Соблюдение трудового законодательства — это не только юридическая необходимость, но и залог стабильности бизнеса․ Несмотря на действующий до 2030 года мораторий на плановые проверки Государственной инспекции труда (ГИТ), риск прихода инспекторов никуда не делся․ Неплановые проверки, профилактические посещения, проверки по жалобам и поручения прокуратуры остаются в силе․ Грамотная подготовка — лучшая защита от штрафов и приостановки деятельности․

Правовая база и виды проверок в 2026 году

Основной регулятор — Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), Федеральный закон от № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», а также ФЗ-181 «Об основных гарантиях прав предпринимателей»․

Какие проверки возможны сейчас:

• Неплановые проверки — проводятся по основаниям, перечисленным в ст․ 9 № 294-ФЗ (жалоба работника, сообщение СМИ, поручение Президента/Правительства/Прокуратуры, угроза жизни/здоровью)․
• Профилактические посещения, не являются проверкой в строгом смысле, но инспектор имеет право осмотреть рабочие места, опросить сотрудников и запросить документы․ Порядок регулируется ст․ 21 № 294-ФЗ․ После посещения выдается предписание об устранении нарушений (без штрафов при первом выявлении)․
• Рассмотрение жалоб и заявлений — может не требовать выезда, ограничиваясь запросом документов (ст․ 22 № 294-ФЗ)․
• Проверки прокуратуры — проводятся по своей компетенции, часто по итогам рассмотрения обращений граждан․

Важно: Мораторий на плановые проверки действует до 31 декабря 2030 г․ (согласно указу Президента и поправкам в № 294-ФЗ)․ Однако он не распространяется на неплановые проверки и профилактические посещения․

Ключевые блоки документов: чек-лист для подготовки

Инспекторы оценивают соблюдение законодательства по контрольным вопросам (чек-листам), утвержденным приказами Роструда (например, Приказ Роструда от № 786 и актуальные редакции)․ Ниже перечень основных групп документов, которые запрашиваются в первую очередь․

Локальные нормативные акты (ЛНА) и внутренние документы

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — обязательны для всех (ст․ 189 ТК РФ)․ Должны согласованы с профсоюзом (если есть)․
• Положение об оплате труда (система окладов, тарифных ставок, надбавок, бонусов, стимулирующих выплат) — ст․ 135 ТК РФ․
• Положение о персональных данных и Политика обработки ПДн (согласия сотрудников, уведомление Роскомнадзора)․
• Положение о коммерческой тайне (если вводится режим)․
• Акты о введении ЛНА (приказы о утверждении) и листы ознакомления под роспись․

Документы по приему, переводу и увольнению (Кадровое делопроизводство)

• Трудовые договоры (ТД) и дополнительные соглашения — в 2-х экземплярах, подписанные до начала работы (ст․ 67 ТК РФ)․ Наличие обязательных условий (ст․ 57 ТК РФ)․
• Приказы (распоряжения) о приеме, переводах, отпусках, увольнении — единые формы (Приказ Минтруда от № 736н) или собственные, утвержденные ЛНА․
• Личные карточки работников (Т-2) — заполненные актуально․
• Трудовые книжки / СТД-Р — правильное ведение, своевременная выдача при увольнении․ Проверяется переход на электронный вид (СТД-Р)․
• Сведения о доходах и удержанных суммах (форма 182н / 6-НДФЛ) — для расчета пособий и проверки зарплаты․

Рабочее время и режимы отдыха

• Графики сменности (если применимо) — утверждены не позднее чем за месяц, с учетом суммированного учета (ст․ 104 ТК РФ)․
• Табели учета рабочего времени (Т-12, Т-13 или свои формы) — заполнены ежедневно, подписаны ответственным лицом․
• Приказы о работе в выходные/нерабочие праздничные дни, ночное время, сверхурочные, с письменным согласием работников (где требуется ст․ 99, 113, 152 ТК РФ)․
• Журналы учета сверхурочных работ — лимит 120 часов в год на работника․
• Графики предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков — утверждены за 2 недели до года, ознакомлены под роспись․ Нет просроченных отпусков более 2 лет подряд․

