Важно: С 1 января 2023 года Пенсионный фонд РФ (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединены в Социальный фонд России (СФР)․ Все функции по индивидуальному (персонифицированному) учету‚ приему отчетности и контролю за страховыми взносами теперь осуществляет СФР (через налоговые органы ФНС России); Ниже представлена актуальная на март 2026 года информация․
Правовая база и суть персонифицированного учета
Основным нормативным актом остается Федеральный закон от № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»․
Суть процесса: Работодатели (страхователи) обязаны передавать в СФР сведения о каждом застрахованном лице (работнике‚ подрядчике по ГПХ‚ руководителе) для формирования их индивидуальных лицевых счетов (ИЛС)․ Именно на этих данных основывается расчет будущей пенсии‚ временной нетрудоспособности и других выплат․
- Объекты учета: Страховые взносы (обязательные пенсионные‚ медицинские‚ социальные‚ взносы за травматизм)‚ доходы застрахованных лиц‚ стаж‚ периоды нестраховой деятельности (уход за ребенком‚ служба‚ уход за инвалидом/пенсионером 80+)․
- Субъекты: Страхователи (работодатели‚ ИП‚ нотариусы‚ адвокаты и др․) и застрахованные лица․
Отчетность по персонифицированному учету: формы и сроки на 2026 год
С 2023 года произошла кардинальная реформа отчетности․ Старые формы СЗВ-М‚ СЗВ-СТАЖ‚ ОДВ-1‚ СЗВ-ИСХ действительно утратили силу (кроме сдачи за прошлые периоды по старым правилам)․ На смену им пришли унифицированные формы‚ утверждаемые приказами ФНС России․
Ключевые действующие формы (статус на 2026 год):
- ЕФС-1 (Единая форма сведений), «Расчет по страховым взносам»․
- Назначение: Основной отчет по исчисленным и уплаченным страховым взносам в разрезе застрахованных лиц (персонифицированный разрез)․ Заменяет собой расчет по взносам (РСВ) и СЗВ-М․
- Срок сдачи: Не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за отчетным кварталом (для квартальной сдачи)․ Для ежемесячных плательщиков (некоторые категории) — 25-го числа следующего месяца․
- Особенность 2025–2026 гг․: Форма утверждена приказом ФНС от № ЕД-7-11/878 (с последними изменениями)․ С 2025 года в ЕФС-1 передаются сведения о доходах и взносах по руководителям коммерческих организаций независимо от размера выплачиваемого дохода (новая норма НК РФ ст․ 427)․
- СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)․
- Назначение: Передача сведений о трудовой деятельности‚ стаже‚ периодах нестраховой деятельности‚ а также корректировка ранее переданных данных․
- Срок сдачи: В течение 5 рабочих дней со дня возникновения события (прием‚ перевод‚ увольнение‚ назначение отпуска ухода за ребенком и т․д․)․ Для корректирующих сведений — в течение 5 рабочих дней после обнаружения ошибки․
- СЗВ-ПОДСЧЕТ (Сведения для формирования пенсионных коэффициентов)․
- Назначение: Передача ежегодных итоговых сведений о заработке (доходах) и страховых взносах за календарный год для начисления индивидуальных пенсионных коэффициентов (ИПК)․
- Срок сдачи: Не позднее 1 марта года‚ следующего за отчетным (например‚ за 2025 год — до )․
- СЗВ-ИСХ (Сведения об исключении периодов из страхового стажа)․ Сдается по требованию СФР или по инициативе страхователя при обнаружении ошибок в стаже․
Сводная таблица сроков сдачи (актуально на 2026 год)
| Форма отчетности | Периодичность | Срок сдачи | Куда сдавать |
|---|---|---|---|
| ЕФС-1 (Расчет по страховым взносам) | Квартально (стандарт) | 25-е число месяца‚ следующего за кварталом | Через ФНС (Кабинет налогоплательщика‚ 1С-Отчетность‚ ЭДО) |
| СЗВ-ТД | По событию | 5 рабочих дней от события | В СФР (личный кабинет работодателя‚ ЭДО‚ 1С-Отчетность) |
| СЗВ-ПОДСЧЕТ | Ежегодно | 1 марта следующего года | В СФР |
Внимание: Сдача отчетности возможна только в электронном виде (через личный кабинет налогоплательщика на ФНС‚ личный кабинет работодателя на СФР‚ операторов ЭДО‚ сервисы типа «1С-Отчетность»)․ Бумажный вид и сдача на дисках/флешках не принимаются;
Проверка персонифицированного учета: как и зачем
