предприятия с повышенной опасностью для жизни и здоровья работников (горнодобывающие, химические, энергетические отрасли).
2. Средний риск – компании с умеренной степенью опасности (строительство, транспорт).
3. Низкий риск – организации, где трудовые условия считаются безопасными (офисные службы, ИТ).

Каждая категория имеет свой набор проверочных листов, что позволяет инспекторам сосредоточиться на наиболее значимых рисках.

3.2 Внеплановые проверки

Инициируются по решению руководителя Роструда (приказ, протокол). Основания могут быть:

• Получение жалобы от работников или профсоюза.
• Выявление серьёзных нарушений в ходе плановой проверки.
• События, связанные с массовыми травмами, стихийными бедствиями или военными действиями.

3.3 Периодичность измерений в рамках СОУТ

С 2026 года вводятся ограничения на проведение измерений в рамках специальной оценки условий труда (СОУТ):

• Одно и то же измерение одним и тем же средством не может проводиться более двух раз в течение 6 месяцев.
• В регионах с общей границей допускается только один замер в сутки.

Что нужно подготовить работодателю?

4.1 Документы, обязательные к предоставлению

При проверке инспектор может запросить следующие документы (список основан на новых проверочных листах):

1. Трудовые договоры и дополнительные соглашения.
2. Приказы о предоставлении отпусков, графики отпусков, заявления работников.
3. Документы, подтверждающие соблюдение режима рабочего времени (табели учёта, графики смен).
4. Документы по охране труда: инструкции, протоколы инструктажей, журналы учёта несчастных случаев.
5. Результаты измерений в рамках СОУТ (акты, протоколы, калибровка средств измерения).
6. Документы, подтверждающие выполнение требований по предоставлению времени отдыха (перерывы, компенсации).
7. Отчёты по проведённым проверкам (внутренний аудит, самопроверка).

4.2 Самопроверка по проверочному листу N 7

Для минимизации риска штрафов рекомендуется провести самостоятельную проверку по чек‑листу N 7 (время отдыха). Шаги:

• Скачать актуальную форму листа с сайта КонсультантПлюс (версия 2026).
• Собрать графики отпусков, приказы, заявления работников.
• Сравнить фактические данные с требованиями листа (длительность отпуска, порядок предоставления компенсаций).
• Заполнить лист, отметить несоответствия и разработать план корректирующих действий.

4.3 Электронный порядок подачи документов

Все документы, требуемые инспектором, можно загрузить в Электронный документооборот ГИТ. При этом:

• Файлы должны быть в формате PDF/A.
• Размер каждого файла не более 10 МБ.
• Необходимо указать номер проверочного листа, к которому относится документ.

Практические рекомендации по подготовке к проверке

5.1 Создайте внутренний регламент взаимодействия с инспекцией

• Назначьте ответственного за подготовку к проверкам (обычно – руководитель отдела кадров или охраны труда).
• Разработайте чек‑лист «Подготовка к плановой проверке», включающий все документы из пункта 4.1.
• Проводите ежеквартальные «пробные» проверки с привлечением внешних консультантов.

5.2 Автоматизируйте учёт рабочего времени и отпусков

Современные HR‑системы позволяют генерировать отчёты, которые сразу соответствуют требованиям проверочных листов. При выборе системы обратите внимание на:

• Возможность экспорта данных в PDF/A.
• Интеграцию с системой электронного документооборота ГИТ.
• Поддержку истории изменений (для доказательства корректности данных).

5.3 Следите за изменениями в классификации риска

Если ваша компания планирует изменить категорию риска (например, после внедрения новых технологий), подайте заявление через Единый портал госуслуг не позднее, чем за 30 дней до начала нового контрольного периода.

5.4 Подготовьте план действий при внеплановой проверке

1. Сразу после получения уведомления сформируйте команду из руководителя, юриста и специалиста по охране труда.
2. Обеспечьте доступ инспектора к необходимым помещениям и документам в течение 24 часов.
3. Ведите протокол встречи, фиксируя все запросы и ответы.
4. После проверки подготовьте акт с описанием выявленных нарушений и сроков их устранения.

Перспективы на 2027 год

Продление Положения о госконтроле до конца 2026 года подразумевает, что в 2027 году будет подготовлена новая редакция, учитывающая:

• Развитие цифровых платформ для удалённого контроля.
• Ужесточение требований к измерениям в рамках СОУТ (возможное сокращение допустимого количества измерений).

Рекомендация: уже сейчас начать адаптацию к этим тенденциям, внедряя электронные системы учёта и проводя регулярные внутренние аудиты.

• С 2026 года проверочный процесс Роструда стал более прозрачным (заранее известные чек‑листы) и жёстким (увеличенное количество листов, строгие сроки).
• Электронные каналы подачи заявлений и документов стали обязательными – без них невозможно быстро реагировать на запросы инспектора.
• Ключевым фактором снижения риска штрафов является самопроверка и наличие актуального внутреннего регламента.
• Для компаний, работающих в зоне военного положения, действуют отдельные правила, прописанные в законе Украины № 2136‑IX.
• Планирование изменения категории риска через портал госуслуг позволяет управлять частотой проверок.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, и используя новые проверочные листы, работодатели смогут не только избежать штрафных санкций, но и повысить уровень защиты прав работников, что в долгосрочной перспективе улучшит репутацию компании и её конкурентоспособность.