Первичная учетная документация — это «фундамент» любой налоговой проверки. Именно по счетам-фактурам, накладным, актам, договорам и платежным поручениям инспекторы восстанавливают картину хозяйственной жизни организации. Ошибки в оформлении, отсутствие обязательных реквизитов или несвоевременное предоставление документов по требованию ФНС — самые частые причины начислений дополнительных налогов, пени и штрафов.

Актуальность темы подтверждается судебной практикой 2024–2025 гг.: суды все чаще встают на сторону инспекции в вопросах доказательной базы, но при этом жестко требуют от налоговиков соблюдения процедур истребования. Ниже — подробный разбор рисков и алгоритм защиты на основе последних изменений в практике (на ).

Нормативная база: что требует закон

Согласно ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и п. 5 ст. 23 НК РФ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом в момент его совершения или по завершении операции. Обязательные реквизиты (наименование, дата, наименование организации, содержание факта, измерение в натуральных/денежных единицах, лица, совершившие операцию) неотменны.

Ключевой момент: Налоговый кодекс (ст. 93, 101 НК РФ) дает инспекции право истребовать документы при камеральной и выездной проверках. Однако закон не определяет исчерпывающий перечень документов, которые можно запросить. Эта пробел в законодательстве давно стал полем для споров.

Главные тренды судебной практики 2024–2025 гг.

Анализ обзоров ФНС (в т.ч. Письмо ФНС от № БС-4-21/1433 об обзоре практики ВС РФ за 2024 г.) и определений ВС РФ показывает смену векторов:

«Расчетный способ» и бремя доказывания (Определение ВС РФ от № 309-ЭС23-30097)

В деле ИП Новоселовой Е.В. ВС РФ закрепил важный принцип: при применении расчетного способа (ст. 31 НК РФ) налоговому органу достаточно представить доказательства, разумно обосновывающие произведенную оценку доходов/расходов. Налогоплательщик же получает право (и фактическую нагрузку) представить доказательства, уточняющие расчет налогового органа.

Акт проверки без ссылок на первичку = незаконный акт (Обобщение практики ВС РФ)

Суды отменяют акты проверок, если в них отсутствуют ссылки на конкретные первичные документы (их перечни), проверенные инспекцией и подтверждающие нарушение. Недостаточно написать «нарушение выявлено» — нужно указать: «по счету-фактуре № 123 от неверно указан НДС».

Процедурные нарушения инспекции не спасают от налога (Практика «Правовест Аудит», 2025)

Негативный для биза прецедент: нарушение сроков проверки, оформления результатов или рассмотрения дела НЕ является безусловным основанием для отмены решения по п. 14 ст. 101 НК РФ и не нарушает права налогоплательщика. Суды смотрят на существенность нарушения: повлияло ли оно на результат? Обычно — нет.

Практический совет: Не строите защиту только на «просрочке» проверки. Работайте с материалами дела.

Камеральная проверка: пределы истребования первички

Камеральная проверка (ст. 88 НК РФ) — это первый рубеж. Инспекторы активно требуют первичные документы («первичку») для сверки с декларациями. Однако их полномочия не безграничны.

Критерии законности требования (Определение СКЭС ВС РФ от № 309-ЭС25-6656)

Верховный Суд в деле № А47-7677/2024 сформулировал критерии оценки требования инспекции:

• Целесообразность: Документы должны относиться к проверяемым налогам и периодам.
• Конкретность: Требование «предоставьте все первичные документы за 2023 год» — противоправно. Нужен перечень конкретных документов (счета, накладные по конкретным контрагентам/операциям).
• Доступность: Нельзя требовать то, чего у налогоплательщика нет (например, документы контрагента).

Ошибки инспекции при истребовании (Постановление АС МО от по делу № А41-86721/2023)

Суды разных округов по-разному реагируют на массовые запросы «все подряд». Но общая тенденция: массовое истребование без обоснования необходимости каждого документа — основание для отказа в удовлетворении ходатайства инспекции о предоставлении доказательств в суде.

Невыполнимые требования: что делать?

Если ФНС требует документы, которых нет в обязанностях хранить (или состав не определен законом), практика сложилась так: налогоплательщик должен уведомить инспекцию о невозможности предоставления с указанием причин (письменно, заказным почтовым отправлением или через ЛК/СБИС). Молчание или отказ без объяснений, путь к штрафам по ст. 129.1 НК РФ и предвзятости суда.

