С 1 января 2022 года в России действует статья 22.122.3 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), которая открыла возможность перехода на квалифицированный электронный кадровый документооборот (КЭДО). За два‑три года после её принятия законодательство, нормативные акты Минтруда и практика применения существенно изменились. В 2025 году появились новые требования к:

• платформам и информационным системам, используемым для КЭДО;
• виду электронной подписи и её квалификации;
• порядку хранения и доступа к электронным кадровым документам;
• правам и обязанностям работодателя и работника при переходе на электронный формат.

В статье мы разберём, какие правовые новшества вступили в силу в 2025 году, какие документы обязаны быть переведены в электронный вид, а также подготовим чек‑лист вопросов к юристу, которые помогут избежать типичных ошибок.

Правовая база цифровизации кадрового документооборота

Основные нормативные акты

1. Трудовой кодекс РФ – статья 22.122.3 (введена в 2022 г.) и статья 22.2 (порядок введения электронного документооборота и приёма на работу).
2. Федеральный закон 377‑ФЗ и Федеральный закон 407‑ФЗ – поправки 2025 года, уточняющие правовые основы КЭДО, требования к защите персональных данных и к квалифицированной электронной подписи.
3. Постановления Минтруда РФ:
   • Письмо № 14‑6/ООГ‑653 от  г. – обязательные требования к согласиям работников.
   • Приказ о введении электронного кадрового документооборота (образец).
   • Положение о порядке осуществления электронного кадрового документооборота (образец).
4. Региональные нормативные акты (при наличии) – могут уточнять сроки хранения и порядок доступа к документам.

Ключевые изменения, вступившие в силу в 2025 году

• Обязательное получение согласия работника на перевод его кадровой документации в электронный формат (п. 5 и п. 9 ст. 22.2 ТК РФ). Отказ считается отказом от перехода, и в этом случае работодатель обязан вести бумажный документооборот.
• Требования к ИТ‑системам – система должна обеспечивать:
  • аутентификацию пользователей (многофакторную);
  • контроль доступа к каждому документу;
  • журналирование всех действий (лог‑аудит);
  • совместимость с квалифицированной электронной подписью (КЭП) и/или усиленной электронной подписью (УЭП).
• Сроки хранения электронных кадровых документов остались прежними (5 лет после увольнения, 3 года после окончания действия договора подряда и т.д.), но теперь их можно хранить в электронном виде при условии соблюдения требований к целостности и достоверности.
• Обновление перечня обязательных к цифровизации документов (см. раздел 2).

Какие кадровые документы обязаны быть переведены в электронный формат?

Согласно статье 22.122.3 ТК РФ и уточнениям Минтруда 2025 года, в электронный оборот включаются все документы, которые в обычном случае оформляются в бумажном виде, за исключением тех, где закон требует оригинал (например, некоторые документы по охране труда). Ниже – полный перечень:

Трудовые договоры и дополнительные соглашения

• Трудовой договор (основной документ).
• Дополнительные соглашения (изменения условий труда, перевод, изменение оклада и т.д.).
• Образцы: Дополнительное соглашение к трудовому договору об электронном документообороте.

Приказы и внутренние нормативные акты

• Приказ о приёме на работу.
• Приказ о переводе, увольнении, отгуле, командировке.
• Положение о порядке осуществления электронного кадрового документооборота.
• Приказ о введении КЭДО в организации (образец).

Документы, связанные с подбором персонала

• Заявления соискателей (о приёме, отказе).
• Протоколы собеседований и оценки кандидатов.
• Результаты тестов и аттестаций.

Документы по охране труда и технике безопасности

• Инструктажи и журналы инструктажей (возможна цифровизация, но с ограничениями).
• Документы по проведению медосмотров, аттестации рабочих мест.

Документы, связанные с отпуском и другими кадровыми процессами

• Заявления об отпуске, командировке, отгуле.
• Служебные записки и уведомления.

Документы, требующие подписи в бумажном виде

• Документы, где закон требует оригинальную подпись (например, некоторые формы по пенсионному обеспечению).

Как организовать электронный кадровый документооборот в компании?

Шаг 1. Оценка готовности организации

1. Провести аудит текущих ИТ‑систем и определить, поддерживают ли они КЭП/УЭП.
2. Выявить ответственных за КЭДО (HR‑менеджер, ИТ‑специалист, юрист).
3. Сформировать политику обработки персональных данных в соответствии с ФЗ 152.

Шаг 2. Выбор и внедрение платформы КЭДО

• Платформа должна быть сертифицирована Минтрудом (список сертифицированных решений публикуется на официальном сайте).
• Обеспечить интеграцию с 1С:Зарплата и кадры, SAP HR или другими используемыми системами.
• Настроить модуль согласия работников (автоматическое уведомление и сбор согласий).

