Проверка со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) – это обычное явление для любой организации, работающей в России. Начиная с 2026 года в законодательстве появились новые положения о категориях риска, а также уточнены сроки и порядок проведения плановых и внеплановых проверок. Правильная подготовка позволяет не только избежать штрафов, но и повысить уровень трудовой культуры в компании.

Правовая база и типы проверок

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной нормативный акт, регулирующий отношения между работодателем и работником.
• Постановление Правительства РФ от № 489 – определяет порядок проведения плановых проверок.
• Постановление Правительства РФ от № 1230 – вводит пять категорий риска (от «очень высокого» до «низкого»).
• Федеральный закон № 152‑ФЗ (о персональных данных) – актуален, если проверка затрагивает вопросы охраны труда и медицинского осмотра.

1.1 Плановые и внеплановые проверки

Согласно актуальному законодательству:

1. Плановые проверки проводятся в соответствии с ежегодным графиком, опубликованным на сайте Генеральной прокуратуры РФ. До 2030 года плановые проверки остаются только для компаний с «очень высоким» и «высоким» уровнем риска (например, опасные производства, предприятия с высоким уровнем травматизма).
2. Внеплановые проверки могут быть инициированы по факту получения жалобы, сообщения о нарушении, а также в рамках целевых мероприятий (например, проверка соблюдения требований по охране труда после крупных аварий).

Определение категории риска вашей компании

Категория риска влияет на частоту и объём проверок. Чтобы узнать свою категорию, необходимо:

1. Ввести ИНН или полное наименование организации в поисковую строку сайта Генеральной прокуратуры РФ;
2. Ознакомиться с результатами поиска – там будет указана присвоенная категория (если она есть).

Если категория не присвоена, инспектор не имеет права проводить плановый визит, однако внеплановую проверку он может инициировать в любой момент.

Ключевые документы, которые проверяют инспекторы

Пошаговый план подготовки к проверке

Формирование рабочей группы

• Руководитель проекта – обычно директор или заместитель директора по персоналу.
• Юрист – отвечает за соответствие нормативным актам и подготовку правовых заключений.
• Специалист по охране труда – готовит документы по безопасному производству.
• Бухгалтер – проверяет расчёт заработной платы, компенсаций и удержаний.
• IT‑специалист – отвечает за электронный архив и доступ к документам в электронном виде.

Аудит текущего состояния

1. Сравнить фактическую практику с требованиями ТК РФ (пункты 1‑12 главы 1, глава 2, глава 3, глава 4).
2. Провести внутренний аудит по чек‑листу из 374 вопросов (блок 1) и по пунктам охраны труда (блок 2).
3. Составить список выявленных несоответствий и назначить ответственных за их устранение.

Устранение выявленных нарушений

• Обновить или оформить недостающие трудовые договоры.
• Внести в личные дела недостающие приказы и акты.
• Провести недостающие инструктажи и оформить журналы.
• Обновить графики работы, учёт сверхурочных, обеспечить правильный расчёт оплаты.
• Провести повторный медицинский осмотр, если срок действия предыдущего документа истёк.

Организация документооборота

Для упрощения доступа инспектора рекомендуется:

1. Создать электронный архив (PDF/Doc) с чёткой структурой: Кадры → Трудовые договоры → Приказы → Табели → Охрана труда → Медицинские документы.
2. Назначить ответственного за выдачу документов (обычно главный специалист по кадрам).
3. Подготовить список всех запрашиваемых документов в виде отдельного файла‑приложения к чек‑листу.

Подготовка к взаимодействию с инспектором

• Назначить контактное лицо (обычно руководитель отдела кадров), которое будет принимать инспектора и отвечать на вопросы.
• Подготовить короткую презентацию о системе управления персоналом (структура, процедуры, внутренний контроль).
• Обучить сотрудников правилам поведения: не спорить, не предлагать «подарки», отвечать только на те вопросы, которые относятся к их компетенции.

Чек‑лист подготовки к проверке (плановой/внеплановой)

1. Определить категорию риска и дату плановой проверки (если есть).
2. Собрать пакет обязательных документов (см. таблицу в разделе 3).
3. Провести внутренний аудит по чек‑листу 374 вопросов.
4. Устранить все выявленные несоответствия в течение 10‑15 рабочих дней.
5. Обновить электронный архив и проверить доступность файлов.
6. Назначить ответственного за взаимодействие с инспектором и провести инструктаж персонала.
7. Подготовить пояснительные записки к документам, если есть особенности (например, гибкий график, удалённая работа).
8. Проверить наличие актуальных приказов о проведении инструктажей и журналов их проведения.
9. Убедиться в правильности расчёта заработной платы и компенсаций (проверка расчётных листов, выписок из бухгалтерии).
10. Подготовить ответы на типовые вопросы инспектора (см. приложение ниже).

Как вести себя во время проверки

• Сохраняйте спокойствие – инспектор имеет право запросить документы, но не может требовать их «вручную» без предварительного уведомления.
• Не предоставляйте копии без отметки «Копия» – оригиналы должны оставаться в архиве.
• Записывайте все запросы инспектора в журнал (дата, время, запрос, предоставленный документ).
• Если документ отсутствует, объясните причину и предложите предоставить его в течение установленного срока.
• Не подписывайте акт проверки без ознакомления – у вас есть право задать вопросы и потребовать исправления ошибок.

Оспаривание результатов проверки

Если в акте инспекции зафиксированы нарушения, которые вы считаете необоснованными, действуйте согласно следующей схеме:

1. Подготовьте пояснительную записку с указанием нормативных актов, подтверждающих вашу позицию.
2. Соберите доказательства (копии документов, электронные записи, протоколы инструктажей).
3. В течение 10 дней с момента получения акта подайте апелляцию в вышестоящий орган (например, в территориальный отдел ГИТ).
4. Если апелляция отклонена, подайте жалобу в суд в течение 30 дней.

Профилактика: как сделать проверку «пассивной»

• Регулярно (раз в квартал) проводить внутренний аудит по ТК РФ.
• Внедрить систему электронного документооборота (EDMS) с автоматическим контролем сроков хранения.
• Обучать персонал ежегодные инструктажи и фиксировать их в электронных журналах.
• Поддерживать актуальность коллективного договора и своевременно вносить изменения.
• Следить за изменениями в законодательстве (подписка на рассылки от КонсультантПлюс, Гарант).

Подготовка к проверке на соответствие Трудовому кодексу РФ – это системный процесс, который требует участия нескольких подразделений компании и постоянного контроля за документами и процессами. Следуя описанному выше плану, вы сможете:

• Снизить риск получения штрафов и административных санкций;
• Повысить уровень доверия со стороны сотрудников и контролирующих органов;
• Создать прозрачную и законодательно выверенную систему управления персоналом.

Помните, что проверка – это возможность улучшить внутренние процессы, а не только повод для страха. Регулярный аудит и проактивный подход к соблюдению ТК РФ сделают вашу компанию более конкурентоспособной и устойчивой.

Приложение: типовые вопросы инспектора и образцы ответов

Эти образцы помогут быстро подготовить ответы и продемонстрировать готовность компании к проверке.