Топ-5 ошибок в первичке, которые «любят» проверяющие

1. Отсутствие обязательных реквизитов (нет подписи ответственного лица, нет печати — если она предусмотрена учетной политикой, нет основания для операции).
2. Расхождения между первичкой и регистрами/декларациями (суммы в накладной и в книге покупок/продаж не сходятся).
3. Формализм в описании операции: «Услуги по договору № 5» без детализации (что именно, объем, этапы). Это «красный флаг» для признака нереальности сделки.
4. Нарушение сроков оформления: документ составлен задним числом (после проверки или в конце квартала «для отчетности»).
5. Несоответствие учетной политики: используются неутвержденные формы, отсутствует реестр форм первички.

Алгоритм действий: как подготовиться и выжить

Этап 1. Внутренний аудит «под прицелом» (до прихода инспекции)

• Проверьте наличие всех обязательных реквизитов в формах первички (утвержденных в учетной политике).
• Проведите сверку первички с регистрами учета и налоговыми декларациями за последние 3 года (срок давности).
• Обеспечьте прослеживаемость: Договор → Счет → Накладная/Акт → ТТН/УПД → Платежка → Запись в регистре. Разрыв цепочки = риск ст. 54.1 НК РФ.
• Проверьте контрагентов по критериям добросовестности (ст. 54.1 НК РФ, судебная практика): реальный адрес, штат, активность, ресурсы.

Этап 2. Работа с требованием ФНС (пришло требование по ст. 93/101 НК РФ)

1. Прочитайте внимательно. Оцените: конкретный перечень документов или «все подряд»? Сроки адекватны (обычно 5–10 дней)?
2. Подготовьте мотивированный ответ. Если запрос слишком широк, напишите официальное письмо с просьбой уточнить перечень документов, необходимых для проверки конкретных показателей декларации (ссылайтесь на Определение ВС РФ № 309-ЭС25-6656).
3. Предоставьте то, что есть. Составьте перечень передаваемых документов в 2 экземплярах (один с отметкой о получении у инспектора). Оцифруйте (сканы/фото) для себя.
4. Нет документа? Пишите официально: «Документ № Х от ДД.ММ.ГГГГ не составлен в связи с [причина], в учетной политике не предусмотрен / утерян / не получен от контрагента». Приложите копию обращения к контрагенту за восстановлением.

Этап 3. Защита в суде (если дело дошло до Арбитража)

• Требуйте от инспекции конкретные ссылки в акте проверки на первичные документы, подтверждающие нарушение. Общие фразы оспаривайте (п. 2.2 выше).
• Используйте позицию ВС РФ по «расчетному способу»: если инспекция начисляет «с потолка» — требуйте обоснование расчета, а не просто ссылку на отсутствие первички.
• Не игнорируйте процедурные нарушения ФНС, но не делайте их «главным щитом». Используйте их для отсрочки исполнения или снижения штрафов (ст. 122 НК РФ — обстоятельства, смягчающие ответственность).

Чек-лист «Первичка в порядке» (для ежеквартальной самопроверки)

Резюме: главные правила выживания

Первичка, это не бумажка для бухгалтера, а единственное доказательство реальности бизнеса для суда. Инспекция и суды (ВС РФ в лице Определения № 309-ЭС23-30097) смотрят на содержание, а не на форму.

Не ждите проверки. Внутренний аудит первички раз в квартал стоит в десятки раз дешевле начислений по ст. 122, 129.1 НК РФ и доп. налогов по итогам ВНП.

Умейте говорить с инспектором на языке процедур. Требование «все документы», неконкретное (Определение ВС РФ № 309-ЭС25-6656). Ответ «нет у нас» без письменного мотивированного уведомления — грубое нарушение ст. 93 НК РФ.

Документируйте причины отсутствия документов. Утеря, неполучение от контрагента, ошибка сотрудника — всё это должно быть зафиксировано служебными записками, актами, перепиской ДО прихода проверяющих.

Следите за практикой ВС РФ. Письмо ФНС от № БС-4-21/1433 и обзоры за III кв. 2024 г. (Письмо ФНС от № БВ-4-7/13022) — это «навигатор» по тому, как суды будут решать споры в 2026 году.

Статья подготовлена на основе судебной практики и нормативных актов, актуальных на 08 марта 2026 года. Данная информация носит ознакомительный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональным налоговым консультантам или адвокатам, специализирующимся на арбитражных спорах с ФНС.