Проверка соблюдения трудового законодательства, это серьезное испытание для любой компании. Государственная инспекция труда (ГИТ) в Омской области строго следит за тем, чтобы права работников соблюдались, а работодатели выполняли свои обязательства. От правильной и своевременной подготовки документов зависит не только успешное прохождение проверки, но и репутация компании, а также размер возможных штрафов.

В этой статье мы подробно разберем, какие документы необходимо подготовить, как их правильно оформить и на что обратить особое внимание, чтобы проверка прошла безболезненно для вашего бизнеса.

Что нужно знать о проверках ГИТ в Омской области

Государственная инспекция труда в Омской области проводит как плановые, так и внеплановые проверки. Плановые проверки осуществляются по утвержденному графику, с которым можно ознакомиться на официальном сайте ГИТ. Внеплановые могут быть инициированы по жалобам работников, в связи с истечением срока устранения ранее выявленных нарушений или в случае несчастного случая на производстве.

Контакты Государственной инспекции труда в Омской области

Если у вас возникли вопросы по поводу предстоящей проверки или соблюдения трудового законодательства, вы можете обратиться в ГИТ по Омской области:

• Телефон для справок, приёмная руководителя: 7 (3812) -4-25-56
• Горячая линия по вопросам соблюдения трудового законодательства: 7 (903) -80-55-00 и 8 (3812) -1-09-18
• Личный прием: Проводится дежурным государственным инспектором труда во вторник и четверг с 09:00 до 12:00 (по живой очереди) на базе кадрового центра «Работа России» (г. Омск).

С чего начать подготовку документов

Подготовку к проверке лучше всего начать с внутреннего аудита. Аудит соблюдения трудового законодательства и расчетов по оплате труда поможет выявить слабые места до прихода инспектора. Вы можете провести его самостоятельно, используя проверочные листы, или привлечь сторонних специалистов.

Использование проверочных листов (чек-листов)

ГИТ при проведении проверок использует специальные проверочные листы (списки контрольных вопросов). Они утверждены приказом Минтруда России и доступны для скачивания на официальном сайте Роструда. В сервисе «Электронный инспектор» (Онлайн Инспекция) доступно 79 тематических проверочных листов для самопроверки. Использование этих листов — отличный способ подготовиться к визиту инспектора.

Основной пакет документов для проверки

Перечень документов, которые могут запросить инспекторы, обширен. Он охватывает все сферы трудовых отношений. Вот список основных документов, которые должны быть в наличии и правильно оформлены:

Учредительные и локальные нормативные акты

• Устав организации и свидетельство о государственной регистрации.
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — должны соответствовать ТК РФ, содержать порядок приема и увольнения, режим работы и отдыха.
• Положение об оплате труда и премировании — документ, регулирующий порядок начисления заработной платы, бонусов и надбавок.
• Положение о защите персональных данных работников — обязательный документ в соответствии с законом о персональных данных.
• Положение об охране труда — комплексный документ, описывающий мероприятия по охране труда в организации.

Кадровые документы

• Штатное расписание — должно актуально отражать структуру организации и должностные оклады.
• Трудовые договоры и дополнительные соглашения — каждый сотрудник должен иметь подписанный экземпляр договора. Проверьте наличие всех существенных условий (место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты и т.д.).
• Трудовые книжки — проверьте правильность заполнения, наличие вкладышей, а также книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. С 2020 года ведется электронная трудовая книжка, поэтому необходимо наличие соответствующих заявлений от работников о выборе способа ведения.
• Кадровые приказы — приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, дисциплинарных взысканиях. Все должны быть обоснованы и подписаны работниками (ознакомление).
• Табель учета рабочего времени, основной документ для проверки соблюдения режима труда и отдыха, а также для расчета заработной платы. Должен вестись по унифицированной форме или форме, утвержденной работодателем.
• График отпусков — должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала нового года. Проверьте наличие подписей работников об ознакомлении.
• Личные карточки работников (форма Т-2) — хотя их ведение не обязательно с 2021 года, если организация их ведет, они должны быть заполнены корректно.
• Должностные инструкции — должны соответствовать фактическим обязанностям работников.

