Кадровое делопроизводство — это «лицо» организации для контролирующих органов. Именно по документам Гоструд (Государственная инспекция труда) оценивает законность трудовых отношений, соблюдение прав работников и правильность расчета сроков стажа, заработной платы и гарантий. Нарушения в оформлении кадровых документов, одна из самых частых причин наложения штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ.

В этой статье мы подробно разберем основные группы ошибок, на которые обращают внимание инспекторы при плановых и внеплановых проверках, а также дадим рекомендации, как их избежать.

Ошибки при оформлении приема на работу (Трудовой договор и Приказ)

Начало трудовых отношений, самый рискованный момент. Инспекторы проверяют полный пакет документов: заявление, трудовой договор, приказ, личную карточку (Т-2), учетную карточку (Т-2а).

Несоответствие трудового договора ТК РФ и типовым форматам

• Отсутствие обязательных условий (ст. 57 ТК РФ): место работы, должность, дата начала работы, режим труда, условия оплаты, гарантии и компенсации, характер работы (выездная, переездная и т.д.).
• Ссылки на несуществующие или устаревшие локальные нормативные акты (ЛНА) (например, «оплата по Положению о бонусах 2015 г.», которого нет или он не утвержден).
• Нарушение процедуры ознакомления: работник не подписался за ознакомление с ЛНА, должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) до подписания договора.
• Использование старых форм заявления и договора (например, с указанием «паспортные данные» без серии/номера/кем выдан/код подразделения или без СНИЛС).

Ошибки в Приказе о приеме (Форма Т-1 / Т-1а или своя форма)

• Расхождение данных с трудовым договором (дата приема, должность, структурное подразделение, оклад).
• Отсутствие основания: не указана ссылка на трудовой договор (номер, дата).
• Незаконный испытательный срок: установлен для категорий, для которых он запрещен (беременные, несовершеннолетние, выпускники вузов на первое место работы, выборные должности и др. — ч. 4 ст. 70 ТК РФ).
• Отсутствие подписи работника за ознакомление с приказом под роспись (обязательно по ст. 68 ТК РФ).

Личная карточка работника (Форма Т-2)

• Не заполнена «Раздел I. Сведения о приеме и перемещении» (графы 1–10).
• Отсутствует отметка о выдаче СЗВ-ТД (для принятых после 2020 г.).
• Карточка не пронумерована, не сшита, не закреплен штамп организации (если ведется на бумаге).

Ошибки в ведении Трудовой книги и СЗВ-ТД

С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) фокус проверки сместился на корректность формирования СЗВ-ТД и СЗВ-ИС, однако бумажные ТК все еще проверяются у сотрудников, не подавших заявление о переходе на ЭТК;

Бумажная трудовая книга

• Записи ручкой не чернильного цвета (синей, красной, карандашом) — только чернила черного, синего или фиолетового цвета (Правила ведения ТК, п. 16).
• Сокращения названий организаций без указания полного наименования в соответствии с уставом/свидетельством.
• Отсутствие основания для записи (номер и дата приказа/решения).
• Несвоевременное вручение при увольнении (в день увольнения) или приеме (в течение 5 рабочих дней).
• Ошибки в разделах «Награды» / «Квалификация»: записи делаются только на основании документов, а не по словам работника.

Электронная трудовая книга и СЗВ-ТД

• Просрочка сдачи СЗВ-ТД: не позднее следующего рабочего дня после приказа (для приема/увольнения/перевода) — ст. 66.1 ТК РФ.
• Ошибки в кодах оснований увольнения (например, использование кода «По собственному желанию» при соглашении сторон или сокращении штата).
• Несоответствие данных СЗВ-ТД приказам (ФИО, дата, должность, ставка).
• Отсутствие СЗВ-ТД при переводе на другую постоянную работу (с 2021 г. переводы также подлежат отражению в ЭТК через СЗВ-ТД).
• Неисправление ошибок: при обнаружении ошибки в сданном СЗВ-ТД необходимо сдать корректирующее СЗВ-ТД (признак исправления «1»), а не игнорировать.