Шаг 3. Формирование нормативных документов

1. Разработать Приказ о введении КЭДО (образец: «Приказ о введении электронного кадрового документооборота в организации»).
2. Утвердить Положение о порядке осуществления электронного кадрового документооборота (образец: «Положение о порядке осуществления электронного кадрового доку»).
3. Подготовить шаблоны электронных трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Шаг 4. Обучение персонала

• Тренинги для HR‑специалистов по работе в системе КЭДО.
• Инструктажи для сотрудников о том, как давать согласие и пользоваться личным кабинетом.

Шаг 5. Запуск и контроль качества

1. Пилотный запуск на небольшом подразделении (1–2 мес.).
2. Контроль полноты заполнения журналов аудита.
3. Регулярные проверки соответствия требованиям Минтруда (внутренний аудит раз в квартал).

Сроки и правила хранения электронных кадровых документов

Требования к срокам хранения не изменились, но способы их соблюдения теперь включают:

• Хранение в сертифицированных облачных хранилищах с резервным копированием.
• Обеспечение неизменности (контроль целостности через хеш‑подписи).
• Доступ к архиву только уполномоченным лицам (роли в системе).

Ключевые сроки (по ТК РФ):

Важно: Электронные копии должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усиленной электронной подписью (УЭП) и храниться в формате, обеспечивающем их юридическую значимость.

Чек‑лист вопросов к юристу перед запуском КЭДО

1. Согласие работников:
   • Как правильно оформить запрос согласия в электронном виде?
   • Какие последствия при отсутствии согласия (обязанность вести бумажный документооборот)?
2. Квалифицированная электронная подпись:
   • Какие провайдеры КЭП одобрены Минтрудом?
   • Можно ли использовать одну подпись для всех кадровых документов?
3. Требования к ИТ‑системе:
   • Какие технические характеристики обязаны быть у платформы (журналирование, шифрование, резервное копирование)?
   • Нужна ли отдельная система для архивирования или её функции могут быть реализованы в основной платформе?
4. Хранение и доступ:
   • Какие требования предъявляются к месту хранения (сервер в РФ, облако и т.д.)?
   • Как оформить договор с поставщиком облачных услуг, чтобы он соответствовал требованиям ТК и ФЗ 152?
5. Ответственность за нарушение:
   • Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков хранения или отсутствие подписи?
   • Как доказать в суде юридическую значимость электронного документа?
6. Перевод обратно в бумажный формат:
   • В каких случаях работодатель может потребовать перевод электронных документов в бумажный вид?
   • Какие процедуры необходимо выполнить при таком переводе?
7. Синхронизация с другими системами:
   • Какие юридические нюансы есть при интеграции КЭДО с 1С, SAP, сервисом «Работа в России»?
   • Нужна ли отдельная юридическая экспертиза на этапе интеграции?

Практические рекомендации по избежанию типичных ошибок

• Не забывайте про согласие. Даже если сотрудник подписал трудовой договор в электронном виде, отдельное согласие на хранение остальных кадровых документов в ЭДО требуется.
• Тестируйте систему на предмет потери данных. Проведите стресс‑тесты и проверьте восстановление из резервных копий.
• Обеспечьте двойную аутентификацию. Без неё система может не пройти проверку Минтруда.
• Регулярно обновляйте политику защиты персональных данных. Законодательство о персональных данных меняется, и несоответствие может привести к штрафам.
• Ведите журнал согласий. Каждый полученный (или отказанный) согласие должен фиксироваться в системе с отметкой даты и времени.
• Контролируйте сроки хранения. Настройте автоматические напоминания о необходимости уничтожения или архивирования документов по истечении сроков.

В 2025 году цифровизация кадровых документов превратилась из «возможности» в обязательное условие для большинства работодателей. Правила Трудового кодекса, подкреплённые Федеральными законами 377‑ФЗ и 407‑ФЗ, задают чёткие требования к:

• получению согласия работников;
• использованию квалифицированных электронных подписей;
• техническим характеристикам ИТ‑систем;
• срокам и способам хранения электронных кадровых документов.

Тщательная подготовка, правильный выбор платформы и своевременное привлечение юридических экспертов позволяют не только соответствовать законодательству, но и существенно повысить эффективность HR‑процессов, снизить затраты на бумажный документооборот и улучшить контроль над кадровой информацией;

Если у вас остались вопросы – обратитесь к специалисту по трудовому праву и обсудите детали внедрения КЭДО именно в контексте вашего бизнеса.

Полезные ссылки (примерные)

• КонсультантПлюс: Как организовать электронный кадровый документооборот
• Официальный сайт Минтруда РФ – нормативные акты по КЭДО
• 1С:Зарплата и кадры – интеграция с КЭДО
• 42CLOUDS: Письмо Минтруда от  г.

Дата публикации: 03 августа 2026 г.