В 2026 году контроль со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) стал более системным и
строгим. Работодатели часто сталкиваются с внеплановыми проверками, которые могут
привести к крупным штрафам, если не подготовиться заранее. В статье собраны:
- какие акты составляются в ходе проверки;
- какие образцы документов необходимо иметь в наличии;
- пошаговый план действий работодателя;
- примерные шаблоны (акт проверки, отказ в предоставлении документов, форма N‑2‑ГИТ и др.).
Основные виды проверок трудовой инспекции в 2026 году
- Плановая проверка – включена в ежегодный план ГИТ, о ней заранее известен.
- Внеплановая проверка – проводится без включения в план, часто в ответ на жалобы.
- Тематическая проверка – фокусируется на конкретных вопросах (охрана труда, учет рабочего времени, выплаты).
Для всех видов проверок инспектор обязан предъявить:
- удостоверение инспектора;
- распоряжение о проведении проверки (форма N‑1‑ГИТ).
Если указанные документы не представлены, работодатель имеет право отказать в доступе к документам до их получения.
Перечень обязательных документов, которые могут потребовать инспекторы
2.1 Трудовые отношения
- Трудовые договоры (в т.ч. с временными и сезонными работниками);
- Дополнительные соглашения к трудовым договорам;
- Коллективный договор (если есть);
- Приказы о приёме, переводе, увольнении;
- Трудовые книжки (оригиналы и копии).
2.2 Кадровое делопроизводство
- Штатное расписание и его актуализация;
- Локальные нормативные акты (Положение о порядке оформления и хранения кадровой документации, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об охране труда и др.);
- Журналы учета рабочего времени (табели, электронные системы учета);
- Журналы инструктажей, инструкций по охране труда;
- Отчёты о проведении аттестации рабочих мест.
2.3 Финансово‑экономическая часть
- Выписка из бухгалтерского учёта по начислению заработной платы;
- Документы, подтверждающие выплаты (премии, надбавки, компенсации);
- Справки о выплате отпускных, больничных, декретных.
2.4 Прочие документы
- Документы, связанные с охраной труда (планы мероприятий, протоколы проверок, акты по результатам проверок органов Роспотребнадзора);
- Документы, подтверждающие наличие и соблюдение требований к условиям труда (сертификаты, заключения экспертов).
Как правильно подготовиться к проверке
- Создать чек‑лист – в начале года составьте перечень всех документов, указанных в пункте 2, и проверьте их актуальность.
- Обновить локальные акты – убедитесь, что Положение о порядке оформления кадровой документации, Правила внутреннего трудового распорядка и Положение об охране труда соответствуют текущему законодательству (ТК РФ, ФЗ «Об охране труда»).
- Назначить ответственного – обычно это главный бухгалтер или руководитель отдела кадров, который будет вести диалог с инспектором.
- Подготовить образцы актов – иметь готовые шаблоны актов проверки, отказов и пояснительных записок.
- Провести внутренний аудит – за 1–2 недели до плановой проверки проверьте соответствие фактического состояния дел документам.
Образцы документов, которые пригодятся в 2026 году
4.1 Распоряжение о проведении проверки (форма N‑1‑ГИТ)
От ____________ 2026 г.
О проведении проверки соблюдения требований трудового законодательства
На основании ст. 357 ТК РФ и ст. 5.27 КоАП РФ назначить проверку организации __________ (ИНН __________);
Цель проверки – проверка соблюдения требований Трудового кодекса, законов РФ о охране труда, а также локальных нормативных актов организации.
Срок проведения проверки: с «____» по «____».
Инспектор: ______________________ (удостоверение № ___).
Перечень проверяемых подразделений: ______________________.
Подпись руководителя ГИТ ______________________
4.2 Акт проверки (форма N‑2‑ГИТ)
Дата проведения: «____» 2026 г.
Организация: ______________________ (ИНН __________).
Инспектор: ______________________ (удостоверение № ___).
Основание проверки: ______________________ (плановая/внеплановая, жалоба № ___).
Перечень проверенных документов (приложение 1):
─ Трудовые договоры – 100 шт.;
─ Штатное расписание – актуальное;
─ Журнал учета рабочего времени – за 2025 г.;
─ Положение о порядке оформления кадровой документации – в силе;
Выявленные нарушения:
3.1. Отсутствие копий трудовых договоров у 5 работников (ст. 57 ТК РФ).
3.2. Несоответствие графика работы требованиям ст. 91 ТК РФ (переработка без надбавки).
