Для небольших компаний (минорных фирм) взаимодействие с Государственной инспекцией труда (ГИТ) часто кажется сложным и пугающим. Однако, зная правовые основы, порядок проведения проверок и правильные способы подготовки, можно существенно снизить риски штрафов и просто‑всего конфликтного общения с надзорными органами.

Правовая база, регулирующая работу ГИТ

• Федеральный закон от № 248‑ФЗ – устанавливает новый порядок организации и осуществления государственного и муниципального надзора (введён в действие с июля 2021 г.).
• Трудовой кодекс РФ (ТК) – статьи 357, 29, 37, 72‑73, которые дают инспекторам право запрашивать документы за любой период, если в приказе о проверке не указаны ограничения.
• Постановления Роструда о новых чек‑листах (с ) – уточняют, какие именно документы и сведения проверяются в рамках плановых и внеплановых проверок.

Виды проверок, проводимых ГИТ

2.1 Плановые проверки

ГИТ формирует план‑график проверок на каждый год; В Москве план на 2024 год доступен онлайн, и компании могут узнать, включена ли их фирма в список.

2.2 Внеплановые проверки

Проводятся при:

• Угрожающих жизни работников ситуациях;
• Обнаружении индикаторов высокого риска нарушений (частые травмы, жалобы работников и т.п.);
• По согласованию с прокуратурой (кроме экстренных случаев).

2.3 Удалённые (дистанционные) проверки

С 2024 года всё взаимодействие с ГИТ должно стать цифровым. Инспекторы могут запросить документы в электронном виде, а проверку проводить полностью в телефонном/видеоформате, без выезда на объект.

Как происходит удалённая проверка

1. Получение запроса. Инспектор связывается с руководителем (или уполномоченным представителем) по телефону, e‑mail или через специализированный портал (например, ЭДО СБИС).
2. Уточнение перечня документов. В запросе указывается перечень требуемых документов, период, за который они нужны, и срок предоставления (обычно 10 рабочих дней).
3. Подготовка электронных копий. Документы сканируются в формате PDF, подписываются электронной подписью (если это требуется) и отправляются в указанный адрес (e‑mail, портал госуслуг, система «ЭДО»).
4. Онлайн‑интервью. Инспектор может провести видеоконференцию, задать уточняющие вопросы, запросить дополнительные сведения.
5. Заключительный акт. По результатам проверки инспектор формирует акт (в электронном виде) и направляет его в организацию.

Какие документы может запросить инспектор

Закон не содержит строгого перечня, но на практике проверяются следующие группы документов (см. таблицу с перечнем документов от КонсультантПлюс):

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• Приказы о приёме, переводе, увольнении, отпуске;
• Документы по охране труда: инструктажи, аттестации, журналы инструктажей, протоколы обучения;
• Выдача СИЗ (спецодежда, спецобувь, средства индивидуальной защиты) – акты выдачи, журналы учёта;
• Медицинские справки, результаты медосмотров;
• Кадровая документация в электронном виде (ЭДО): кадровые карточки, электронные трудовые книжки;
• Документы, подтверждающие соблюдение норм рабочего времени (табели, графики смен, учёт сверхурочных часов);
• Отчёты о несчастных случаях и их расследования.

Сроки предоставления и ответы на запросы

Согласно 248‑ФЗ и рекомендациям ГИТ, срок предоставления запрошенных документов составляет не более 10 рабочих дней с момента получения официального запроса. Если фирма не успевает собрать материалы, необходимо в письменной форме (e‑mail) запросить продление срока, указав причины задержки.

Как подготовиться к удалённой проверке (чек‑лист для минорных фирм)

Что делать, если инспектор вынес предписание

1. Срочно изучить предписание. В нём указаны конкретные нарушения и сроки их устранения.
2. Сформировать план корректирующих действий. Назначить ответственных, установить дедлайны.
3. Подготовить отчёт о выполнении предписания. Включить подтверждающие документы (приказы, акты, протоколы).
4. Отправить отчёт в ГИТ в установленный срок. При невозможности выполнить предписание полностью – предоставить объяснительные записки и план дальнейших действий.
5. При необходимости обжаловать предписание. В течение 10 дней можно подать жалобу в суд или в вышестоящий надзорный орган.

Частые ошибки минорных фирм и как их избежать

• Отказ от предоставления оригиналов. По закону оригиналы могут быть оставлены у работодателя, а копии – переданы инспектору (под расписку). Сохраняйте оригиналы в надёжном месте.
• Неправильный формат документов. Инспектор может потребовать документы в определённом виде (PDF, подписанные КЭП). Уточняйте требования в запросе.
• Превышение сроков. Даже небольшое опоздание может привести к штрафу. При задержке сразу сообщайте о причинах и просите продление.
• Отсутствие электронного архива. Без ЭДО собрать копии в срок будет сложно. Настройте систему электронного документооборота заранее.
• Неподготовленность к онлайн‑интервью. Проверьте работу камеры, микрофона, стабильность интернета за день до встречи.

Как минимизировать риск проверок

Хотя полностью избежать проверок невозможно, соблюдение следующих рекомендаций существенно снижает вероятность получения предписаний:

• Регулярно проводить внутренние аудиты по охране труда и кадровому учёту.
• Вести актуальные электронные кадровые карточки и журнал инструктажей.
• Обучать персонал правилам охраны труда и фиксировать результаты (протоколы, подписи).
• Своевременно выдавать и регистрировать СИЗ, вести журнал их выдачи.
• Поддерживать связь с региональными отделениями Роструда – они часто публикуют рекомендации и новые чек‑листы.

Полезные ресурсы и ссылки

• Госуслуги – раздел «Проверки и надзор»
• КонсультантПлюс – нормативные акты по ТК и 248‑ФЗ
• Saby Blog – работа с электронными документами в ГИТ
• Академия Unistaff – рекомендации по подготовке к удалённым проверкам

Для минорных фирм главное – проактивный подход. Подготовьте электронный архив, назначьте ответственного за взаимодействие с ГИТ и регулярно проверяйте соответствие требованиям ТК и 248‑ФЗ. При правильной подготовке удалённые проверки проходят быстро, без штрафов и конфликтов, а полученные рекомендации могут стать хорошей базой для дальнейшего развития системы охраны труда в компании.

Дата публикации: 02 августа 2026 г.