Подготовка к выездной или камеральной налоговой проверке — это стресс-тест для любой компании. Один из ключевых направлений внимания инспекторов ФНС — добросовестность выбора контрагентов и подтверждение должной осмотрительности. Если налоговая квалифицирует вашего партнера как «техническую компанию», «однодневку» или фирму-обложу, вы рискуете потерять вычеты по НДС, получить доначисления по налогу на прибыль, штрафы и пени.

Статья актуальна на . Ниже представлен подробный алгоритм действий, основанный на актуальной судебной практике, разъяснениях ФНС и лучших практиках бухгалтерского учета.

Почему это критически важно именно сейчас?

Налоговые органы усилили контроль за цепочками поставок. Инспекторы не просто смотрят на документы (счета, УПД, ТТН), они проверяют реальность бизнес-процессов.

• Схема «бумажный» поставщик: Товары, работы, услуги по документам могут поступать от имени контрагента, который был выбран и прошел проверку, а по факту исполняются силами других контрагентов, которые не проверялись при заключении сделки.
• Красные флаги для ФНС: Налоговый орган, проводя проверку ваших контрагентов, обязательно увидит, что продавец или уже ликвидирован, или признан банкротом, или у него отсутствуют трудовые ресурсы (нулевая численность) для выполнения обязательств по договору.
• Последствия: Просроченные платежи, срыв поставок, поставка бракованной продукции, потеря выручки — вот чем грозит сотрудничество с недобросовестными контрагентами. Главное финансовое последствие — отказ в налоговых вычетах и доначисление налогов по ст. 54.1 НК РФ (недобросовестность налогоплательщика).

Понятие «Должная осмотрительность»: правовая база

Согласно судебной практике (Постановление Пленума ВАС РФ от № 53, актуальные обзоры Пленума ВС РФ), компания должна доказать, что она проявила должную осмотрительность. Это означает, что перед заключением договора вы обязаны:

1. Найти информацию о потенциальном партнере в доступных источниках.
2. Убедиться в его способности исполнять обязательства (ресурсы, персонал, активы).
3. Зафиксировать результаты проверки ДО заключения договора и В ХОДЕ исполнения обязательств.

Важно: Отсутствие внутреннего регламента (локального акта) о проверке контрагентов — частый повод для претензий ФНС и судов.

Этапы проверки: от выбора до архивации

Этап 1: Экспресс-проверка (Скрининг) — до переговоров

Цель: отсеять явно проблемные компании за 5–10 минут.

• Проверка статуса в ЕГРЮЛ/ЕГРИП (действует/ликвидируется/банкротство).
• Проверка на массовость учредителя/директора (критерий ФНС: > 10–15 фирм на одного человека).
• Проверка адреса массовой регистрации (ФНС обновляет реестр адресов ежеквартально).
• Наличие в реестре недобросовестных поставщиков (для госзаказов) и списке «подозрительных» по 115-ФЗ.

Этап 2: Глубинная проверка (Due Diligence) — перед подписанием договора

Цель: собрать доказательную базу для суда/ФНС.

А. Официальные сервисы ФНС (бесплатно, первичный источник)

На сайте service.nalog.ru доступны ключевые сервисы (актуальны на 2026 год):

• Проверка статуса ЕГРЮЛ/ЕГРИП: наличие записи о неточностях, процедуре ликвидации, банкротстве.
• Проверка по «Прозрачным бизнесу» (прозрачныйбизнес.рф): динамика выручки, численности сотрудников, налоговой нагрузки, аренды/собственности. Критерий: выручка на сотрудника < 1 млн руб./год или нулевая численность при заявленных крупных объемах, признак «технической» фирмы.
• Сведения о регистрационных событиях: частая смена директоров/адресов за последние 12 месяцев.
• Реестр налогоплательщиков, имеющих задолженность: наличие текущих долгов по налогам/сборам/пеням.

Б. Финансово-хозяйственная аналитика (платные сервисы: Контур.Фокус, СБИС, Spark, Гестион, РБК Pro и др.)

• Финансовая устойчивость (коэффициенты ликвидности, автономии, рентабельности за 3–5 лет).
• Арбитражная практика: истец/ответчик/третье лицо, банкротство, исполнительные производства (ФССП).
• Госзакупки (ЕИС/zakupki.gov.ru): опыт выполнения контрактов, жалобы ФАС, расторжения.
• Аффилированность и связь с вашими другими контрагентами (риск циркулярных схем).

В. Проверка ресурсной базы (Ключевой пункт для ФНС в 2025–2026 гг.)

Налоговая смотрит: есть ли у контрагента реальные активы для исполнения ДОГОВОРА?

• Персонал: Запрос справки о среднесписочной численности (ФНС или Росстат) или выписки из СФР (бывш. ПФР) о застрахованных лицах. Нулевая численность при договоре на строительство/производство/логистику — 100% риск.
• Основные средства/Склад/Транспорт: Наличие в балансе (бухгалтерская отчетность — Форма №1, Приложение к ней) или аренде (договоры аренды).
• Лицензии/СРО/Разрешения: Действующие, не аннулированные.

Этап 3: Документальное оформление результатов (Фиксация)

Самое главное помнить: Если результаты проверки не зафиксированы на бумаге/в ЭДО с датой ДО заключения договора — для ФНС и суда их не существует.