Проверка актуальности данных в ИЛС — обязательная процедура для работодателя (для исключения штрафов) и застрахованного лица (для гарантии будущей пенсии)․
Проверка работодателем (внутренний контроль)
Рекомендуется проводить ежеквартально перед сдачей ЕФС-1 и ежегодно перед сдачей СЗВ-ПОДСЧЕТ․
- Сверка с бухгалтерией: Суммы начисленных и удержанных взносов в учете (счет 69) = суммам в ЕФС-1․
- Сверка баз начисления: Доходы в ЕФС-1 = доходам в налоговой декларации по НДФЛ и расчетам 6-НДФЛ․
- Анализ отказов СФР/ФНС: После сдачи ЕФС-1 и СЗВ-ТД в личном кабинете СФР/ФНС приходят протоколы приема (квитанции) и протоколы ошибок/отказов․ Их разбор, приоритетная задача․
- Запрос выписки из ИЛС сотрудников: Через личный кабинет работодателя в СФР можно запросить выписки по сотрудникам для сверки стажа и коэффициентов․
Проверка застрахованным лицом (онлайн‚ бесплатно)
Каждый гражданин может проверить свои данные самостоятельно:
- Госуслуги (Госуслуги․ру): Раздел «Пенсины‚ пособия и льготы» → «Сведения об индивидуальном лицевом счете»․ Показывает страховой стаж‚ ИПК‚ перечень работодателей‚ суммы взносов за годы․
- Личный кабинет СФР (lk․sfr․gov․ru): Более детализированная информация‚ история изменений‚ возможность заказать выписку с печатью/ЭЦП․
- Приложение «СФР» (мобильное): Удобный просмотр стажа и коэффициентов․
- МФЦ или личное обращение в клиентскую службу СФР: Для получения бумажной выписки․
Камерная проверка со стороны СФР и ФНС
Контролирующие органы проводят автоматизированные проверки:
- ФНС: Проверяет полноту и своевременность сдачи ЕФС-1‚ корректность расчета взносов‚ соответствие баз начисления НДФЛ и взносов․ Выявляет «серые» зарплаты и необлагаемые выплаты․
- СФР: Проверяет корректность СЗВ-ТД (стаж‚ основания исключения периодов)‚ СЗВ-ПОДСЧЕТ (доходы для ИПК)‚ своевременность реагирования на запросы фонда․
- Перекрестные сверки: Данные ЕФС-1 сверяются с 6-НДФЛ‚ СЗВ-ТД — с данными ЕРС (Единый реестр сведений о заработке) и СЗВ-ПОДСЧЕТ․
Типичные ошибки и риски в 2026 году
Ошибки в ЕФС-1 (Расчет по взносам):
- Неверный код вида дохода (КВД): Применение КВД 2000 (основной) вместо специальных кодов (напр․‚ 2001 — награды‚ 2300 — выплаты по ГПХ‚ 2760 — командировочные сверх норм)․ Влияет на базу взносов и НДФЛ․
- Ошибки в СНИЛС/ФИО/Дате рождения: Приводят к отказу в зачислении взносов на ИЛС конкретного человека (взносы «висят» на неидентифицированных лицах)․
- Несвоевременное отражение корректировок: Если в отчетном периоде обнаружены ошибки прошлых кварталов‚ нужно сдавать корректирующую ЕФС-1 за тот период‚ где ошибка‚ а не за текущий․
- Игнорирование взносов за руководителей: С 2025 года взносы за руководителей коморганизаций платятся в полной мере (без ограничения пределом базы по страховой части) и отражаются в ЕФС-1․
Ошибки в СЗВ-ТД (Трудовая деятельность):
- Просрочка сдачи (более 5 рабочих дней): Штрафы по ст․ 14․5 КоАП РФ (на должностных лиц — 300–500 руб․‚ на юрлиц — 3–5 тыс․ руб․ за каждое нарушение)․
- Неверные коды оснований приема/увольнения/исключения стажа: Например‚ код «35» (уход за ребенком) ставится не по всем детям или с неверными датами․
- Отсутствие сведений о периодах нестраховой деятельности: Служба‚ уход за инвалидом/пенсионером 80+‚ супруг воинской части — дают стаж и ИПК‚ но требуют подтверждения документами и отражения в СЗВ-ТД․
Ошибки в СЗВ-ПОДСЧЕТ:
- Сдача с нулевыми доходами у работавшего сотрудника․
- Несоответствие сумм доходов в СЗВ-ПОДСЧЕТ суммам в ЕФС-1 за 4 квартала года․
Штрафы и ответственность (КоАП РФ)
| Нарушение | Статья КоАП РФ | Санкция (для организаций) |
|---|---|---|
| Несдача или несвоевременная сдача ЕФС-1‚ СЗВ-ПОДСЧЕТ | ст․ 126 НК РФ (налоговое право) | 5% от суммы взносов за период (мин 1000 руб․‚ макс 30% суммы взносов)‚ но не менее 1000 руб․ за каждую форму |
| Несдача или несвоевременная сдача СЗВ-ТД | ст․ 14․5 КоАП РФ | 3 000 – 5 000 руб․ (за каждое нарушение/сотрудника) |
