Оформление приема на работу – один из ключевых этапов кадрового документооборота․ Правильное выполнение всех процедур гарантирует соблюдение требований Трудового кодекса РФ‚ защищает права как работника‚ так и работодателя и минимизирует рискирует возможность штрафов и судебных споров․
Нормативная база
Основным нормативным актом‚ регулирующим порядок оформления приема на работу‚ является статья 68 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)․ Согласно ей:
- Оформление приема на работу осуществляется трудовым договором;
- Работодатель вправе издать приказ (распоряжение) о приеме на работу на основании заключенного трудового договора;
- Необходимо ознакомить кандидата с локальными нормативными актами организации (правилами внутреннего трудового распорядка‚ должностной инструкцией и т․д․)․
Дополнительно следует учитывать:
- Федеральный закон «О персональных данных» (при обработке паспортных данных);
- Постановления Минтруда и соцзащиты РФ о ведении трудовых книжек и личных карточек;
- Внутренние приказы и положения компании о приеме на работу․
Подготовка к приему сотрудника
Перед непосредственным оформлением необходимо выполнить несколько подготовительных действий:
- Сформировать запрос на замещение вакансии (служебная записка‚ заявка от руководителя подразделения)․
- Провести подбор и собеседование (оценка профессиональных качеств‚ проверка рекомендаций)․
- Подготовить пакет документов от будущего сотрудника (см․ ниже)․
- Определить необходимость дополнительных мероприятий (медосмотр‚ обучение по охране труда‚ инструктаж по пожарной безопасности)․
Пошаговая инструкция по оформлению приема на работу
- Прием документов от кандидата
- Паспорт РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность – для иностранцев – вид на жительство‚ разрешение на работу и т․д․)․
- СНИЛС․
- ИНН (при наличии)․
- Диплом об образовании/справка об обучении (если требуется по должности)․
- Трудовая книжка (если имеется) или заявление о её выдаче․
- Военный билет (для мужчин призывного возраста)․
- Документы‚ подтверждающие отсутствие судимости (по требованию должности)․
- Медицинская справка (если профессия относится к списку‚ требующему предварительного осмотра)․
- Ознакомление с локальными нормативными актами
Предоставьте кандидату для ознакомления под подпись:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Должностную инструкцию;
- Коллективный договор (если имеется);
- Политику конфиденциальности и обработки персональных данных․
Подпись ставится в листе ознакомления‚ который затем приобщается к личному делу сотрудника․
- Стороны договора (ФИО‚ паспортные данные работника; наименование и ИНН работодателя)․
- Наименование должности‚ структурное подразделение․
- Дата начала работы (фактическая дата приема)․
- Оклад (тарифная ставка)‚ система оплаты труда‚ премии и надбавки․
- Режим работы (полный/неполный день‚ сменный график)․
- Условия отпуска‚ больничных‚ компенсаций․
- Срок действия договора (бессрочный или на определенный период)․
- Ответственность сторон․
- Издание приказа о приеме на работу
Приказ (распоряжение) оформляется на основании подписанного трудового договора․ В приказе указываются:
- Наименование организации․
- ФИО сотрудника․
- Должность и структурное подразделение․
- Дата приема (фактическая)․
- Номер и дата приказа․
- Основание – номер и дата трудового договора․
Приказ подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и регистрируется в журнале приказов по личному составу․
- Внесение записи в трудовую книжку (или выдача новой)
Если у сотрудника уже есть трудовая книжка – в неё делается запись о приеме на работу․ Если книжки нет – оформляется новая в соответствии с Постановлением Минтруда РФ № 69 от ․
Запись содержит:
- Серия и номер трудовой книжки․
- Дата записи․
- Наименование организации․
- Должность․
- Номер и дата приказа о приеме․
- Создание личного дела и личной карточки сотрудника
В личное дело включаются:
- Заявление о приеме на работу (если требуется внутренним регламентом)․
- Копия пастраницы с данными о паспорте․
- Копия СНИЛС‚ ИНН․
- Копия диплома/справки об образовании․
- Трудовой договор (копия)․
- Приказ о приеме․
- Лист ознакомления с локальными актами․
- Результаты медосмотра (если проводился)․
- Иные документы‚ предусмотренные внутренними нормативными актами․
Личная карточка (форма Т‑2) заполняется в соответствии с требованиями Постановления Госкомстата РФ № 1 от ․
- Регистрация в учете и начисление заработной платы
После оформления всех документов сотрудник вводится в штатное расписание‚ открывается лицевой счет в бухгалтерии для начисления заработной платы и отчислений во внебюджетные фонды․
