Проверка Государственной трудовой инспекции (ГИТ) — это стресс-тест для любого бизнеса. Независимо от того‚ планируется ли выездная проверка или приходит требование предоставить документы в рамках камерального контроля‚ готовность документооборота — залог отсутствия штрафов и приостановки деятельности. В этой статье мы разберем полный чек-лист документов‚ структуру подготовки и типичные ошибки‚ которые позволяют инспекторам выписывать предписания и протоколы.

Классификация проверок: чего ждать?

Стратегия подготовки зависит от вида проверки. С 2021 года (ФЗ-248) действуют строгие правила:

• Плановые выездные проверки — проводятся по утвержденному графику (раз в 3 года для микробизнеса‚ чаще для остальных). Требуют приказа о проверке.
• Внеплановые выездные проверки, только по основаниям (жалоба‚ сообщение СМИ‚ поручение вышестоящих органов‚ угроза жизни/здоровью).
• Камеральные проверки, анализ отчетности и сведений‚ предоставляемых в электронном виде (без выезда). Срок — до 30 дней.
• Профилактические визиты — не проверки‚ а консультации. Инспектор не имеет права требовать документы‚ составлять протоколы‚ но может выдать рекомендации.

Важно: Даже если проверка не планируется‚ работодатель обязан вести трудовые документы в актуальном состоянии постоянно (ст. 22 ТК РФ).

Базовый пакет документов (Обязательно для любой организации)

Эти документы инспектор запросит в первую очередь. Их отсутствие — грубое нарушение ст. 22 ТК РФ.

Учредительные и регистрационные документы

1. Устав (актуальная редакция) / Учредительный договор.
2. Свидетельство о государственной регистрации (лист записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП).
3. Свидетельство о регистрации в налоговом органе (ИНН/КПП).
4. Письмо Росстата с кодами ОКВЭД‚ ОКОПФ‚ ОКФС‚ ОКТМО‚ ОКАТО.

Локальные нормативные акты (ЛНА) — «Конституция» компании

Правило: Все ЛНА должны быть разработаны с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если есть) и доведены до сведения работников под роспись (ч. 3 ст. 8‚ ст. 22 ТК РФ).

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — обязательны для всех (ст. 189 ТК РФ).
• Политика в области оплаты труда (Сметная/Тарифная система) — системы‚ тарифные ставки‚ оклады‚ бонусы‚ ПК‚ индексация (ст. 135 ТК РФ).
• Положение о персональных данных + Согласия на обработку ПДн (152-ФЗ).
• Положение о коммерческой тайне (если режим введен).
• Положение о служебных командировках (порядок оплаты‚ суточные).
• Положение об отпусках (график‚ порядок предоставления‚ замены‚ отзывов).
• Положение о материальной ответственности (перечень работ с полной МО‚ договоры о полной МО).
• ЛНА по охране труда: Программа обучения‚ инструкции по ОТ‚ положение о СОУТ‚ карта выдачи СИЗ.
• Политика антикоррупции / Этичный кодекс (рекомендуется).

Документы по охране труда (Отдельный большой блок)

Нарушения в ОТ — самая частая причина крупных штрафов (ст. 5.27.1 КоАП РФ) и приостановки деятельности.

• Специальная оценка условий труда (СОУТ) — протоколы‚ карты‚ заявления о внесении изменений;
• Оценка рисков профессионального заболевания/травматизма.
• План мероприятий по ОТ (утвержденный руководителем).
• Журналы инструктажей: вводный‚ первичный на рабочем месте‚ повторный‚ нецелевой‚ внеплановый (подписи инструктора и инструктируемого обязательны).
• Протоколы проверки знаний по ОТ (комиссия‚ протоколы за 3 года).
• Медосмотры: предварительные‚ периодические‚ внеплановые (направления‚ заключения‚ мнения врача).
• Выдача СИЗ: Карты выдачи (личные карточки)‚ ведомости выдачи‚ нормативы выдачи (ТН ВЭД/Отраслевые нормативы).
• Учет вредных/опасных факторов (перечень работ для сокращенного рабочего времени‚ доп. отпусков‚ досрочной пенсии).
• Расследование несчастных случаев: акты формы Н-1‚ отчеты формы Н-6‚ уведомления прокуратуры/ГИТ/СФР.

Кадровые документы на каждого работника (Персональные дела)

Инспектор имеет право проверить дела всех работников (ст. 360 ТК РФ). Порядок хранения: личное дело (Т-2) + служебные записки/приказы в хронологическом порядке.

