и изменениями в ст. 91 ТК РФ) вызвало множество вопросов у работодателей, применяющих нестандартные графики работы (сменные, гибкие, вахтовые, удаленная работа, неполное рабочее время). Статья подробно разбирает, как организовать контроль исполнения обязательной отметки в таких условиях, не нарушая трудовое законодательство и права сотрудников.

Нормативная база: что изменилось?

С 1 января 2022 года (п. 6 ст. 91 ТК РФ) работодатель обязан обеспечивать учет рабочего времени каждого работника. Ключевым нововведением стало требование фиксировать обязательную отметку о начале и окончании работы (приходе/уходе) с использованием технических средств (электронных пропусков, биометрии, мобильных приложений, терминалов).

• Ст. 91 ТК РФ — общие правила учета рабочего времени.
• Постановление Правительства РФ № 85 от , порядок учета рабочего времени (утратило силу с в части формы табеля, но сохраняет силу в методологических подходах).
• Приказ Минтруда № 764н от — утверждение новой формы табеля учета рабочего времени (Т-12, Т-13) и правил его заполнения.
• Письма Роструда (например, от № ПГ/03756-6-1, от № ПГ/05903-6-1), разъяснения по применению норм к специфическим режимам.

Специфика нестандартных графиков и проблемы отметки

Стандартный алгоритм «пришел — отметка, ушел — отметка» работает идеально для 5/2 с фиксированным временем (09:00–18:00). При нестандартных графиках возникают коллизии:

Решение: Настройка системы учета под график (Параметризация)

Контроль исполнения отметки при нестандартном графике не означает требование ставить отметку в одно и то же время. Это означает сверку фактических отметок с индивидуальным графиком работника.

Индивидуальный график как эталон контроля

В системе учета (СКУД, 1C:ЗУП, облачные сервисы) для каждого сотрудника должен быть загружен/сформирован индивидуальный календарный график работы (смета смен, график гибкого времени, план вахты).

• Правило контроля: Система сверяет время фактической отметки с плановым временем начала/окончания смены для конкретного дня.
• Допуски (толерантность): Необходимо настроить допустимые отклонения (например, ±15 минут для прихода, ±30 минут для ухода) чтобы не зафиксировать опоздание, если сотрудник прошел турникет в 08:59 при начале смены в 09:00.
• Ночные смены (переход через полночь): Система должна корректно склеивать отметки: «Уход» 01:00 следующего календарного дня относится к смене, начавшейся вчера в 21:00. В табеле это одна смена (код «С» или «РВ»), а не две разные.

Гибкое рабочее время (Ст. 102 ТК РФ)

Здесь контроль отметок строится иначе:

1. В системе настраивается учетный период (месяц, квартал, год).
2. Задаются обязательные интервалы (например, 11:00–15:00) и плавающие интервалы (приход 08:00–11:00, уход 15:00–18:00).
3. Контроль: Система проверяет:
   • Есть ли отметка в обязательном интервале?
   • Не превышен ли суммарный объем часов за учетный период?
   • Не ушел ли сотрудник раньше окончания минимального дня?
4. Отметки «Приход» и «Уход» фиксируются фактически, но анализируются в разрезе правил графика, а не по жесткому расписанию.

Удаленная и выездная работа

Для сотрудников, не проходящих через физические турникеты, обязательная отметка реализуется через альтернативные технические средства (п. 6 ст. 91 ТК РФ):

• Мобильные приложения с геолокацией (GPS/ГЛОНАСС) или привязкой к Wi-Fi точке дома/объекта.
• Веб-терминалы (личный кабинет на портале компании) с двухфакторной аутентификацией.
• Биометрия/распознавание лица через веб-камеру (с согласия работника).
• Интеграция с трекерами задач (Jira, Bitrix, 1C) — только как дополнение, так как закон требует отметку о времени прихода/ухода, а не о выполнении задачи.

Важно: Работодатель обязан предоставить техническую возможность поставить отметку удаленно и оплатить связанные расходы (интернет, устройство), если иное не предусмотрено договором.

Вахтовый метод и суммированный учет

При вахте «отметка о приходе» ставится при вылете/прибытии на вахту, «отметка об уходе» — при улете/убытии. Внутри вахты (смены по 12 часов) отметки о начале/конце каждой смены ставятся по расписанию смены.

Контроль: Сверка факта прибытия/убытия с планом вахты (графиком сменности). Пропуск вылета = прогул (если нет уважительной причины). Опоздание на смену внутри вахты = нарушение трудовой дисциплины.

Процедура контроля исполнения отметки: пошаговый алгоритм

Как построить процесс, чтобы он был правомерным и эффективным?

Этап 1. Локализация правил (ЛНА)

Принять Положение об учете рабочего времени и порядке ставития отметок (или включить в ПВТР/Положение об ОТ). Должны быть прописаны:

• Перечень технических средств для каждой категории персонала (турникеты, приложение, терминал).
• Порядок действий при сбое системы (бумажный журнал, заявление руководителю).
• Сроки и порядок уточнения отметок (редактирования) сотрудником и согласования руководителем/Кадрами.
• Ответственность за необоснованные пропуски отметок (дисциплинарное взыскание только после расследования).