Ошибки при оформлении перемещений (Переводы, Совместительство, Изменение условий)

Перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ)

• Отсутствие письменного согласия работника (даже при переводе в структурном подразделении того же населенного пункта, если меняется должность/функция — это перевод, а не перемещение).
• Замена перевода перемещением: если меняется должность (функция) — это перевод (приказ по Т-5), если только структурное подразделение — перемещение (приказ по Т-5, но без изменения должности). Инспекторы смотрят в должностную инструкцию.
• Временный перевод без срока или более чем на 1 год (кроме случаев замены отсутствующего работника).
• Перевод на нижеоплачиваемую работу без медицинского заключения/вредности (только по соглашению или в случаях ст. 72.2 ТК РФ).

Внутреннее совместительство и внешнее совместительство

• Отсутствие заявления работника.
• Неоформленное дополнительное соглашение к ТД (для внутреннего совместительства).
• Нарушение режима труда и отдыха (суммарная продолжительность работы не должна превышать норму, переработки оплачиваются отдельно).
• Отсутствие записи во внутренней ТК / СЗВ-ТД о совместительстве (для внутреннего — запись делается по желанию работника, для внешнего — только в основной организации).

Изменение существенных условий труда (ст. 74 ТК РФ)

• Нарушение срока уведомления (не ранее чем за 2 месяца).
• Отсутствие предложения другой имеющейся работы (в т.ч. нижеоплачиваемой).
• Увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ без соблюдения процедуры ст. 74 ТК РФ (квалифицируется как незаконное увольнение).

Ошибки в оформлении рабочего времени и режима отдыха

Это «больная» тема №1 для штрафов. Проверяются: ПВТР, графики сменности, табели учета рабочего времени (Т-12/Т-13), приказы об отпусках/отгулах;

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

• Отсутствие утвержденных ПВТР или их несоответствие ТК РФ (например, установлен 6-дневный рабочий неделю без перечисления выходных дней).
• Несогласование с представительным органом работников (профсоюзом), ст. 190 ТК РФ.
• Работники не ознакомлены под роспись с актуальной редакцией.

Суммированный учет рабочего времени (СУРВ)

• Внедрение СУРВ без оснований (не перечень работ по Постановлению Правительства № 115, а «по желанию директора»).
• Отсутствие утвержденного графика сменности / календаря графиков смен.
• Счетный период более 1 года (без согласия профсоюза — макс. 3 месяца, с согласия — до 1 года).
• Непересчет переработок в конце счетного периода (переработки должны оплачиваться или даваться отгулом).

Табель учета рабочего времени (Форма Т-12 / Т-13)

• Заполнение «на лету» без приказов-оснований (отпуска, болезнь, командировка, отгул).
• Неверные коды (буквенные/цифровые): например, код «Я» (явка) в выходной день без приказа о работе в нерабочее время.
• Отсутствие подписи ответственного лица (табеля) и руководителя.
• Расхождения с приказами: в приказе отпуск с 01.06, в табеле «ОТ» с 03.06.

Оvertime (Сверхурочная работа) и работа в нерабочее время

• Отсутствие письменного согласия работника (кроме исключительных случаев ст. 99 ТК РФ).
• Превышение лимитов: более 4 часов за 2 дня подряд, более 120 часов в год.
• Неправильная оплата: первые 2 часа — не менее 1.5 ставки, последующие — не менее 2 ставок (ст. 152 ТК РФ). Частая ошибка: оплата по единой ставке.

Ошибки в оформлении отпусков

Ежегодные оплачиваемые отпуска

• График отпусков: не утвержден до начала года, не согласован с профсоюзом, работники не ознакомлены под роспись.
• Нарушение сроков предоставления: отпуск за текущий год не предоставлен в установленный графиком срок (п. 36 Правил об отпусках).
• Разделение отпуска: одна из частей менее 14 календарных дней (без согласия работника).
• Перенос/отзыв из отпуска: без заявления работника и приказа; отзыв из отпуска беременной/несовершеннолетнего (запрещено).
• Замена отпуска денежной компенсацией: за минимальный размер (28 дней) — запрещено (ст. 126 ТК РФ). Допускается только за дни, превышающие 28.