Прием на работу (Ст. 65 ТК РФ)

• Заявление о приеме.
• Паспорт (копия стр. 2‚ 3‚ прописки).
• Трудовая книжка (оригинал) или СТД-Р (электронная) — уведомление СФР (СЗВ-ТД).
• СНИЛС (копия/номер).
• Военный учет (военный билет/свидетельство/приписное свидетельство) — для воинской обязанности.
• Документы об образовании/квалификации (дипломы‚ сертификаты), если требуются для должности.
• Медицинское заключение (форма 086-у) — для работ до 18 лет‚ вредных/опасных‚ пищевой/торговой сферы.
• Приказ о приеме (Т-1/Т-1а) — знакомить под роспись за 3 дня.
• Трудовой договор (ТД), в 2-х экземплярах‚ подписанный ДО начала работы (ст. 67 ТК РФ). Обязательные условия: ст. 57 ТК РФ.
• Личная карточка работника (Т-2) — заводится на основании приказа.
• Согласие на обработку ПДн.
• Ознакомление с ЛНА (ПВТР‚ Оплата труда‚ ОТ‚ Комтайна) — под роспись в личном деле или в журнале.

В процессе работы (Изменения условий)

• Приказы о переводе (постоянный/временный)‚ изменении условий труда‚ повышении зарплаты‚ присвоении квалификационных разрядов.
• Дополнительные соглашения к ТД (любые изменения ТД только через доп. соглашение).
• Приказы об отпусках (основной‚ доп.‚ за нестандартное время‚ учебные‚ неоплачиваемые) — за 2 недели до начала (ст; 123 ТК РФ). График отпусков — доводить до сведения под роспись.
• Листки учета рабочего времени (Т-12/Т-13) — ежедневно‚ подпись ответственного лица.
• Документы по командировкам: приказ‚ авансовый отчет‚ билеты/чеки‚ служебная записка/отчет.
• Больничные листы (электронные) — уведомления СФР‚ расчеты.
• Дисциплинарные взыскания: объяснительная‚ акт/служебная записка‚ приказ (в течение 1 месяца со дня обнаружения‚ не позднее 6 месяцев со дня нарушения).
• Обучение/повышение квалификации: приказы‚ договоры‚ сертификаты‚ протоколы проверки знаний.

Увольнение (Ст. 84.1 ТК РФ)

• Заявление работника / Приказ об увольнении (по соглашению‚ за прогулы‚ при сокращении и т.д.).
• Расчетная ведомость (Т-51/Т-53) — подпись бухгалтера и работника.
• Выдача трудовой книжки / СТД-Р (в день увольнения).
• Справка 182н (для СФР) — в срок до 3 дней.
• СЗВ-ТД (увольнение) — в срок до следующего дня.
• Инвентаризация дела (если архивируется).

Документы по оплате труда и отчетность (Бухгалтерия/Кадры)

Проверяются на соответствие ЛНА‚ ТК РФ и налоговому законодательству.

• Ведомости начисления зарплаты за проверяемый период (последние 3 года).
• Расчеты по НДФЛ‚ страховым взносам (РСВ‚ ЕНВД/УСН/ОСНО).
• Выплата зарплаты не реже 2 раз в месяце (ст. 136 ТК РФ) — платежные поручения/выписки по зарплатному проекту.
• Индексация зарплат (если предусмотрена ЛНА/КТ).
• Оплата сверхурочных‚ ночных часов‚ работы в выходные/праздники (коэффициенты 1.5/2.0).
• Отпускные — за 3 дня до начала отпуска (ст; 136 ТК РФ).
• Отчетность в СФР: СЗВ-М‚ СЗВ-ТД‚ СЗВ-СТАЖ‚ ЕПН-2 (проверка сроков сдачи).
• 6-НДФЛ (проверка соответствия выплатам и удержаниям).

Специфические категории работников (Высокий риск)

Инспекторы уделяют особое внимание уязвимым группам. Проверьте наличие специальных документов:

Медицинское заключение (обязательно ежегодно до 18 лет).

Согласие родителей/опекунов (до 14 лет — обязательно‚ 14-18 — при необходимости).

Сокращенное рабочее время (ст. 92 ТК РФ).

Запрет на вредную/опасную работу‚ ночную‚ СВ‚ командировки (до 18 лет).

Отпуск 31 к.д. (ст. 267 ТК РФ)‚ предоставляется в удобное время (лето).

Медицинское свидетельство о беременности/сроке.