| Сдача недостоверных сведений (СЗВ-ТД‚ ЕФС-1) | ст․ 14․5 КоАП РФ / ст․ 126 НК РФ | От 500 до 1000 руб․ на должностное лицо; 10 000 – 20 000 руб․ на юрлицо (КоАП) или 5% суммы (НК РФ) |
| Неисполнение требования СФР/ФНС об устранении ошибок | ст․ 19․7 КоАП РФ | 20 000 – 50 000 руб․ (на юрлицо) |
Важно: С 2024–2025 годов налоговые органы (ФНС) активно применяют меры по ст․ 76 НК РФ (блокировка счетов) за несдачу ЕФС-1․ СФР может блокировать выдачу справок-выписок и приостанавливать выплаты сотрудникам при хаотичном учете․
Практический алгоритм работы бухгалтера/кадровика (Чек-лист)
- Ежедневно/Еженедельно: Фиксация кадровых событий (прием‚ увольнение‚ отпуска‚ больничные‚ командировки) в учетной системе (1С:ЗУП / 1С:Бух 3․0 / иные)․
- Ежемесячно (до 25-го): Расчет зарплаты‚ начисление взносов‚ формирование ЕФС-1 (если плательщик ежемесячный) или накопление данных для квартальной ЕФС-1․ Проверка протоколов ошибок от предыдущих сдач․
- В течение 5 рабочих дней после события: Формирование и отправка СЗВ-ТД (прием‚ увольнение‚ начало/окончание ухода за ребенком‚ периоды нестраховой деятельности)․
- Ежеквартально (до 25-го числа следующего за кварталом месяца):
- Сверка счетов 69․01‚ 69․02‚ 69․03 с ЕФС-1․
- Сверка баз взносов с базой НДФЛ (6-НДФЛ)․
- Отправка ЕФС-1 через оператора ЭДО / ЛК ФНС․
- Анализ квитанции и протокола ошибок СФР/ФНС․ Исправление ошибок корректирующей ЕФС-1․
- Ежегодно (январь–февраль):
- Подготовка СЗВ-ПОДСЧЕТ за прошедший год․
- Сверка годовых итогов по сотрудникам (доходы‚ взносы‚ стаж)․
- Сдача СЗВ-ПОДСЧЕТ до 1 марта․
- Расчет и выплата страховых взносов за декабрь/4 квартал (срок уплаты — 28-е число следующего месяца)․
- По запросу СФР/ФНС (в течение 5–10 дней): Предоставление пояснений‚ первичных документов (приказы‚ трудовые договора‚ табели‚ расчетные листы)․
Нововведения 2025–2026 годов‚ о которых нельзя забыть
- Единый реестр сведений о заработке (ЕРСЗ): СФР формирует его на базе СЗВ-ТД и ЕФС-1․ Работодатель не сдает отдельную форму в ЕРСЗ‚ но несет ответственность за достоверность первичных данных․
- Цифровой профиль работника: Развитие проекта «Работа в России» и интеграция с Госуслугами․ Данные СЗВ-ТД автоматически попадают в трудовую книжку в электронном виде (ТК-э)․ Ошибки в СЗВ-ТД = ошибки в ТК-э․
- Взносы за самозанятых (НПД) и ГПХ: Особое внимание ФНС уделяет реквалификации ГПХ в трудовые․ ЕФС-1 заполняется с КВД 2300 (ГПХ) или 2000 (трудовой договор)․ Риск начисления НДФЛ 13% + взносов 30% + штрафов․
- Пределы базы взносов на 2026 год: Утверждаются ежегодно правительством РФ к 1 января․ Обязательно использовать актуальные пределы для страховой части (пension) и медицинской/социальной частей при расчете в ЕФС-1․
- Добровольное пенсионное страхование (ДПС): Сведения о добровольных взносах также отражаются в персонифицированном учете (отдельные КВД в ЕФС-1)․
Персонифицированный учет в 2026 году — это полностью цифровой‚ непрерывный процесс обмена данными между работодателем‚ ФНС (казначей/контролер взносов) и СФР (накопленщик прав граждан)․
Главные правила успеха:
- Своевременность: СЗВ-ТД — 5 дней‚ ЕФС-1 — 25-е число‚ СЗВ-ПОДСЧЕТ — 1 марта․
- Достоверность: Единые первичные документы (приказы‚ табели) → Бухучет (1С) → Отчетность․ Никаких «ручных» правок в отчетах без оснований в учетной системе․
- Мониторинг обратной связи: Ежедневная проверка личных кабинетов ФНС и СФР на предмет протоколов ошибок‚ требований‚ уведомлений․
- Квалификация кадров: Кадровик и бухгалтер должны говорить на одном языке (КВД‚ коды оснований СЗВ-ТД‚ виды доходов)․
Грамотная организация персонифицированного учета — это не только отсутствие штрафов‚ но и социальная гарантия для ваших сотрудников: правильный стаж‚ справедливые пенсионные коэффициенты и своевременные пособия по временной нетрудоспособности и материнству․
Статья подготовлена на основе законодательства РФ‚ актуального на (ФЗ-27‚ НК РФ‚ КоАП РФ‚ приказы ФНС № ЕД-7-11/878‚ приказы СФР)․ Перед применением рекомендуется сверить актуальность форм и пределов баз на официальных ресурсах ФНС (nalog․gov․ru) и СФР (sfr․gov․ru)․