Расчет отпускных (ст. 139 ТК РФ, Постановление № 922)

• Неверный расчетный период (не 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска).
• Исключение из заработка сумм, подлежащих включению (премии за отработанное время, доплаты за вредность, региональные коэффициенты).
• Включение в заработок сумм, не подлежащих включению (материальная помощь, диетические питание, суточные).
• Ошибки при расчете среднего заработка при неполном отработанном расчетном периоде (пропорциональное исчисление).
• Несвоевременная выплата: не позднее 3 дней до начала отпуска (п. 9 Постановления № 922).

Ошибки при увольнении (Ст; 84.1 ТК РФ, ст. 140 ТК РФ)

Увольнение — самый конфликтный момент. Инспекторы проверяют полную юридическую чистоту процедуры.

• Увольнение по п. «а» ч. 1 ст. 81 ТК РФ (ликвидация) / п. «б» (сокращение): отсутствие уведомления о ликвидации/сокращении за 2 месяца (ст. 180 ТК РФ), отсутствие предложения всей доступной работы (в т.ч. нижеоплачиваемой), нарушение порядка преимущественного права удержания работы.
• Увольнение по п. «г» ч. 1 ст. 81 ТК РФ (несоответствие): отсутствие результатов аттестации, отсутствие заключения аттестационной комиссии, работник не ознакомлен с результатами под роспись.
• Увольнение по п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ (прогулы): отсутствие акта о прогуле, не соблюдена процедура запроса объяснений (2 рабочих дня), прогуль менее 4 часов подряд.
• Дата увольнения: не совпадает с последним рабочим днем (например, уволен в выходной день без работы в этот день).
• Расчет при увольнении: не выплачены компенсация за неиспользованный отпуск (за все годы работы), заработная плата, выплаты по итогам года (если предусмотрено ЛНА).
• Сроки выплаты: не в день увольнения (последний рабочий день), а позже (штраф по ст. 236 ТК РФ за каждый день задержки).
• Трудовая книга / СЗВ-ТД: не вручена/не сдана в день увольнения. Запись в ТК не соответствует формулировке ст. 81 ТК РФ (например, «по собственному желанию» вместо «п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
• Отсутствие выплаты среднего заработка в период трудоустройства при ликвидации/сокращении (ст. 178 ТК РФ) — если работник обратился в службу занятости в установленные сроки.

Ошибки в ведении воинского учета и персональных данных

С 2024 года требования к воинскому учету существенно ужесточены (ФЗ-253, ФЗ-361).

• Отсутствие уведомления военкомата о приеме/увольнении военнообязанных в течение 5 дней (штрафы до 500 тыс. руб. для юрлиц).
• Неведение учета военнообязанных в организации (журнал, карточки).
• Нарушение режима персональных данных: отсутствие Политики по ОПД, согласий на обработку (где требуется), уведомления Роскомнадзора (для биометрии/общедоступных источников), локальных актов по защите ОПД.
• Хранение Т-2, медицинских книжек, копий паспортов в небезопасных условиях (открытый доступ).

Ошибки в локальных нормативных актах (ЛНА)

ЛНА — база для всех приказов. Если ЛНА некорректны, некорректны и все производные документы.

• Отсутствие обязательных ЛНА: ПВТР, Положение об оплате труда (система оплаты, тарифные ставки/оклады, премирование), Положение об отпусках (график, порядок предоставления), Положение о коменсациях/гарантиях, Политика по ОПД.
• Процедурные нарушения: не согласованы с профсоюзом (ст. 190 ТК РФ), не доведены до сведения работников под роспись.
• Противоречия ТК РФ: установление штрафов за нарушение дисциплины (запрещено ст. 192 ТК РФ), лишение отпуска, ухудшение условий оплаты по сравнению с законом.
• Актуальность: не обновляются при изменении законодательства (например, повышение МРОТ, изменения в отпускном законодательстве, новые правила воинского учета).