Оплата труда

• Выплата зарплаты не реже 2 раз в месяц (ст․ 136 ТК РФ) — соблюдение сроков аванса и окончательного расчета․
• МРОТ — зарплата без учета стимулирующих выплат не ниже МРОТ региона/федерального (ст․ 133 ТК РФ)․
• Расчеты при увольнении, в день увольнения (ст․ 140 ТК РФ), включая компенсацию за неиспользованный отпуск․
• Индексация зарплат, ежегодно с учетом инфляции (ст․ 134 ТК РФ), зафиксирована в ЛНА․
• Писательные извещения о задержке зарплаты (если были случаи), ст․ 236 ТК РФ․

Охрана труда (ОТ) — приоритетная зона внимания

• Оценка условий и возможностей труда (ОУПТ / СОУТ) — карты СОУТ, протоколы комиссии, замеры вредных факторов․ Класс условий труда влияет на доп․ отпуска, выплаты, льготные пенсии․
• Обучение и проверка знаний по ОТ — вводные, первичные на рабочем месте, стажировка, повторные (раз в год/3 года)․ Протоколы комиссий, журналы инструктажей (Приказ Минтруда/Минобрнауки от № 2464)․
• Медицинские осмотры (предварительные, периодические, внеочередные) — заключения врачебной комиссии, направления на осмотр․ Соответствие профессий перечню № 29н․
• СИЗ (Средства индивидуальной защиты), Типовые нормы выдачи (Приказ Минтруда от № 398н), карточки выдачи СИЗ, подписи получения․
• Специальная оценка условий труда (СОУТ), актуальность деклараций, проведение по срокам․
• Расследование несчастных случаев, акты формы Н-1, сообщения в ГИТ, Прокуратуру, СФР (в сроки ст․ 228-231 ТК РФ)․

Работа с определенными категориями работников

• Несовершеннолетние — медосмотры (обязательно до 18 лет), сокращенное рабочее время, запрет на вредные/опасные работы, ночные, СРВ, соглашение родителей/опекунов/органах опеки․
• Беременные женщины, матери до 1,5 лет, одинокие родители — запрет на отказы в приеме/увольнении, перевод на легкую работу, запрет СРВ/ночных/командировок без согласия․
• Удаленные работники — оформление по ст․ 312․1-312․9 ТК РФ (доп․ соглашение к ТД, обеспечение оборудованием/СИЗ, оплата связи/интернета, режим работы/отдыха)․
• Внешние совместители / ГПХ (гражданско-правовые договоры) — проверка на признаки трудового договора (скрытые трудовые отношения)․ Наличие ТД у основного работодателя для совместителей․

Миграционный учет (для иностранных граждан)

• Патент / Разрешение на работу / Виза (в зависимости от категории)․
• Уведомление МВД о заключении/расторжении ТД (в 3-дневный срок)․
• Страховой полис ОМС/ДМС․
• Знание русского языка (свидетельство/аттестат), для определенных профессий․

На чем инспекторы делают основной акцент (Топ-рисков)

1. «Серые» зарплаты и отсрочки выплат․ Сверка данных 6-НДФЛ, РСВ, выплат по картам/кассе с условиями ТД и Положения об оплате труда․
2. Нарушения в оформлении сверхурочных и работы в выходные․ Отсутствие письменного согласия, неоплата/частичная оплата, превышение лимита 120 ч/год․
3. Просроченные отпуска․ Наличие работников, не пользовавшихся отпуском более 2 лет подряд (ст․ 124 ТК РФ)․
4. Формализм в охране труда․ Инструктажи «на бумаге» без реального проведения, отсутствие стажировки, просроченные медосмотры/СОУТ, выдача СИЗ не по нормам или без росписи․
5. Несвоевременное уведомление МВД об иностранцах․ Штрафы по ст․ 18․15 КоАП РФ (на юрлицо до 800 тыс․ руб․ за каждого работника)․
6. Переквалификация ГПХ в трудовые договоры․ Проверка признаков подчинения, личного исполнения, регулярных выплат (Постановление Пленума ВС РФ от № 5)․
7. Отсутствие или несоответствие ЛНА действующему законодательству․ Правила ПВТР, не учитывающие удаленку/сменность; Положение об оплате труда без индексации․