Документы по оплате труда

• Расчетные листки — работодатель обязан выдавать их при выплате заработной платы. Проверьте, что в них расписаны все составные части зарплаты, удержания и итоговая сумма к выплате.
• Платежные ведомости — документы, подтверждающие факт выплаты заработной платы (расчетно-платежные ведомости, платежные поручения).
• Положение о командировках — если в организации есть командировки, должен быть соответствующий локальный акт и приказы о направлении в командировку, служебные задания и авансовые отчеты.

Документы по охране труда

• Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте — должен вестись по установленной форме, страницы пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
• Программы инструктажей — вводного и на рабочем месте, утвержденные работодателем.
• Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ — должны быть разработаны с учетом специфики организации и утверждены работодателем.
• Перечень профессий и должностей, освобожденных от инструктажа на рабочем месте — если таковые имеются.

< документации, проверке результатов или подаче в ФГИС.

• Списки работников, обязанных проходить медосмотры — и сами медицинские справки.
• Журнал учета несчастных случаев на производстве — если были несчастные случаи, проверьте правильность их оформления (акты Н-1).

Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ)

Специальная оценка условий труда (СОУТ) — обязательная процедура для большинства рабочих мест. В Омске и Омской области работает множество компаний, оказывающих услуги по проведению СОУТ. Вы можете привлечь специалистов к отдельным этапам: подготовке документации, проверке результатов или подаче в ФГИС. Многие компании берут на себя полный процесс: от анализа рабочих мест до регистрации отчета и пояснения результатов комиссии.

• Отчет о проведении СОУТ — должен быть утвержден работодателем.
• Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда — подается в ГИТ на рабочие места, на которых не выявлены вредные и (или) опасные производственные факторы.

<2

• Перечень мероприятий по улучшению условий труда — должен быть разработан на основе результатов СОУТ.

Как правильно оформить документы

Наличие документов — это только половина дела. Важно, чтобы они были оформлены правильно. Вот несколько ключевых правил:

1. Актуальность. Все локальные нормативные акты должны быть актуальными и соответствовать действующему ТК РФ. Законодательство меняется, и документы нужно пересматривать. Например, если в ТК РФ внесены изменения, касающиеся, например, отпусков или режима рабочего времени, ПВТР и другие акты должны быть обновлены.
2. Ознакомление работников. При приеме на работу под роспись работник должен быть ознакомлен с ПВТР, иными локальными нормативными актами, прямо связанными с его работой (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о защите персональных документах, должностная инструкция), а также с коллективным договором, если он есть.
3. Соблюдение сроков. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца в установленную дату. Отпуск — не позднее чем за три дня до его начала. График отпусков — не позднее чем за две недели до начала года. Все эти сроки должны соблюдаться и подтверждаться документально.
4. Отсутствие «серых» схем. Инспекторы очень внимательно проверяют расчеты с персоналом по оплате труда. В отчетах должны отражаться реальные показатели. Грамотное документальное оформление и отражение в учете каждого вида начислений — залог успешной проверки. «Серые» схемы выплаты зарплаты «в конверте» выявляются быстро и грозят серьезными штрафами.
5. Читаемость и сохранность. Документы должны быть читаемы, не иметь исправлений (особенно в трудовых книжках), храниться в надлежащих условиях. Кадровое делопроизводство должно вестись на русском языке (если документ составлен на иностранном языке, должен быть перевод);

Частые нарушения, выявляемые при проверке кадров

Аудиторско-консалтинговые компании, специализирующиеся на проверке кадров, выделяют типичные ошибки работодателей:

• Отсутствие обязательных документов. Например, нет штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка или графика отпусков.

< задержек. Выплата зарплаты один раз в месяц, нарушение сроков выплаты отпускных.

• Неправильное оформление трудовых договоров. Отсутствие существенных условий, неуказание размера оклада, неуказание режима рабочего времени.
• Ошибки в табеле учета рабочего времени. Неправильное отражение работы в выходные дни, ночных часов, сверхурочной работы.
• Несоблюдение правил охраны труда. Отсутствие инструктажей, просроченные медосмотры, отсутствие СОУТ.
• Несоблюдение правил хранения и выдачи СИЗ (средств индивидуальной защиты).

