Любая проверка Государственной инспекции труда (ГИТ) — это серьезный стресс для работодателя и кадрового отдела. Однако большинство штрафов и предписаний можно избежать, если регулярно проводить внутренний аудит кадровой документации. Самопроверка позволяет выявить и устранить ошибки до того, как их обнаружит инспектор. В этой статье мы подробно разберем, как грамотно организовать этот процесс и на какие именно документы обратить особое внимание.

С чего начать подготовку к самопроверке?

Главный инструмент инспектора при проверке — это проверочные листы (списки контрольных вопросов). Они утверждены Приказом Роструда № 20 от 1 февраля 2022 года (с учетом последующих изменений). Использование этих листов обязательно при проведении плановых и внеплановых проверок. Поэтому лучшим решением для работодателя будет взять эти же чек-листы за основу своей самопроверки.

Проверочные листы охватывают огромный перечень направлений: от оформления приема на работу до расследования несчастных случаев. Важно понимать, что инспектор не будет проверять то, что не входит в соответствующий проверочный лист. Это значительно упрощает задачу: вам нужно проверить только те документы, которые подпадают под конкретные вопросы из чек-листов.

Пошаговый план самопроверки кадровой документации

Шаг 1. Проверка порядка оформления приема на работу

Это базовый блок, в котором чаще всего выявляются мелкие, но неприятные ошибки. Проверьте следующие моменты:

• Трудовые договоры. Заключены ли они с каждым работником? Содержат ли они все обязательные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ (место работы, трудовая функция, условия оплаты труда, режим рабочего времени и т.д.)?
• Приказы о приеме на работу. Соответствуют ли они условиям трудового договора? Ознакомлены ли работники с приказом под роспись в течение 3 дней со дня фактического начала работы?
• Личные карточки (форма Т-2). Ведутся ли они на каждого сотрудника? Заполнены ли все необходимые разделы, стоят ли подписи работника?

Шаг 2. Проверка ведения и хранения трудовых книжек

Несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажные бланки все еще актуальны для тех, кто не подал заявление об отказе от них.

• Проверьте наличие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
• Убедитесь, что все записи внесены корректно, без исправлений, замазанных текстов и ошибок в датах.
• Проверьте, хранятся ли невостребованные трудовые книжки в сейфе.

Шаг 3. Проверка режима рабочего времени и времени отдыха

Инспектор обязательно проверит, не нарушаются ли права работников на отдых.

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Утверждены ли они? Соответствуют ли они трудовым договорам?
• Табель учета рабочего времени. Ведется ли он регулярно? Сдаются ли графики работы (при сменном графике) вовремя (за месяц до начала работы)?
• Отпуска. Есть ли график отпусков на текущий год? Уведомлены ли сотрудники о начале отпуска за 2 недели? Выплачены ли отпускные за 3 дня до начала отпуска?

Шаг 4. Проверка порядка и условий изменения и прекращения трудового договора

Увольнение — самая конфликтная часть кадрового делопроизводства.

• Проверьте все дополнительные соглашения к трудовым договорам. Оформлены ли они в письменном виде при переводе, изменении оклада или режиме работы?
• Проверьте основания для увольнений. Если это сокращение штата — соблюдены ли сроки уведомления (за 2 месяца), предложены ли вакантные должности, выплачены ли все пособия?
• Если увольнение за прогул — есть ли акты об отсутствии на рабочем месте, объяснительные от работника?

Шаг 5; Проверка заработной платы и удержаний

Труд инспектора часто направлен на защиту финансовых прав работников.

• Проверьте расчетные листки. Выдаются ли они каждому работнику при выплате зарплаты?
• Соблюдается ли срок выплаты зарплаты (не реже чем каждые полмесяца, точные даты должны быть прописаны в ПВТР).
• Проверьте законность удержаний из зарплаты (например, за причиненный ущерб). Удержания не могут превышать 20% от заработной платы, а в отдельных случаях — 50%.

Шаг 6. Проверка охраны труда и сопутствующих документов

Этот блок инспекторы проверяют с особой тщательностью, так как от него зависит жизнь и здоровье работников. Опираясь на Приказ Роструда № 20, проверьте следующее:

• Специальная оценка условий труда (СОУТ). Проведена ли она у вас? Ознакомлены ли работники с результатами СОУТ под роспись?
• Медицинские осмотры. Прошли ли обязательные предсменные, послесменные, предрейсовые и послерейсовые медосмотры те категории работников, которым это положено по закону?
• Обучение по охране труда. Прошел ли вводный инструктаж? Проводится ли периодическое обучение?
• Средства индивидуальной защиты (СИЗ). Выдаются ли они по нормам? Имеют ли они сертификаты или декларации соответствия?
• Система управления охраной труда (СУОТ). Создана ли она в организации?

Шаг 7. Проверка особенностей регулирования труда отдельных категорий работников

Если у вас работают уязвимые категории граждан, инспектор обязательно это проверит.

• Несовершеннолетние. Установлены ли им сокращенная продолжительность рабочего времени и ежегодный оплачиваемый отпуск (31 календарный день)?
• Женщины и лица с семейными обязанностями. Соблюдаются ли ограничения на поднятие тяжестей, работу в ночное время и привлечение к сверхурочной работе?
• Иностранные работники и инвалиды. Имеются ли разрешительные документы, соблюдаются ли квоты и особые условия труда?
• Дистанционные работники. Правильно ли оформлены договоры, соблюдены ли особенности режима их рабочего времени?

Как организовать процесс самопроверки?

Чтобы самопроверка была эффективной, а не превратилась в хаотичное перебирание бумаг, следуйте простому алгоритму:

1. Создайте комиссию. Издайте внутренний приказ о проведении аудита. Включите в комиссию кадровика, специалиста по охране труда и бухгалтера.
2. Скачайте актуальные чек-листы ГИТ. Найдите их на официальном сайте Роструда или профильных ресурсах.
3. Сделайте выборку. Не обязательно проверять 100% документов. Возьмите выборку за последний год: 10-15 приказов о приеме, увольнении, отпусках. Если в выборке найдено много ошибок, придется проверять все.
4. Составьте реестр ошибок. Выпишите все недочеты: отсутствие подписи, неверная дата, пропущенный пункт в договоре.
5. Исправьте ошибки. Внесите изменения в документы. Если ошибка в трудовом договоре, сделайте дополнительное соглашение. Если нет подписи об ознакомлении — попросите работника расписаться задним числом (если это не противоречит закону) или сделайте акт об ознакомлении.

Самопроверка кадровой документации перед визитом инспектора — это не прихоть, а необходимость, которая экономит деньги и нервы компании. Штрафы за нарушение трудового законодательства могут достигать сотен тысяч рублей за каждое нарушение, а в случае повторных нарушений возможна дисквалификация руководителя.

Использование официальных проверочных листов Роструда в качестве ориентира для аудита — самый надежный способ подготовиться к проверке. Регулярно (хотя бы раз в год) проводите внутренний аудит, следите за изменениями в законодательстве, и тогда визит инспектора ГИТ пройдет спокойно и безболезненно для вашей компании.