В 2026 году плановые проверки (проверки в рамках текущего контроля) продолжают оставаться одним из ключевых инструментов надзора за соблюдением трудового законодательства и требований к кадровому учёту. Правильное понимание графика проверок, оснований их проведения и подготовки кадрового учёта позволяет избежать штрафов, снизить риски и повысить эффективность работы отдела кадров.

Что такое плановые проверки?

Плановые проверки – это проверки, проводимые контролирующими органами (Федеральной службой по труду и занятости (Роструд), налоговыми органами, ПФР и другими) в заранее установленный срок, указанный в планах проверок на предстоящий год. Они отличаются от внеплановых тем, что их проведение предусмотрено нормативными актами и заранее анонсировано.

• Цель: проверка соблюдения трудового законодательства, правильности ведения кадрового и бухгалтерского учёта.
• Объекты проверки: юридические лица, индивидуальные предприниматели, государственные и муниципальные организации.
• Периодичность: зависит от вида деятельности, размера организации и результатов предыдущих проверок.

График плановых проверок в 2026 году

График формируется ежегодно на основании плана проверок, утверждённого Правительством РФ. Ниже представлена типичная структура графика для 2026 года.

1. Январь–Февраль: проверка организаций, работающих в сфере образования и здравоохранения.
2. Март–Апрель: проверка строительных и производственных компаний.
3. Май–Июнь: проверка предприятий сферы услуг и торговли.
4. Июль–Август: проверка государственных и муниципальных учреждений.
5. Сентябрь–Октябрь: проверка финансовых организаций и банков.
6. Ноябрь–Декабрь: проверка компаний, подлежащих обязательному аудиту, а также контроль за выполнением рекомендаций, выданных в ходе предыдущих проверок.

Важно помнить, что конкретные даты могут изменяться в зависимости от региональных особенностей и приоритетов контролирующего органа.

Основания для проведения плановых проверок

Согласно Трудовому кодексу РФ и другим нормативным актам, плановые проверки могут быть инициированы по следующим основаниям:

• Плановые мероприятия контролирующего органа: ежегодный план проверок, утверждённый в установленном порядке.
• Результаты предыдущих проверок: выявленные нарушения, требующие контроля за их устранением.
• Субъективные показатели: уровень риска, определяемый по отраслевым характеристикам (например, высокий уровень текучести кадров).
• Обращения работников: жалобы, поданные в трудовую инспекцию, могут стать поводом для плановой проверки в рамках общего графика.

Подготовка кадрового учёта к плановой проверке

Основные документы, которые необходимо собрать

Техническая подготовка

• Электронный документооборот: убедитесь, что все документы доступны в электронном виде (PDF, DOCX) и находятся в системе электронного архива.
• Обновление программного обеспечения: используйте актуальные версии 1С:Зарплата и Управление персоналом, SAP HR или аналогов.
• Контроль доступа: ограничьте доступ к конфиденциальным данным только уполномоченным сотрудникам.
• Резервное копирование: создайте резервные копии всех кадровых файлов за последний год.

Организационная подготовка

1. Назначьте ответственного: руководитель отдела кадров или сотрудник, который будет координировать взаимодействие с проверяющими.
2. Проведите внутренний аудит: за 1–2 месяца до плановой проверки проверьте полноту и корректность документов.
3. Обучите персонал: проведите инструктаж для всех сотрудников, которые могут быть задействованы в проверке (например, бухгалтерию, руководителей подразделений).
4. Составьте чек‑лист: список всех требуемых документов и ответственных за их предоставление.

Часто встречающиеся ошибки при подготовке к проверке

• Отсутствие актуального штатного расписания: проверяющие часто требуют подтверждения соответствия численности фактической и штатной.
• Неполные трудовые договоры: отсутствие подписи работника, даты начала/окончания, указания условий труда.
• Недостаточная документация по сверхурочным часам: отсутствие согласованных приказов и расчётов.
• Ошибки в расчёте страховых взносов: неверные коды ОКТМО, неправильные ставки.
• Отсутствие электронных копий: в случае запроса проверяющих может потребоваться мгновенный доступ к документам.

Практические рекомендации по успешному прохождению плановой проверки

1. Соблюдайте сроки: предоставляйте запрашиваемые документы в течение 5 рабочих дней, если иное не оговорено.
2. Будьте открытыми и вежливыми: доброжелательное общение снижает напряжённость и ускоряет процесс.
3. Не скрывайте нарушения: если обнаружены ошибки, сразу предложите план их исправления – это часто рассматривается как смягчающий фактор.
4. Фиксируйте все запросы письменно: сохраняйте копии запросов и ответов, чтобы иметь доказательства в случае споров.
5. После проверки проведите разбор: составьте акт с рекомендациями и внедрите необходимые изменения в кадровый учёт.

Как использовать результаты проверки для улучшения кадровой политики

Результаты плановой проверки – это не только контрольный лист, но и возможность оптимизировать процессы:

• Автоматизация: внедрите новые модули в 1С или ERP‑систему для автоматического формирования отчётов.
• Обучение персонала: проведите тренинги по актуальному трудовому законодательству.
• Аудит внутренних процедур: пересмотрите порядок оформления приёмов/увольнений, согласования отпусков.
• Улучшение коммуникаций: установите регламент взаимодействия между отделом кадров, бухгалтерией и руководителями подразделений.

Плановые проверки в 2026 году – это предсказуемый, но требовательный процесс, который требует от организации системного подхода к кадровому учёту. Знание графика, оснований и правильная подготовка позволяют не только успешно пройти проверку, но и использовать её результаты для повышения эффективности управления персоналом.

Помните, что проактивный подход (внутренний аудит, обучение сотрудников, автоматизация) – лучший способ минимизировать риски и обеспечить соответствие законодательству.

Если у вас возникли вопросы по подготовке к плановой проверке или требуется консультация по кадровому учёту, обратитесь к профессиональному юристу или специалисту по трудовому праву.