Этап 2. Техническая настройка СКУД/HR-системы

• Загрузка производственных календарей и графиков сменности на год вперед.
• Настройка правил «склеивания» ночных смен.
• Настройка уведомлений: «Отметка не поставлена», «Отметка поставлена с отклонением > N минут», «Переработка превышает лимит».

Этап 3. Ежедневный/Еженедельный мониторинг (Роль табельера/HR)

Нельзя ждать конца месяца. Контроль должен быть операционным:

1. Утро: Отчет «Кто не поставил отметку прихода к плановому времени + допуск».
2. День: Контроль отметок «Уход на обед/Возврат» (если предусмотрено графиком).
3. Вечер: Отчет «Кто не поставил отметку ухода».
4. Исключения: Анализ отметок с флагом «Ручной ввод», «Исправлено», «Сбой терминала».

Этап 4; Расследование пропусков отметок

Алгоритм действий при отсутствии отметки:

1. Зафиксировать факт пропуска в журнале/системе.
2. Запросить у сотрудника письменное объяснение/заявление об уточнении отметки (в течение 2 рабочих дней).
3. Получить подтверждение от непосредственного руководителя (факта присутствия/отсутствия).
4. Принять решение: внести корректную отметку в систему (с основанием: заявление + подтверждение руководителя) или зафиксировать прогул/опоздание.
5. Критически важно: Нельзя автоматически ставить «Явку» или «Прогул» без расследования. Это риск спора о зарплате и восстановлении.

Типичные ошибки и риски для работодателя

Документальное оформление результатов контроля

Результаты контроля отметок должны находить отражение в документах:

• Табель учета рабочего времени (ф. Т-12 / Т-13 / свой формат): Коды явки (Я, РВ, С, Н, Р, Г, К, ОТ, Б и др.) проставляются на основе проверенных и уточненных отметок.
• Журнал регистрации уточнений отметок (Журнал корректировок табеля): Обязателен для аудита. Колонки: Дата, Таб. номер, ФИО, Было (отметка/код), Стало, Основание (заявление №, акт №), Кто исправил, Подпись табельера/HR.
• Служебные записки/Акты: О фактах систематических пропусков отметок, сбоях оборудования, результатах расследований прогулов.
• Приказы о поощрениях/взысканиях: Только после полного пакета документов (объяснение, акт, заключение HR/юриста).

Практика судов: на что обращают внимание

1. Наличие ЛНА: Есть ли в компании утвержденный документ, регламентирующий порядок отметок для конкретного графика работника? (Определение ВАС РФ, апелляционные суды).
2. Осведомленность под роспись: Знает ли сотрудник, как ставить отметку в приложении, каковы допуски, к кому обращаться при сбое?
3. Принцип добросовестности: Если сотрудник реально работал, но забыл поставить отметку (подтверждено руководителем, видеонаблюдением, логами VPN/почты), суд восстановит время работы и зарплату, взыскание отменит.
4. Техническая возможность: Если терминал не работал, приложение выдавало ошибку, интернет был отключен по вине работодателя — ответственность за пропуск отметки на работодателе.

Чек-лист для аудита контроля отметок (Self-check)

Пройдитесь по пунктам, чтобы выявить пробелы:

• [ ] Утверждено ЛНА с правилами отметок для каждого типа графика (сменный, гибкий, удаленка, вахта).
• [ ] Все сотрудники ознакомлены под роспись с инструкцией по ставитю отметок (включая мобильное приложение).
• [ ] В СКУД/HR-системе загружены актуальные индивидуальные графики на текущий учетный период.
• [ ] Настроены допуски (толерантности) для прихода/ухода, исключающие ложные опоздания.
• [ ] Корректно обрабатываются ночные смены (склеивание суток).
• [ ] Для удаленников/выездных есть рабочий канал отметки (приложение/веб) и инструкция по действиям при отсутствии связи.
• [ ] Ежедневно/еженедельно формируются отчеты по пропущенным отметкам.
• [ ] Есть регламент расследования пропуска отметки (сроки, формы объяснений, роли участников).
• [ ] Ведется Журнал корректировок табеля/отметок с основаниями и подписями.
• [ ] Взыскания за пропуск отметки применяются только после подтверждения факта прогула, а не просто факта отсутствия сигнала датчика.

Контроль исполнения обязательной отметки при нестандартном графике работы — это не тотальное слежение, а инструмент обеспечения правомерности расчета заработной платы, соблюдения режима труда и отдыха и защиты интересов сторон.

Ключ к успеху — гибкость настроек систем учета под реальные графики работы, прозрачные правила игры (ЛНА), оперативная работа с исключениями и уважение к трудовой функции сотрудника (не наказывать за забытую кнопку, если работа выполнена). Грамотно организованный процесс снимает риски штрафов от ГИТ (Госинспекции труда), судебных исков о невыплате за переработки и конфликтов в коллективе.

Статья подготовлена на основании действующего на 2024 год Трудового кодекса РФ, Постановлений Правительства, Приказов Минтруда и судебной практики. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с трудовым юристом.