Практические советы по подготовке к проверке

1. Не ждите проверки, чтобы наводить порядок. Ведите кадровый учет систематически. Регулярно проводите внутренний аудит расчетов с персоналом по оплате труда и кадровых документов.
2. Используйте проверочные листы ГИТ. Пройдитесь по ним самостоятельно. Это поможет выявить «слабые места» и устранить их до визита инспектора. Если у вас небольшая компания и нет штатного кадровика, рассмотрите возможность аутсорсинга кадрового учета или консультаци с профильными специалистами.
3. Проверьте расчетные листки. Убедитесь, что они выдаются работникам и содержат всю необходимую информацию. Выдачу можно фиксировать в специальном журнале или с помощью электронной подписи.
4. Обратите внимание на СОУТ. Если она не проведена или просрочена, сделайте это как можно скорее. В Омске есть компании, которые могут провести СОУТ «от 1 дня», но лучше не откладывать на последний момент.
5. Проверьте трудовые договоры. Сверьте их с ТК РФ. Убедитесь, что все изменения оформлены дополнительными соглашениями.
6. Систематизируйте хранение. Разложите документы по папкам: «Трудовые договоры», «Приказы по личному составу», «Приказы по основной деятельности», «Охрана труда», «Отчетность» и т.д. Это сэкономит время при подготовке ответа на требование ГИТ о предоставлении документов.

Что делать, если пришло уведомление о проверке

Если вам пришло уведомление о плановой или внеплановой проверке, не паникуйте. Действуйте по следующему алгоритму:

1. Внимательно изучите уведомление. В нем указаны предмет проверки, сроки, правовые основания, список проверяющих. Проверьте, не нарушены ли сроки уведомления (для плановой проверки — не позднее чем за 24 часа, для внеплановой выездной, не позднее чем за 24 часа, для документарной внеплановой — в течение 10 рабочих дней с момента получения требования).
2. Определите список запрашиваемых документов. Составьте опись документов, которые будете предоставлять. Не предоставляйте документы, не относящиеся к предмету проверки.
3. Назначьте ответственного. Это может быть кадровик, юрист или руководитель. Именно этот человек будет взаимодействовать с инспектором, предоставлять документы и давать пояснения.
4. Сделайте копии. Инспектор не имеет права изымать оригиналы документов. Предоставляйте копии, заверенные надлежащим образом. Если инспектор требует оригиналы для сверки, вы имеете право предоставить их для обозрения, но не для изъятия.
5. Проверьте полномочия инспектора. Убедитесь, что у проверяющего есть служебное удостоверение и распоряжение (приказ) о проведении проверки. Вы имеете право не допустить инспектора к проверке, если у него нет необходимых документов или если проверка проводится с нарушением процедур.

акт проверки. Внимательно прочитайте акт. Если вы не согласны с какими-либо выводами, обязательно запишите свои возражения. Вы имеете право приложить к акту письменные пояснения и возражения.

6. Устраните нарушения. Если нарушения выявлены, устраните их в установленные сроки и уведомите об этом ГИТ.

Подготовка документов для проверки соблюдения трудового законодательства в организациях Омской области — процесс трудоемкий, но необходимый. Систематическое ведение кадрового учета, регулярный внутренний аудит и использование проверочных листов ГИТ помогут вам быть во всеоружии. Помните, что каждый штраф должен быть оформлен документами. Штрафовать постоянно и без объяснения причин работодатель не имеет права. В случае необоснованных претензий вы можете обжаловать действия инспектора в установленном порядке.

Если у вас возникают сложности с подготовкой документов, вы всегда можете обратиться за консультацией в Государственную инспекцию труда в Омской области по телефонам, указанным выше, или воспользоваться сервисом «Онлайн Инспекция» на сайте Роструда. Берегите свои документы, соблюдайте права работников и работайте спокойно!