Проверка трудовой инспекции – это обязательная процедура, которая может быть проведена как планово, так и по заявлению работников или в связи с обращениями в надзорный орган. Чтобы минимизировать риски штрафов и предписаний, важно заранее собрать и оформить весь необходимый пакет документов. Ниже – пошаговое руководство, адаптированное под особенности работы организаций в городе Вязьма (Смоленская область).

Определите основание и предмет проверки

Согласно ФЗ‑294 от (о защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и судебной защиты) и Приказу Роструда № 455 от (Методические рекомендации по планированию государственными инспекциями труда мероприятий по осуществлению федерального государственного надзора), инспекция указывает в приказе о проверке:

• основание (плановая, внеплановая, по жалобе);
• предмет (например, соблюдение режима рабочего времени, выплата заработной платы, охрана труда);
• перечень запрашиваемых документов.

Первым делом запросите копию приказа о проверке (его обычно направляют за 5‑10 рабочих дней до начала проверки). На его основании составьте свой внутренний чек‑лист.

Составьте перечень обязательных документов

Несмотря на индивидуальный характер запросов, существует «ядро» документов, которые почти всегда требуются инспекцией труда. Разделим их на группы.

Учредительные и регистрационные документы

• Устав (или учредительный договор) организации;
• Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН) и ИНН;
• Выписка из ЕГРЮЛ (актуальная, не старше 30 дней);
• Приказы о назначении руководителя и главного бухгалтера (подтверждающие полномочия).

Кадровые документы

• Трудовые договоры с каждым работником (включая срочные, на неполный рабочий день, дистанционные);
• Дополнительные соглашения к трудовым договорам (изменения условий, переводы, отпуска);
• Приказы о приёме, переводе, увольнении, отпусках, командировках;
• Штатное расписание (с указанием должностей, окладов, количества ставок);
• Должностные инструкции (актуальные, подписанные работниками);
• Табели учёта рабочего времени (форма Т‑12 или электронный аналог) за последние 12 месяцев;
• Графики отпусков и сменности (если применяются);
• Журналы инструктажей по охране труда (вводный, первичный на рабочем месте, повторный, целевой);
• Программы обучения по охране труда и протоколы проверки знаний;
• Сведения о проведении спецоценки условий труда (СОУТ): карты спецоценки, итоговые отчёты, планы мероприятий по снижению профессиональных рисков;
• Документы о проведении медицинских осмотров (предварительные, периодические, внеочередные);
• Приказы о выдаче средств индивидуальной защиты (СИЗ) и журналы их учёта;
• Локальные нормативные акты (положения об оплате труда, о премировании, о режиме рабочего времени и отдыха, о конфиденциальности и т.д.).

Документы по выплате заработной платы и отчётам во внебюджетные фонды

• Расчётные листки (или ведомости) за последние 6‑12 месяцев;
• Приказы о начислении и выплате заработной платы, премий, компенсаций;
• Отчёты в ФСС (СФР) – формы 4‑ФСС, RSV‑1, расчёты по страховым взносам;
• Отчёты в ФНС – 6‑НДФЛ, 2‑НДФЛ (при необходимости);
• Сведения о выплате пособий по временной нетрудоспособности, декретным отпускам;
• Документы о соблюдении минимального размера оплаты труда (МРОТ) и региональных коэффициентов.

Документы по охране труда и промышленной безопасности

• План мероприятий по охране труда (ПМОТ) на текущий год;
• Журналы учёта несчастных случаев и профессиональных заболеваний (форма Н‑1);
• Акты расследования несчастных случаев;
• Документы о проведении противопожарного инструктажа и проверки состояния пожарной безопасности;
• Договора с организациями, осуществляющими профилактические мероприятия (медицинские центры, службы по охране труда).

Организуйте работу с документами

Чтобы проверка прошла гладко, соблюдайте следующие принципы:

1. Назначьте ответственного. Обычно это специалист по кадрам или юрист, который будет контролировать своевременность предоставления документов и вести журнал запросов инспекции.
2. Создайте электронный архив. Сканируйте все бумажные оригилы и храните их в защищённой папке с ограниченным доступом (например, на корпоративном сервере с резервным копированием).
3. Проверьте актуальность. Убедитесь, что все локальные акты, инструкции и приказы не имеют просроченных сроков действия (обычно пересмотр – раз в год или при изменении законодательства).
4. Проведите внутренний аудит. За 2‑3 недели до ожидаемой проверки проведите самооценку по чек‑листу, аналогичному списку выше. Выявите недостатки и устраните их.
5. Обучите сотрудников. Проведите краткий инструктаж о том, как вести себя при приходе инспекторов: предъявлять документы только по запросу, не подписывать пустые протоколы, фиксировать все замечания в журнале.
6. Подготовьте помещение. Выделите переговорную комнату или кабинет, где будет находиться инспекция. Обеспечьте доступ к принтеру/сканеру, воду, канцелярию.

Что именно могут спросить инспекторы в Вязьме?

В соответствии с региональной практикой (Смоленская область) и последними рекомендациями Роструда, инспекция труда в Вязьме часто фокусируется на:

• Соблюдении режима рабочего времени и учёте overtime (сверхурочных работ) – особенно в организациях с посменным графиком;
• Тимely выплате заработной платы и соблюдении МРОТ (в 2026 году МРОТ в Смоленской области составляет 13 890 руб.);
• Наличии и актуальности СОУТ по всем рабочим местам (обязательно для организаций с более чем 50 сотрудниками);
• Проведении обязательных медицинских осмотров (особенно для работников, занятых вредными и опасными производствами);
• Оформлении отпусков и предоставлении отпускных выплат;
• Ведении журналов инструктажей по охране труда и фиксировании повторных инструктажей каждые 6 месяцев;
• Соблюдению требований по выдаче и учёту СИЗ.

Пример чек‑листа для самоаудита (можно распечатать и использовать)

После заполнения чек‑листа отметьте все пункты ✓. Любые ✗ – это зоны риска, которые необходимо устранить до прихода инспекции.

Полезные контакты в Вязьме

Если понадобится консультация или помощь в подготовке документов, вы можете обратиться в следующие организации:

• Отдел государственной инспекции труда по Смоленской области (филиал в Вязьме) – ул. Ленина, д. 12, тел. +7 (4812) -5‑33‑22, e‑mail: git_vyazma@rostrud.ru.
• Центр поддержки бизнеса «Вязьма‑Бизнес» – консультации по кадровому и налоговому учету, тел. +7 (4812) -5‑44‑11.
• Юридическая фирма «Право и Труд» – сопровождение проверок ГИТ, подготовка локальных актов, тел. +7 (4812) -5‑66‑77.

Подготовка к проверке Федеральной инспекции труда – это не разовая акция, а постоянная работа по поддержанию порядка в кадровой и бухгалтерской документации. Следуя предложенному алгоритму:

1. Получите и изучите приказ о проверке;
2. Сформируйте пакет документов согласно чек‑листу;
3. Проведите внутренний аудит и устраните выявленные недостатки;
4. Обучите персонал правилам поведения при проверке;
5. Обеспечьте доступность всех документов в электронном и бумажном виде.

Тогда вы сможете пройти проверку без штрафов и предписаний, а также продемонстрировать надзорному органу, что ваша организация ответственно относится к соблюдению трудового законодательства.

Удачной подготовки!