Обязательный пакет документов («Папка контрагента»):

1. Внутренний чек-лист (Анкета) проверки, заполненный ответственным менеджером/бухгалтером с указанием даты, ФИО, источника информации и вывода (Надежен / Риск / Отказ).
2. Скриншоты/Выписки из официальных источников (ФНС, ФССП, ЕФРСБ, Арбитраж, ЕИС) с датой запроса. Лайфхак: используйте функцию «Распечатать в PDF» с отображением URL и даты/времени системы.
3. Коммерческое предложение, переписка, протоколы согласования условий — подтверждают реальность переговоров.
4. Подтверждение полномочий подписанта (доверенность, приказ о назначении директора, выписка ЕГРЮЛ).
5. Документы, подтверждающие ресурсы: копии договоров аренды складов/офисов, фото парка техники, списки персонала (по согласованию), лицензии.
6. Акт выезда на юридический/фактический адрес (фото офиса, вывески, склада, беседа с директором/ответственным лицом). Рекомендуется для крупных сделок (> 1–3 млн руб.) или новых партнеров.

Этап 4: Мониторинг в процессе исполнения (Пост-проверка)

Должная осмотрительность — это непрерывный процесс.

• Ежемесячная/квартальная автопроверка по ИНН через API сервисов (Контур, СБИС, 1С) на предмет: банкротства, ликвидации, задолженностей, смены директора/адреса, ввода в реестр недобросовестных.
• Проверка реальности исполнения: ТТН с подписями/печатями, фото груза на складе/в пути, отчеты об выполненных работах, акты приема-передачи, переписка в мессенджерах/почте по операционным вопросам.
• Контроль платежей: уходят ли деньги на расчетный счет именно этого контрагента (не на карту директора, не на счет третьей фирмы без цессии).

Практический чек-лист для бухгалтера и руководителя (Скачайте и используйте)

Ниже представлен универсальный чек-лист. Рекомендуется внедрить его во внутренний локальный акт «Положение о порядке проверки контрагентов».

Типовые ошибки, которые стоят вычетов по НДС

1. Проверка «для галочки»: Только скриншот главной страницы сайта ФНС без анализа финансов и персонала.
2. Проверка ПОСЛЕ подписания договора: Дата скриншота позже даты договора. Суды это не принимают.
3. Игнорирование «Прозрачного бизнеса»: Непроверка выручки на сотрудника — главный маркер «технической» фирмы для ФНС.
4. Отсутствие доказательств исполнения: Есть счет и УПД, нет ТТН, нет фото груза, нет акта приема, деньги ушли на счет третьего лица.
5. Работа с «перегнанными» фирмами: Контрагент создан 1-3 месяца назад, нет истории, нет активов, директор — номинал.
6. Нет локального акта: Компания не может предъявить инспектору утвержденный приказом директора «Положение о проверке контрагентов».

Алгоритм действий, если ФНС уже пришла (или вызвала на допрос)

Если проверка уже началась, и у вас есть пробелы в проверке контрагента:

1. Не паникуйте. Помните: бремя доказывания недобросовестности лежит на ФНС (п. 7 ст. 54.1 НК РФ), но бремя доказывания вашей добросовестности (осмотрительности) — на вас.
2. Соберите «Папку контрагента» максимально полно прямо сейчас. Дозапросите у партнера уставные документы, лицензии, договоры аренды, списки персонала, фото склада/производства.
3. Оформите служебную записку/пояснение от имени директора/главного бухгалтера: опишите ход переговоров, причины выбора именно этого партнера (цена, сроки, уникальность), меры проверки, которые были приняты.
4. Подготовьте доказательства реальности сделки: логистика (ГПС треки, фото на въезде на ваш склад), качество товара (акт приемки, фото брака/качества), переписка по операционным вопросам (не только цены, а сроки, комплектация, маркировка).
5. Привлеките налогового консультанта/адвоката до подписания протокола допроса или акта проверки.

Резюме: Как построить систему защиты

Проверка контрагентов — это не разовое действие, а бизнес-процесс.

• Автоматизируйте скрининг: Подключите API проверки (Контур, СБИС, 1С:Контрагент) к CRM/1С. Блокируйте создание заказа/договора, если ИНН в «черном списке» или имеет критические риски.
• Утвердите локальный акт: Приказ директора «О порядке проверки добросовестности контрагентов». Опишите там: кто проверяет (менеджер/бухгалтер/СБ), какие сервисы используются (обязательно: ФНС, ФССП, Арбитраж, Прозрачный бизнес), как хранятся доказательства (папка на сервере/ЭДО), частота мониторинга.
• Обучите персонал: Менеджеры по закупкам/продажам должны понимать: «Нет чек-листа — нет договора».
• Архивируйте всё: Храните папки контрагентов минимум 5 лет (срок хранения налоговой документации) или до окончания проверки/суда.

Главный вывод: Налоговая инспекция 2026 года ищет не ошибки в заполнении реквизитов, а экономический смысл сделки и реальность вашего партнера. Только системная, зафиксированная ДО и ВО ВРЕМЯ сделки проверка спасет ваши вычеты и деньги компании.

Данная статья подготовлена на основе актуальной на судебной практики, разъяснений ФНС России и рекомендаций профессиональных сообществ (РБК Pro, Контур, Гестион, Правовест Аудит, Системы). Материал носит информационный характер. Для принятия решений по конкретным ситуациям рекомендуется консультация с налоговым адвокатом.