Трудовой договор составляется в двух экземплярах (один – у работника‚ второй – у работодателя)․ В договоре должны быть указаны:
Документы‚ необходимые от сотрудника
- Паспорт (или иной документ‚ удостоверяющий личность)․
- СНИЛС․
- ИНН (при наличии)․
- Диплом об образовании/справка об обучении․
- Трудовая книжка (или заявление о её выдаче)․
- Военный билет (для мужчин призывного возраста)․
- Медицинская справка (по профессиям‚ требующим предварительного осмотра)․
- Документы‚ подтверждающие отсутствие судимости (по требованию должности)․
- Заявление о приеме на работу (если предусмотрено внутренним регламентом)․
Документы‚ которые оформляет работодатель
- Трудовой договор (2 экземпляра)․
- Приказ о приеме на работу․
- Запись в трудовую книжку (или выдача новой)․
- Личная карточка сотрудника (форма Т‑2)․
- Личное дело сотрудника․
- Лист ознакомления с локальными нормативными актами․
- Сведения для ЕФС‑1 (отчетность в ПФР‚ ФСС‚ ФОМС)․
Особенности приема иностранных граждан
При приеме на работу иностранных работников необходимо дополнительно:
- Проверить наличие разрешения на работу (патент‚ разрешение на временное проживание и работу‚ либо вид на жительство)․
- Убедиться‚ что срок действия миграционного документа покрывает весь период трудового договора․
- Оформить уведомление о заключении трудового договора с иностранным работником в территориальный орган МВД России (в течение trzech рабочих дней с даты начала работы)․
- Включить в трудовой договор условия‚ связанные с миграционным статусом (срок действия разрешения‚ возможность продления и т․д․)․
- Обеспечить соблюдение особенностей налогообложения доходов иностранных работников․
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи в листе ознакомления с локальными актами․ Решение: всегда фиксировать подпись и дату ознакомления․
- Несоответствие даты приема в трудовом договоре‚ приказе и трудовой книжке․ Решение: использовать одну и ту же дату (фактическую дату выхода на работу) во всех документах․
- Не оформлен приказ о приеме на работу․ Решение: даже если компания не практикует издания приказов‚ лучше оформить его внутренним распоряжением для соблюдения ст․ 68 ТК РФ․
- Отсутствие копий документов в личном деле․ Решение: вести чек‑лист обязательных документов и проверять его перед закрытием дела․
- Нарушение сроков подачи уведомления о приеме иностранного работника․ Решение: завести напоминание в календаре HR‑отдела и контролировать выполнение․
Примеры бланков (краткое описание)
Ниже приведены основные элементы‚ которые должны присутствовать в типовых бланках․ Для скачивания актуальных образцов рекомендуется обращаться к официальным сайтам Минтруда РФ‚ КонсультантПлюс‚ Гарант или специализированным кадровым порталам․
Трудовой договор
Шапка: наименование сторон‚ дата и место составления․
Предмет договора: описание должности‚ функции‚ место работы․
Срок действия: бессрочно/на определенный срок․
Оплата труда: оклад‚ надбавки‚ премия‚ сроки выплаты․
Режим работы и отдыха: график‚ продолжительность рабочей недели‚ отпуск․
Ответственность сторон: виды ответственности‚ порядок применения․
Заключительные положения: порядок изменения и расторжения договора‚ адреса для переписки․
Приказ о приеме на работу
Шапка: наименование организации‚ реквизиты․
Основание: номер и дата трудового договора․
Распорядительная часть: принять на работу ФИО‚ должность‚ подразделение‚ с указанием даты приема․
Контроль исполнения: ответственное лицо (HR‑менеджер‚ руководитель подразделения)․
Подпись: руководитель организации‚ расшифровка подписи‚ дата․
Запись в трудовую книжку
Серия и номер книжки․
Дата записи․
Наименование организации․
Должность․
Номер и дата приказа о приеме на работу․
Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии)․
Правильное оформление приема на работу – это не просто формальность‚ а важный элемент управления персоналом‚ который обеспечивает законность трудовых отношений‚ защищает интересы обеих сторон и создает основу для эффективной работы сотрудника в компании․ Следуя пошаговой инструкции‚ учитывая нормативные требования и избегая типичных ошибок‚ работодатель сможет минимизировать риски штрафов и судебных споров‚ а новый сотрудник получит четкое понимание своих прав и обязанностей с первого дня работы․
Рекомендуется периодически проводить внутренний аудит кадровой документации и обновлять локальные нормативные акты в соответствии с изменениями в законодательстве‚ чтобы порядок оформления приема на работу оставался актуальным и соответствовал всем требованиям ТК РФ и других нормативных актов․