Плановая проверка Государственной инспекции труда (ГИТ) – одно из ключевых мероприятий, позволяющих убедиться, что организация соблюдает требования трудового законодательства и охраны труда. С 2025 года в России введён риско‑ориентированный подход, который определяет частоту проверок в зависимости от уровня риска работодателя. В статье мы разберём, кого проверяют, как происходит уведомление, какие документы нужны и, главное, представим полный чек‑лист для самостоятельной подготовки.

Кто попадает под плановую проверку?

• Все работодатели, зарегистрированные в РФ, независимо от отрасли и количества сотрудников.
• Проверка проводится в рамках риско‑ориентированного подхода:
  • Высокий риск – проверка раз в 2 года;
  • Значительный риск – раз в 3 года;
  • Средний риск – раз в 5 лет;
  • Умеренный риск – раз в 6 лет;
  • Низкий риск – проверка не планируется.
• Категорию риска организация узнаёт заранее через сервис «Профилирование» (доступен только для авторизованных работодателей).

Как происходит уведомление о плановой проверке?

Инспектор обязан предупредить работодателя не менее чем за 3 рабочих дня до начала проверки. Уведомление отправляется:

• Заказным письмом с подписью руководителя инспекции;
• Электронным документом, подписанным электронной подписью (ЭП);
• В уведомлении указываются дата, время, место проведения, а также перечень документов, которые следует подготовить.

Что делает инспектор на месте?

При плановой выездной проверке инспектор использует проверочные листы (чек‑листы). На 2026 год их количество составляет около 80 листов с подробной расшифровкой вопросов. Инспектор обязан задавать только те вопросы, которые включены в эти листы, что упрощает подготовку работодателя.

Самоаудит: как провести проверку «внутри» компании?

Перед визитом надзорного органа рекомендуется выполнить самоаудит. Для этого:

1. Скачайте актуальный набор проверочных листов (см. блок «Скачать чек‑лист» ниже).
2. Разделите их по темам (договоры, инструктаж, обучение, охрана труда и т.д.).
3. Назначьте ответственных за каждую группу документов.
4. Проведите внутреннюю проверку, отметив несоответствия.
5. Подготовьте корректирующие действия и сроки их выполнения.

Чек‑лист подготовки к плановой проверке ГИТ (2026 г.)

Ниже – полный перечень документов и действий, который поможет вам убедиться, что всё готово к проверке.

Трудовые договоры и кадровая документация

• Трудовые договоры (включая дополнительные соглашения) – чек‑лист 2.
• Приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудников.
• Трудовые книжки (или электронные аналоги) – наличие записей о всех изменениях.
• Справки о заработной плате, начислениях и удержаниях.

Инструктажи и обучение

• Журналы вводного, первичного и повторного инструктажа.
• Протоколы проведения обучающих мероприятий (тех. безопасность, ППТ, ОТ).
• Сертификаты и дипломы о прохождении обучения персоналом.
• Планы и программы обучения (годовой план, график проведения).

Охрана труда и безопасность

• Положение по охране труда (локальный нормативный акт).
• Аттестация рабочих мест (по результатам профессионального медицинского осмотра).
• Документы по оценке профессиональных рисков (ОПР) и их классификация.
• Журналы регистрации несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
• Планы мероприятий по устранению выявленных рисков.

Документы по охране здоровья

• Медицинские карты сотрудников.
• Протоколы медосмотров (периодических, приёмных, вынесенных из эксплуатации).
• Справки о вакцинации (при необходимости).

Документация по контролю за соблюдением трудового законодательства

• Отчёты о проведении проверок (внутренних аудитов, проверок подрядчиков).
• Акты проверки условий труда (внутренние акты, протоколы).
• Документы по учёту рабочего времени (табели, электронные системы учёта).
• Сведения о применении гибкого графика, удалённой работы и др.

Финансово‑правовая часть

• Расчётные листки и ведомости по начислению заработной платы.
• Документы по уплате страховых взносов (ПФР, ФСС, ИФНС).
• Счета‑фактуры и договоры с поставщиками (если проверка касается субподрядчиков).

Прочие обязательные документы

• План мероприятий по чрезвычайным ситуациям (ПЧС).
• Протоколы совещаний по вопросам охраны труда.
• Сведения о наличии и состоянии средств индивидуальной защиты (СИЗ).
• Копии лицензий и разрешений, если деятельность требует их наличия.

Типичные ошибки, которые приводят к административным взысканиям

• Отсутствие актуального положения по охране труда или его несоответствие действующему законодательству.
• Неполный или несвоевременно оформленный журнал инструктажей.
• Отсутствие сертификатов обучения у работников, обязанных проходить обязательные курсы.
• Неоформленные дополнительные соглашения к трудовым договорам (например, о сверхурочной работе);
• Неправильный учёт рабочего времени (отсутствие табелей, несоответствие фактических часов).
• Отсутствие или просроченные медицинские осмотры сотрудников, работающих с вредными и опасными условиями.

Как воспользоваться сервисом самопроверки?

Для упрощения подготовки к проверке ГИТ можно воспользоваться официальным онлайн‑сервисом «Самопроверка ГИТ». Сервис формирует индивидуальный список проверочных листов на основе данных о вашей организации.

1. Перейдите на https://git-selfcheck.example.com и авторизуйтесь (используйте ЭП).
2. Заполните профиль компании: количество сотрудников, отрасль, наличие лицензий, категории риска.
3. Система автоматически сформирует перечень чек‑листов, которые необходимо подготовить.
4. Скачайте готовый PDF‑отчёт и используйте его как основу для внутреннего аудита.

Сервис бесплатный для всех работодателей, зарегистрированных в системе «Профилирование».

Пошаговый план действий за 30 дней до проверки

Что делать, если инспектор откажет в проведении проверки?

Ситуация, когда инспектор составляет акт о невозможности проведения проверки, возникает в следующих случаях:

• Документы недоступны в течение 30 минут после запроса.
• Отсутствует необходимое помещение (например, производственный цех) без уважительных причин.
• Отказ предоставить доступ к оборудованию, связанному с охраной труда.

В таком случае инспектор оформляет акт о невозможности проведения проверки и в течение 10 дней направляет его в региональный отдел ГИТ. Работодатель получает возможность:

1. Подать объяснительные документы в течение 5 дней.
2. Запросить повторную проверку в удобное время (обычно в течение 30 дней).
3. Учесть замечания и подготовить недостающие документы, чтобы избежать штрафов.

Подготовка к плановой проверке ГИТ – это не разовая акция, а системный процесс, который должен стать частью корпоративной культуры. Следуя представленному чек‑листу, используя сервис самопроверки и соблюдая сроки уведомления, вы сможете:

• Снизить риск административных взысканий;
• Повысить уровень безопасности и здоровья сотрудников;
• Укрепить репутацию компании в глазах контролирующих органов.

Помните, что плановая проверка – это возможность выявить слабые места и улучшить систему управления охраной труда, а не только источник штрафов.