Проверка Трудовой инспекции – это обычная процедура, направленная на подтверждение соблюдения работодателем требований Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов. В 2026 году сроки проведения проверок сократились до 10 рабочих дней, а форма проверки может быть как плановой, так и внеплановой (видеозвонок, выезд). Чтобы избежать штрафов и сохранить репутацию, необходимо заранее подготовиться. Ниже – пошаговый план подготовки компании к проверке в Орле.

Правовая база и особенности проверок в Орле

• Федеральный закон № 294‑ФЗ от  г. «О государственном и муниципальном контроле (надзоре)» – определяет порядок, сроки и полномочия инспекторов.
• Трудовой кодекс РФ (ТК) – основной нормативный документ, требования которого проверяются.
• В Орле контроль осуществляют Орловский отдел Государственной инспекции труда (ГИТ). Их контактные данные (адрес, телефон, e‑mail) обычно публикуются на официальном сайте администрации Орла.
• С 2021 года действует новый порядок проведения проверок: срок проведения не может превышать 10 рабочих дней, а в случае необходимости – инспектор может запросить дополнительные сведения в течение 10 рабочих дней после получения запроса.

Типы проверок и их особенности

1. Плановая проверка – назначается заранее, о дате и времени уведомляют за 10–15 дней.
2. Внеплановая проверка – может быть инициирована по жалобам, сообщениям о нарушениях или в рамках целевых мероприятий. Уведомление обычно происходит в день визита.
3. Проверка в форме видеозвонка – используется в случае ограничений доступа к объекту (например, из‑за эпидемиологических мер).

Список обязательных документов

Подготовьте заверенные копии (подпись ИП, руководителя или доверенного лица) следующих документов. Оригиналы отправлять не требуется, но они должны быть доступны для предъявления при выездной проверке.

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения (все категории работников).
• Приказы о приёме, переводе, увольнении (с указанием оснований).
• Трудовые книжки (в электронном виде – если используется).
• Журнал учёта рабочего времени (для всех сотрудников, включая неполный рабочий день).
• Журнал регистрации инструктажей и обучений (охрана труда, пожарная безопасность, ПЭТ).
• Документы по охране труда: план мероприятий, акт обследования, протоколы проверок средств индивидуальной защиты.
• Платёжные ведомости и расчётные листки (выплаты заработной платы, премий, компенсаций).
• Отчёты по страховым взносам (ПФР, ФСС, ФОМС) за последние 3 года.
• Документы, подтверждающие соблюдение норм по времени отдыха (перерывы, отпускные графики).
• Документы по учёту и выплате компенсаций за сверхурочную работу.
• Справки о прохождении медицинского осмотра (для работников, подверженных профессиональному риску).
• Документы по учёту и выплате отпускных (отпускные листы, графики отпусков).
• Копии договоров с подрядчиками и субподрядчиками (если они задействованы в производственном процессе).

Пошаговый план подготовки

Шаг 1. Сформировать рабочую группу

Назначьте ответственного за подготовку к проверке (обычно HR‑директор или главный бухгалтер) и сформируйте небольшую команду из специалистов по кадрам, бухгалтерии и охране труда.

Шаг 2. Провести внутренний аудит

1. Сравните текущие документы с чек‑листом ГИТ (доступен на официальном сайте инспекции).
2. Выявите пробелы и несоответствия.
3. Составьте список «документов, требующих доработки» и распределите задачи между членами группы.

Шаг 3. Обновить и заверить документы

• Подготовьте актуальные версии всех перечисленных в пункте 3 документов.
• Заверьте копии у руководителя или уполномоченного лица.
• Создайте электронный архив (PDF) и физический «папочный» комплект.

Шаг 4. Оповестить сотрудников

Проведите короткое собрание, объяснив, что будет проверка, какие документы могут быть запрошены и как вести себя при визите инспектора. Особое внимание уделите:

• правильному заполнению табелей и журналов;
• готовности предоставить доступ к рабочим местам и помещениям;
• корректному ответу на вопросы инспектора (не давать необоснованных обещаний).

Шаг 5. Подготовить помещение

• Убедитесь, что все помещения (офис, цех, склад) находятся в чистоте и порядке.
• Разместите на видном месте постановление о проведении проверки (если оно получено).
• Подготовьте отдельный стол/компьютер для демонстрации электронных документов.

Шаг 6. Сформировать ответный пакет на запрос инспекции

Если инспектор направил запрос в течение 10 рабочих дней, отправьте заверенные копии в указанный срок (почтой, курьером или электронно). Сохраните подтверждение получения.

Шаг 7. Провести репетицию

Симулируйте проверку: один из сотрудников играет роль инспектора, задаёт типичные вопросы, проверяет наличие документов. После «репетиции» скорректируйте выявленные недочёты.

Как вести себя во время проверки

• Сохраняйте спокойствие. Не спорьте, а уточняйте, если что‑то непонятно.
• Предоставляйте только те документы, которые запрашивает инспектор. При необходимости уточните форму (копия, оригинал).
• Если инспектор просит показать журнал или запись, делайте это сразу, без задержек.
• Записывайте все замечания инспектора в протокол (это поможет в дальнейшем исправлять нарушения).
• Не подписывайте предписания без их полного прочтения. При необходимости попросите время на их изучение.

После проверки: действия с предписаниями

1. Получите протокол проверки и список предписаний.
2. Сформируйте план исправительных действий с указанием ответственных и сроков (не более 10 дней, если иное не указано).
3. Подготовьте документы, подтверждающие устранение нарушений, и направьте их в инспекцию в установленный срок.
4. Сохраните копии всех коммуникаций (письма, электронные сообщения) – они могут понадобиться в случае повторных проверок.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать электронные подписи?

Да. По Федеральному закону «Об электронной подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной ЭП, признаются равнозначными бумажным оригиналам.

Что делать, если инспектор требует оригиналы?

Требовать оригиналы может только в случае выездной проверки, когда инспектор находится в помещении. В таком случае подготовьте оригиналы заранее и храните их в отдельном «коробе для проверок».

Как избежать штрафов за несоблюдение сроков предоставления документов?

Отправляйте запрошенные документы в течение 10 рабочих дней с момента получения запроса. При невозможности выполнить срок – немедленно сообщите инспектору причины и предложите новый срок.

Чек‑лист «Подготовка к проверке Трудовой инспекции в Орле»

#	Пункт проверки	Статус	Ответственный
1	Список всех трудовых договоров (в т.ч. с ИП и субподрядчиками)	✔	HR‑менеджер
2	Журнал учёта рабочего времени	✖	Бухгалтер
3	Журнал инструктажей по охране труда	✔	Специалист ОТ
4	Отчёты по страховым взносам за 3 года	✔	Бухгалтер
5	Платёжные ведомости и расчётные листки	✖	Бухгалтер
6	Документы по медицинским осмотрам	✔	HR‑менеджер
7	Копии договоров с подрядчиками	✔	Юрист
8	Подготовка помещения к визиту	✖	Офис‑менеджер
9	Симуляция проверки	✖	Рабочая группа

Подготовка к проверке Трудовой инспекции в Орле – это системный процесс, который включает правовую подготовку, сбор и заверку документов, внутренний аудит и обучение персонала. При правильном подходе вы сможете пройти проверку без штрафов, сохранить репутацию компании и, что не менее важно, обеспечить соблюдение прав работников.

Помните: регулярный самоаудит по чек‑листам Роструда и своевременное обновление кадровой документации – лучшая профилактика против неприятных сюрпризов от инспекции.

---

Статья подготовлена в соответствии с актуальными данными на .