Визит государственного инспектора труда, это стресс-тест для любой системы кадрового делопроизводства. Опыт показывает: самый простой и эффективный способ подготовиться к любым визитам — это соблюдать трудовое законодательство постоянно, а не в преддверии проверки. Однако, учитывая сложность нормативной базы, даже добросовестные работодатели могут упустить нюансы.

На 2026 год основным инструментом подготовки являются официальные проверочные листы (чек-листы) Госинспекции труда (ГИТ). Согласно актуальной информации (Приказ Роструда от , актуальный на 2026 год), утверждено 80 проверочных листов, охватывающих все значимые вопросы трудовых отношений: от приема на работу и оформления трудового договора до охраны труда и расчетов при увольнении.

Нормативная база и где найти официальные чек-листы

Инспекторы не имеют права проверять требования, не зафиксированные в проверочных листах. Все 80 листов находятся в открытом доступе. Работодатель может (и должен) использовать их для внутренней аудиты задолго до визита.

• Официальный сайт Роструда (rostrud.gov.ru) — раздел «Деятельность» → «Госинспекция труда» → «Проверочные листы».
• Портал «ОнлайнИнспекция.рф» (онлайн-инспекция.рф) — сервис для онлайн-самопроверки по актуальным листам.
• Сервис «Электронный инспектор», еще один инструмент для самооценки соответствия требованиям.

Важно: С 4 ноября 2023 года списки контрольных вопросов были существенно скорректированы (сокращены с 196 до 80), чтобы отразить последние законодательные изменения. Использование старых версий чек-листов (например, 2020 или 2022 годов) неэффективно и опасно.

Структура проверочных листов: на что обратить внимание в первую очередь

80 листов сгруппированы по тематическим блокам. Ниже приведен обобщенный чек-лист для работодателя, основанный на структуре официальных документов ГИТ.

Блок А: Оформление трудовых отношений (Прием, перевод, увольнение)

Ключевые листы: №1 (Прием на работу), №2 (Содержание трудового договора ст. 57 ТК РФ), листы по оформлению переводов и увольнений.

• Приказ о приеме на работу: соответствует ли формулировка должности штатному расписанию? Указан ли срок действия (для срочных)? Есть ли ссылка на трудовой договор?
• Трудовой договор (ст. 57, 67 ТК РФ): наличие всех обязательных условий (место работы, должность, дата начала, оплата труда, режим работы, условия труда, гарантии, страхование). Проверка на дискриминационные условия.
• Согласие на обработку ПДн: оформлено ли до приема? Соответствует ли 152-ФЗ?
• Ознакомление под роспись: с локальными нормативными актами (ЛНА), описанием должностных обязанностей, правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), политикой конфиденциальности до выхода на работу.
• Медицинские осмотры: наличие заключений (если предусмотрено ст. 213, 214 ТК РФ) до допуска к работе.
• Увольнение: соблюдение процедуры (ст. 84.1 ТК РФ — уведомление за 2 недели, отзыв заявления, выдача трудовой книжки/СТД-Р в последний рабочий день, полный расчет).

Блок Б: Рабочее время, режим труда и табели учета

Листы по учету рабочего времени, сверхурочным, ночным работам, режимам вахты/суточных.

• ПВТР (Правила внутреннего трудового распорядка): утверждены ли в установленном порядке (с учетом мнения выборного органа)? Приведены ли в соответствие с реальным режимом работы (сменность, гибкое время, удаленка)?
• Табели учета рабочего времени (Т-12, Т-13 или свой формат): заполнены ли ежедневно? Соответствуют ли данным систем контроля доступа (СКУД) или отчетам по удаленке? Правильно ли обозначены коды (Я/01, С/02, К/06, ОТ/26 и др.)?
• Сверхурочные и работа в выходные/праздники: есть ли письменное согласие работника (кроме исключений ст. 99 ТК РФ)? Оформлены ли приказами? Не превышен ли лимит 120 часов в год? Правильно ли оплачены (первые 2 часа — 1.5, далее — 2.0; выходные, 2.0)?
• Ночная работа: сокращено ли время работы на 1 час (без снижения оплаты)? Выплачивается ли надбавка (не менее 20% по ТК, может быть больше по ЛНА/КТС)?
• Перерывы на отдых и питание: предоставлены ли (не более 2 часов, не менее 30 мин)? Внесены ли в ПВТР/трудовой договор? Исключены ли из рабочего времени?

Блок В: Оплата труда и гарантийные выплаты

Листы по минимальному размере оплаты труда (МРОТ), индексации, отпускным, больничным, выплатам при увольнении.

