Дата актуализации: . На основе последних обновлений Роструда и опубликованных чек‑листов ГИТ (Государственной инспекции труда) предлагаем пошаговое руководство, которое поможет минимизировать риски штрафов и успешно пройти плановую или внеплановую проверку.

Что проверяет трудовая инспекция?

С 2023 года инспекции используют профильные чек‑листы, которые делятся на несколько блоков:

• Кадровые вопросы (трудовые договоры, приказы, журналы учета, ознакомление под подпись).
• Охрана труда (СОУТ, инструкции, учет несчастных случаев, предоставление СИЗ).
• Выплаты и компенсации (заработная плата, отпускные, больничные, выплаты мобилизованным).
• Особенные категории работников (мобилизованные, сотрудники на военной службе, микропредприятия).

Каждый блок содержит конкретные вопросы, на которые инспектор ожидает получить «да» или «нет» с подтверждающими документами.

Основные изменения в чек‑листах 2024‑2026 годов

Согласно материалам КонсультантПлюс и статьям ЭЖ‑Бухгалтер (2024, № 20) произошли следующие обновления:

1. Добавлен чек‑лист по проверке соблюдения прав мобилизованных сотрудников (вступил в силу с июля 2023 года).
2. В чек‑лист по СОУТ включены вопросы об особенностях спецоценки рабочих мест на микропредприятиях ряда сфер.
3. Обновлены формы контрольных списков вопросов (Контрольный список вопросов – приложение 10) для проверок по трудовым и социальным отпускам.
4. Роструд запустил Сервис самопроверки по чек‑листам в системе «Охрана труда» (доступен с апреля 2025 года).

Подготовка документации

Кадровый блок

• Трудовые договоры с каждым работником (включая срочные, сезонные, дистанционные).
• Приказы о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках.
• Журналы учета трудовых книжек и личных карточек.
• Согласия на обработку персональных данных (если требуется).
• Документы, подтверждающие ознакомление сотрудников под подпись с внутренними локальными актами (правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, инструкции по охране труда).
• Сведения о мобилизованных сотрудниках: приказы о призыве, сохранении места работы, выплатах компенсаций.

Охрана труда

• Программа производственного контроля и план мероприятий по охране труда.
• Результаты спецоценки условий труда (СОУТ) – протоколы, карты спецоценки, планы мероприятий по снижению рисков.
• Журналы учета несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
• Инструкции по безопасному выполнению работ, инструкции по использованию СИЗ.
• Документы о проведении инструктажей (вводный, первичный на рабочем месте, повторный, целевой).
• Акты выдачи и проверки состояния средств индивидуальной защиты.
• Планы эвакуации и журналы тренировок по пожарной безопасности.

Выплаты и компенсации

• Расчетные листки (или электронные аналоги) за последние 12 мес.
• Документы по начислению и выплате отпускных, больничных, декретных пособий.
• Сведения о выплатах мобилизованным сотрудникам (средний заработок, компенсации за период службы).
• Договоры о добровольном медицинском страховании (ДМС) и другие социальные выплаты.

Самопроверка с использованием сервиса Роструда

С апреля 2025 года доступен онлайн‑сервис «Самопроверка по чек‑листам» в системе «Охрана труда». Он позволяет:

• Выбрать нужный чек‑лист (кадровый, охрана труда, выплаты и др.).
• Ответить на вопросы системы, получая мгновенную подсказку, какие документы необходимо предоставить.
• Сформировать PDF‑отчет с выявленными несоответствиями и рекомендациями по их устранению.
• Сохранить историю проверок для внутреннего аудита.

Рекомендуется проводить самопроверку не реже одного раза в квартал и перед каждой плановой проверкой ГИТ.

Обучение персонала и взаимодействие с инспекцией

Обучение ответственных лиц

Ответственные за кадровое делопроизводство и охрану труда должны пройти:

• Курсы по актуальным изменениям в трудовом законодательстве (включая поправки о мобилизованных).
• Тренинги по работе с сервисом самопроверки Роструда.
• Семинары по подготовке к выездным проверкам (как правильно оформить помещение для работы инспектора, где разместить документы).

Встреча с инспектором

• Назначить ответственного сопровождающего (обычно руководитель отдела кадров или специалист по ОТ).
• Подготовить перечень документов в соответствии с выбранным чек‑листом и разместить их в доступном порядке (например, в папке «Подготовка к проверке ГИТ»).
• Обеспечить наличие копий всех документов (инспектор может запросить оригиналы и копии).
• Вести вежливый, но деловой диалог; фиксировать все замечания инспектора в журнале.
• По окончании проверки получить акт или предписание и сразу приступить к устранению выявленных нарушений.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка	Последствия	Как избежать
Отсутствие подписи сотрудника при ознакомлении с локальными актами	Штраф до 50 000 руб.	Вести журнал ознакомления под подпись; проводить ежемесячный контроль.
Просроченные результаты СОУТ	Нарушение охраны труда, возможный штраф до 100 000 руб.	Обновлять СОУТ не реже одного раза в 5 лет (или при изменении условий труда).
Неуплаченные компенсации мобилизованным	Штраф + возможное уголовное преследование.	Вести отдельный реестр мобилизованных; ежемесячно сверять начисления.
Отсутствие журналов учета СИЗ	Штраф за недостаток средств защиты.	Внести учет СИЗ в электронную систему; проводить еженедельные проверки.

Примерный чек‑лист для самоподготовки (сокращенный)

1. Трудовые договоры – все ли заключены, есть ли доп. соглашения о переводе, есть ли копии у сотрудников?
2. Ознакомление под подпись – журналы по правилам внутреннего трудового распорядка, инструкциям по ОТ, положению об оплате труда.
3. Приказы по кадрам – прием, перевод, отпуск, увольнение – оформлены и зарегистрированы.
4. СОУТ – актуальные протоколы, карты спецоценки, план мероприятий по снижению рисков.
5. Инструктажи – вводные, первичные, повторные, целевые – протоколы и журналы.
6. СИЗ – акты выдачи, журналы учета, проверка состояния.
7. Учет несчастных случаев – формы Н-1, журналы, расследования.
8. Выплаты – расчетные листки за последние 12 мес., документы по отпускным, больничным, выплаты мобилизованным.
9. Документы по мобилизованным – приказы о призыве, сохранении места работы, компенсации.
10. Самопроверка – пройден сервис Роструда, получен отчет, устранены замечания.

Подготовка предприятия к проверке по трудовому законодательству требует системного подхода: актуализация нормативной базы, ведение надлежащей документации, регулярная самопроверка с использованием официальных сервисов Роструда и обучение персонала. Следуя рекомендациям выше, вы значительно снизите риск получения штрафов и создадите безопасные и законные условия труда для всех сотрудников.

Помните: лучшая защита – это проактивная работа с документами и постоянное внутреннее аудитирование. Удачной проверки!