Процедура проверки: права и обязанности сторон

Что имеет право инспектор (ст․ 360 ТК РФ, ст․ 14 № 294-ФЗ):

• Свободный доступ на территорию объекта (при предъявлении служебного удостоверения и приказа/решения о проверке)․
• Запрос и изъятие документов (копий) по извещению․
• Опрос работников и должностных лиц (добровольно, с составлением протокола)․
• Осмотр рабочих мест, зданий, сооружений․
• Привлечение экспертов, специалистов, переводчиков․

Что обязан сделать работодатель:

• Обеспечить доступ, предоставить рабочее место для инспектора․
• Предъявить запрошенные документы в установленный срок (обычно 5-10 рабочих дней)․
• Обеспечить возможность опроса сотрудников․

Совет: Назначьте ответственного за взаимодействие с ГИТ (часто — кадровик или юрист)․ Ведите журнал регистрации посещений контролирующих органов․ Любые изъятые документы — только под расписку в акте/протоколе с указанием сроков возврата․

Последствия выявленных нарушений

Помимо штрафов, инспектор выдает предписание об устранении нарушений․ Неисполнение предписания влечет повторную проверку и уже более строгие санкции (в т․ч․ приостановка деятельности по ст․ 5․27․1 КоАП РФ или ст․ 22 ТК РФ по решению суда)․

Алгоритм действий при получении предписания или акта

1. Изучите документ в срок․ Акт проверки можно обжаловать в вышестоящую инспекцию или в суд в течение 10 дней (ст․ 362 ТК РФ, ст․ 24 № 294-ФЗ)․ Предписание — в течение 10 дней в вышестоящую ГИТ или суд․
2. Устраните нарушения․ Даже если обжалуете, параллельно устраняйте объективные нарушения (оплатите долги, оформите приказы, проведите инструктажи)․ Это смягчающий обстоятельство․
3. Сообщите об исполнении․ В срок, указанный в предписании, направьте в ГИТ отчет об исполнении с приложением копий документов (подтверждающих устранение)․
4. Проведите внутренний аудит․ Выявленные ошибки часто системны․ Проверьте аналогичные ситуации по всем филиалам/подразделениям․

Профилактика лучше лечения: как подготовиться заранее

Внедрите систему внутреннего трудового аудита (хотя бы раз в полугодие):

• Проверка актуальности ЛНА (изменения в ТК РФ, судебная практика, новые приказы Минтруда/Роструда)․
• Выборочная проверка ТД и личных карточек на соответствие реальности (должность, ставка, график)․
• Анализ табелей на предмет сверхурочных, ночных часов, работы в выходные — есть ли приказы и согласия?
• Сверка списка работников, подлежащих медосмотрам/обучению по ОТ/СОУТ, с реальными сроками․
• Проверка срока действия патентов/разрешений у иностранцев и своевременности уведомлений МВД․
• Контроль за просроченными отпусками (отчет 1С/Кадры: «Просроченные отпуска»)․
• Актуализация перечня работников, имеющих доступ к коммерческой тайне/персональным данным․

В 2026 году основной вектор контроля смещен с плановых проверок на целевые неплановые выезды, профилактические посещения и реактивную работу по жалобам․ Инспекторы смотрят не только на наличие печатей и подписей, но и на соответствие документов реальности (фактическое рабочее время, реальная зарплата, реальное обучение по ОТ)․

Единственный надежный способ спать спокойно — выстроить систему кадрового делопроизводства и охраны труда, где документы не «готовятся к проверке», а ведутся ежедневно как рабочий инструмент․ Инвестиции в внутренний аудит и автоматизацию (ЭДО, СЭД, системы контроля сроков) окупаются за счет отсутствия штрафов, простоев и репутационных рисков․

Данная статья носит информационный характер и не является правовым консультированием․ Трудовое законодательство динамично меняется (изменения в ТК РФ, новые приказы Минтруда, судебная практика)․ Для решения конкретных вопросов обращайтесь к квалифицированным юристам по трудовому праву․