• Соответствие МРОТ: заработная плата за выполненную норму работы не ниже МРОТ региона (с учетом районных коэффициентов) на руки (после удержания НДФЛ).
• Система оплаты труда: зафиксирована ли в ЛНА (Положение об оплате труда) или трудовом договоре? Соответствует ли реальность документам?
• Сроки выплаты: не реже двух раз в месяц (аванс и зарплата), интервал не более 15 дней (ст. 136 ТК РФ). Выплата в день увольнения.
• Годовые оплачиваемые отпуска: график отпусков утвержден за 2 недели до года? Ознакомлены ли работники под роспись? Выплачены ли отпускные за 3 календарных дня до начала (ст. 136 ТК РФ)? Правильно ли рассчитан средний заработок (Приказ № 100)?
• Дополнительные отпуска: за вредные/опасные условия, нерегулированный рабочий день, северная стаж — оформлены и оплачены?
• Выплаты при увольнении: компенсация за неиспользованный отпуск, выплаты по ст. 178 ТК РФ (при сокращении/ликвидации) — полные и своевременные.

Блок Г: Охрана труда (Отдельный массивный блок листов)

Особое внимание инспекторов. Листы охватывают СУТ, обучение, СИЗ, медосмотры, СОУТ, расследование несчастных случаев.

• Система управления охраной труда (СУТ): есть ли Политика в области ОТ, цели, планы мероприятий, распределение функций/ответственности?
• Оценка условий труда (СОУТ): проведена ли по всем рабочим местам? Есть ли карты СОУТ? Внесены ли результаты в трудовой договор (класс/подкласс)? Выплачиваются ли надбавки/доп. отпуска за вредность (класс 3.1–4)?
• Обучение и проверка знаний: проведена ли инструктация (вводная, первичная на рабочем месте, повторная, не плановая, целевая) с протоколами? Прошли ли обучение в учебных центрах (менеджеры, специалисты ОТ, члены комиссий) с выдачей протоколов/удостоверений? Ознакомлены ли с локальными актами по ОТ под роспись?
• Средства индивидуальной защиты (СИЗ): выдаются ли по Типичным нормам бесплатно? Есть ли карточки выдачи (личные или сводные) с росписями? Соответствуют ли СИЗ условиям труда (СОУТ)?
• Медицинские осмотры и психофизиологическое обследование: предварительные, периодические, внеплановые. Есть ли заключения врача о пригодности? Допущены ли к работе только пригодные?
• Расследование несчастных случаев: оформлены ли акты (Форма Н-1), сообщения в Роструд/ФСС, меры предотвращения разработаны и выполнены?
• Специальная оценка условий труда (СОУТ) и декларация: декларация зарегистрирована в Роструде?

Блок Д: Кадровый документооборот и хранение

• Трудовые книжки / СТД-Р: правила заполнения, хранение, выдача в день увольнения. Переход на электронный вид (СТД-Р) — корректность формирования пакетов СЭД.
• Персональные карточки (Т-2): заполнены ли полностью? Соответствуют ли приказам?
• Сроки хранения: соблюдаются ли (75 лет для документов, подтверждающих стаж/зарплату до 2003 г., 50 лет — после)? Составлена ли экспертиза ценности/акты отбора к уничтожению?
• Электронный документооборот (ЭДО): если применяется — соблюдены ли требования 377 ТК РФ (ЭП, СЭД, уведомление Роструда о переходе на электронный вид хранения трудовых книжек).

Блок Е: Специфические категории работников и режимы

• Удаленная работа (ст. 312.1–312.5 ТК РФ): оформлена ли доп. соглашением/договором? Обеспечено ли оборудование/СИЗ/связь? Контроль результатов (не процесса)? Охрана труда на дому (инструктажи, СОУТ рабочего места).
• Граждане-инностранцы / Безграждане: патент/разрешение на работу/РВП/ВНЖ действительны? Уведомление МВД о заключении/расторжении договора (в течение 3 рабочих дней)? Медицинские осмотры, страхование, знание языка (если требуется).
• Несовершеннолетние (ст. 263–275 ТК РФ): разрешение родителей/опекуна/органа опеки? Медосмотр обязателен до приема? Сокращенное рабочее время? Запрет на вредные/опасные/подземные работы, ночные, СВЧ, командировки (до 18 лет).
• Внутренняя нерегулярная работа / СВХ / Вахта: оформлены ли списки должностей? Компенсации (доп. отпуск за нерег. день, оплата проезда/питания/проживания при вахте/СВХ)?