Типовые ошибки в отчетности перед контролирующими органами

Хотя это не строго «кадровое делопроизводство», инспекторы Гоструда часто запрашивают отчетность при проверках.

• СЗВ-М: ошибки в кодах режима работы (01/02/03), стаже (для льготных пенсий), страхователе (ИНН/КПП/ОГРН).
• СЗВ-ИС: несоответствие начисленной зарплаты данным бухучета (602/603 счета), пропуски месяцев, ошибки в кодах вида дохода.
• СЗВ-СТАЖ: не сдано для работников с вредными/особо вредными условиями (лист 2), ошибки в перечнях профессий (не соответствуют картам СОУТ).
• ЕФС-1: ошибки в кодах вида платежа (КВП), несоответствие СЗВ-ИС.

Как подготовиться к проверке Гоструда: Чек-лист аудитора

Проводите внутренний аудит кадрового делопроизводства минимум раз в год (или перед плановой проверкой).

1. Проверка трудовой договоров: актуальность редакции, наличие всех ст. 57 ТК РФ условий, ознакомление с ЛНА/ДИ.
2. Аудит приказов: хронологическая нумерация, соответствие ТД, подписи работников, основания (ссылки на ст. ТК РФ).
3. Трудовые книги / СЗВ-ТД: сверка записей в ТК с приказами, проверка сданных СЗВ-ТД в ЛК ПФР/СФР на предмет ошибок и просрочек.
4. Рабочее время: актуальность ПВТР, графиков смен, правильность табелей, оплата переработок/сверхурочных/ночных часов/выходных.
5. Отпуска: график на год, своевременность предоставления, правильность расчета отпускных (сверка с 922 Пост.), выплата за 3 дня.
6. Увольнения за последний год: полная проверка процедуры каждого случая (основание, уведомления, предложения работы, расчет, сроки, ТК/СЗВ-ТД).
7. ЛНА: реестр ЛНА, даты утверждения/согласования/ознакомления, соответствие текущему законодательству.
8. СОУТ (Спецоценка условий труда): актуальность карт, соответствие профессий в штатном расписании картам СОУТ, выплаты за вредность (4%/8% или повышенные), дополнительные отпуска.
9. Медицинские осмотры: проведение предварительных/периодических (приказ Минтруда/Минздрава), наличие заключений, допуск к работе.
10. Военный учет и ОПД: уведомления военкомату, журнал учета, политика ОПД, согласия, уведомление Роскомнадзора.
11. Отчетность в СФР/Налоговую: сверка СЗВ-ИС, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1 с бухгалтерией и кадрами.

Большинство штрафов Гоструда накладывается не за умышленные нарушения, а за халявность, незнание изменений в законодательстве и отсутствие системного подхода к кадровому делопроизводству.

Главные принципы безопасности:

• Документ не существует, если он не подписан (работником, руководителем, ответственным лицом).
• Приказ не законен, если нет основания (заявление, ТД, справка, акт, медицинское заключение).
• Сроки, закон: 3 дня на отпускные, день увольнения на расчет, следующий рабочий день на СЗВ-ТД, 2 месяца на уведомление о сокращении.
• ЛНА должны работать: не пишите в Положении о премиях «премия по усмотрению директора» — инспектор признает это нарушением системы оплаты труда.

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) по кадрам (ЭТК, электронные приказы, ЭДО с СФР) значительно снижает риск ошибок за счет контроля форматов и сроков системой, но не отменяет необходимости юридической экспертизы содержимого документов;

Рекомендуется привлекать профессионального юриста по трудовому праву для ежеквартального аудита кадровых процессов и актуализации локальных нормативных актов.