…
Ответственные лица:
ー Руководитель отдела кадров – Иванов И.И.;
ー Главный бухгалтер – Петров П.П.
Рекомендации инспектора:
─ В течение 10 дней предоставить недостающие документы;
ー Исправить график работы и оформить надбавки за переработку.
Подпись инспектора ______________________
Подпись представителя организации ______________________
4.3 Образец отказа в предоставлении документов, не относящихся к проверке
«____» __________ 2026 г.
В _______________________ (наименование инспекции)
От _______________________ (наименование организации, ИНН)
Мы получили запрос на предоставление следующих документов:
— __________ (перечень).
Согласно ст. 357 ТК РФ и пункту 2 распоряжения N‑1‑ГИТ, указанные документы не относятся к предмету текущей проверки (____).
В связи с этим просим рассмотреть наш мотивированный отказ и не включать их в акт проверки.
С уважением,
_______________________
(ФИО, должность, подпись)
4.4 Пример пояснительной записки к акту проверки
К акту проверки № ___ от «____» 2026 г.
По пункту 3.1 акта указано отсутствие копий трудовых договоров у 5 работников. Данные договоры находятся в электронном виде в системе «Электронный архив кадров», ссылка: https://example.com/archiv. Копии будут предоставлены в течение 3 рабочих дней.
По пункту 3.2 отмечено несоответствие графика работы. Ошибка возникла из‑за неверного ввода в системе учета рабочего времени. Корректировка уже произведена, новые графики приложены (приложение 2).
Прочие замечания рассматриваются в рамках плана корректирующих действий, срок – 30 дней.
Ответственный за исправление: ______________________ (должность).
_______________________
(ФИО, подпись)
Как оформить отказ от предоставления документов, не относящихся к проверке
Если инспектор требует документы, которые не входят в предмет проверки, работодатель обязан:
- Сформулировать мотивированный отказ (см. образец 4.3);
- Указать конкретный пункт закона (ст. 357 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ);
- Внести запись в акт проверки (инспектор фиксирует отказ в разделе «Отказ в предоставлении»);
При правильном оформлении отказа штраф за воспрепятствование не применяется, поскольку действия инспектора признаются незаконными.
Штрафы и ответственность в 2026 году
- За отсутствие трудового договора – от 5 000 до 30 000 руб.;
- За несоблюдение правил учета рабочего времени – от 10 000 до 50 000 руб.;
- За отказ в предоставлении документов без законных оснований – от 20 000 до 100 000 руб.;
- Максимальные штрафы (по ст. 5.27 КоАП) могут достигать 500 000 руб. при повторных или тяжких нарушениях.
В 2025 году суммы штрафов не изменились, однако в 2026 году инспекции стали чаще применять максимальные размеры, особенно в случае системных нарушений.
Электронный сервис «Электронный инспектор»
С 2025 года в работе находится онлайн‑платформа, позволяющая:
- Получать интерактивные заключения о наличии/отсутствии нарушений;
- Скачивать готовые шаблоны актов, отказов и пояснительных записок;
- Отслеживать статус рассмотрения замечаний и получать рекомендации по их устранению.
Для доступа к сервису необходимо зарегистрировать организацию в системе electroinspector.ru и привязать электронную подпись руководителя.
Практический чек‑лист «Что иметь под рукой перед визитом инспектора»
- Удостоверение инспектора и распоряжение N‑1‑ГИТ;
- Трудовые договоры (печатные и электронные копии) всех работников;
- Штатное расписание и актуальные должностные инструкции;
- Положения о порядке оформления кадровой документации;
- Журналы учета рабочего времени (табели, электронные отчёты);
- Журналы инструктажей по охране труда и программы ОТ;
- Отчёты бухгалтерии о начислении заработной платы, выплате отпускных, больничных;
- Документы, подтверждающие наличие лицензий и сертификатов (если требуется);
- Копии актов проверки (если они уже были проведены) и пояснительные записки к ним;
- Подготовленные шаблоны отказов и пояснительных записок (см. раздел 4).
В 2026 году проверка трудовой инспекции стала более предсказуемой, но одновременно более строгой. Ключ к успешному прохождению проверки – заранее подготовленная документация и знание своих прав. Используйте представленные образцы актов, отказов и пояснительных записок, а также электронный сервис «Электронный инспектор», чтобы минимизировать риск штрафов и быстро устранять выявленные нарушения.
Помните, что правильное оформление актов и локальных нормативных актов не только защищает от штрафов, но и повышает репутацию вашей компании в глазах контролирующих органов.