Алгоритм подготовки к проверке (План действий)

1. Скачайте актуальные 80 проверочных листов с сайта Роструда или «ОнлайнИнспекция.рф» (статус на 2026 год).
2. Проведите внутренний аудит по каждому листу, релевантному вашей организации. Отметьте: «Соответствует», «Не соответствует», «Частично», «Не применимо».
3. Устраните выявленные пробелы до визита инспектора: дооформите приказы, договора, ознакомления, табели, карточки СИЗ, протоколы обучения.
4. Подготовьте пакет документов «на входе» (обычно запрашивают за последние 3 года):
   • Устав, лицензии (если есть), сводный штатный расписание.
   • ЛНА: ПВТР, Положение об оплате труда, Положение об ОТ, Политика конфиденциальности, График отпусков.
   • Реестры приказов (прием, увольнение, отпуска, командировки, награждения, наложение взысканий).
   • Трудовые договоры (выборка или все) с доп. соглашениями.
   • Табели учета рабочего времени.
   • Расчетные листы / ведомости выплаты зарплаты.
   • Документы по ОТ: протоколы инструктажей, обучения, выдача СИЗ, СОУТ, медосмотры, журнал учета НС.
   • Трудовые книжки / данные СТД-Р, персональные карточки Т-2.
5. Организуйте рабочее место инспектора (стол, стул, доступ к копировальной технике/сканеру, тишина). Назначьте ответственного сопровождающего (Кадры/Юрист/Охрана труда).
6. Проверьте информацию в реестрах (ЕГРЮЛ/ЕГРИП, реестр СТД-Р, уведомления о переходе на ЭДО).

Риски игнорирования подготовки: санкции 2026 года

Если в ходе инспектирования выявлено несоблюдение ТК РФ, работодателю грозит штраф:

• Для должностных лиц / ИП: от 1 000 до 20 000 руб. (пovторно — до 40 000 руб. или дисквалификация на 1–3 года).
• Для юрлиц: от 30 000 до 200 000 руб. (повторно, до 400 000 руб. или приостановка деятельности на до 90 дней).

Кроме штрафов, инспектор выдает предписание об устранении нарушения. Неисполнение предписания влечет ответственность по ст. 19.5 КоАП РФ (штраф до 50 000 руб. для юрлиц, до 5 000 руб; для должностных лиц).

Типовые ошибки, которые видят инспекторы чаще всего (Топ-10)

1. Отсутствие ознакомления работника с ЛНА (ПВТР, ОТ, Оплате) под роспись до начала работы;
2. Несоответствие должности в трудовом договоре и штатном расписании/приказе.
3. Отсутствие или неполное заполнение табелей учета рабочего времени (особенно при СВХ/удаленке).
4. Несвоевременная выплата отпускных (менее чем за 3 дня) или неверный расчет среднего заработка.
5. Отсутствие протоколов инструктажей по охране труда (вводной, первичной на рабочем месте).
6. Выдача СИЗ не по нормам или без росписи в карточке выдачи.
7. Просроченные медицинские осмотры или допуск к работе без заключения врача.
8. Нарушение сроков уведомления МВД о найме/увольнении иностранных граждан.
9. Зарплата «на руках» ниже МРОТ региона.
10. Отсутствие графика отпусков или несвоевременное его утверждение/ознакомление.

Особенности проверок в 2026 году: на что делают ставку инспекторы

• Целевые проверки: часто проводятся по жалобам работников или данным профилактического контроля (анализ отчетности ПФР/СФР, налоговой).
• Комплексность: проверяют сразу кадры + ОТ + зарплату.
• Электронные документы: инспекторы имеют право запрашивать доступ к СЭД, проверять квалифицированные ЭП, соответствие форматов обмена (для СТД-Р).
• Охрана труда на удаленных рабочих местах: как работодатель обеспечивает безопасность дома у сотрудника (инструктажи, осмотр места работы фото/видео, выдача СИЗ).
• СОУТ и класс условий труда: жесткая привязка к доп. отпускам и надбавкам. Отсутствие карт СОУТ = невозможность доказать отсутствие вредности.

Подготовка к проверке трудовой инспекции — это не разовое действие, а непрерывный процесс поддержания кадрового делопроизводства в соответствии с ТК РФ. Использование 80 официальных проверочных листов Роструда как основы для внутренней ревизии — единственный надежный способ минимизировать риски штрафов, предписаний и приостановки деятельности.

Главное правило: не ждите визита. Скачайте чек-листы сегодня, назначьте ответственных по блокам (Кадры, ОТ, Зарплата), проведите аудит и устраните пробелы. Стоимость профилактической работы несоизмеримо ниже стоимости устранения последствий проверки.

Материал подготовлен на основании актуальных на данных порталов rostrud.gov.ru, онлайн-инспекция.рф, Приказа Роструда от № 716 (с изм.) и судебной практики. Статья носит информационный характер и не является правовой консультацией.