Заявление о переводе на легкую работу (сохранение среднего заработка).

Запрет на СВ‚ ночную‚ командировки‚ испытательный срок.

Перерывы на кормление (30 мин каждые 3 часа‚ оплачиваемые).

Разрешение на работу / Патент / Уведомление о трудовой деятельности (в зависимости от статуса).

Документы о знании русского языка (история/основы законодательства) — для патента.

Миграционная карта‚ регистрация по месту пребывания.

Страховой полис ОМС/ДМС.

Уведомление МВД о заключении/расторжении ТД (в течение 3 рабочих дней).

Доп. соглашение к ТД (условия удаленной работы‚ режим работы/отдыха‚ оплата интернета/связи/электричества).

Обеспечение СИЗ‚ ОТ на дому (акт осмотра рабочего места).

Электронный документооборот (ЭДО) для подписания приказов/ТД (Единая система идентификации / усил. квал. ЭП).

Категория	Ключевые документы / Ограничения
Несовершеннолетние (до 18 лет)
Беременные / Матери до 1.5 лет / Одиночные родители
Иностранные граждане
Удаленные работники

Электронный документооборот (ЭДО) и СТД-Р

С 2020 года переход на электронные трудовые книжки (СТД-Р) обязателен. Инспектор проверит:

• Наличие у работодателя усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
• Своевременность отправки СЗВ-ТД (прием — до следующего дня‚ увольнение — день увольнения‚ перевод — 1 день).
• Корректность заполнения полей (коды причин увольнения‚ даты).
• Хранение локальных копий подписанных документов (приказы‚ ТД в ЭДО).

Типичные ошибки‚ за которые выписывают штрафы (Топ-10)

1. Отсутствие росписи работника на ЛНА (ПВТР‚ Оплата труда‚ ОТ). Документ есть‚ но «не доведен» — штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 тыс. руб. для юрлиц за повтор).
2. Трудовой договор подписан позже дня выхода на работу. Штраф до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
3. Отсутствие СОУТ или просроченные протоколы. Штраф до 80 тыс. руб. (ст. 5.27.1 КоАП РФ) + приостановка деятельности до 90 дней.
4. Непроведение медосмотров / обучения по ОТ. Тоже ст. 5.27.1 КоАП РФ (до 130 тыс. руб. за повтор + приостановка).
5. Нарушение сроков выплаты зарплаты/отпускных (даже на 1 день). Штраф до 50 тыс. руб.‚ за повтор — дисквалификация директора до 3 лет или штраф до 100 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
6. Неправильное оформление сверхурочных / работы в выходные. Отсутствие приказа‚ письменного согласия‚ неверный коэффициент оплаты.
7. Отпуска не по графику / не предоставлены 2 года подряд. Грубое нарушение (ст. 5;27 КоАП РФ).
8. Ошибки в СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ / 6-НДФЛ. Штрафы за несвоевременную сдачу (ст. 11.5‚ 126‚ 127 НК РФ).
9. Отсутствие договора о полной материальной ответственности при удержании ущерба из зарплаты (незаконное удержание — ст. 5.27 КоАП РФ + возврат денег).
10. Неуведомление МВД о найме/увольнении иностраца. Штраф на организацию до 800 тыс. руб. (ст. 18.15 КоАП РФ).

Алгоритм действий при получении требования/приказа о проверке

1. Проверьте законность: Есть ли приказ/требование с печатью и подписью? Соответствует ли он графику плановых проверок (сайт ГИТ/Прокуратуры)? Не истек ли срок действия приказа (обычно 20 рабочих дней с возможностью продления).
2. Назначьте ответственного: Прикажите специалиста (Кадры/Юрист/Бухгалтер) за сбор документов. Зафиксируйте сроки.
3. Проведите внутренний аудит (Mock-аудит): Пройдитесь по чек-листу выше. Найдите пробелы: неподписанные ЛНА‚ пропущенные медосмотры‚ ошибки в СЗВ-ТД.
4. Исправьте что можно: Доведите ЛНА до сведения (под роспись сейчас лучше‚ чем никогда). Направьте работников на медосмотры. Подайте исправительные СЗВ-ТД/РСВ/6-НДФЛ.
5. Подготовьте пакет к выдаче: Сформируйте папки по разделам (Учредительные‚ ЛНА‚ ОТ‚ Кадры по алфавиту‚ Зарплата‚ Отчетность). Составьте описание передаваемых документов в 2 экземплярах (один у инспектора‚ один у вас с отметкой о получении).
6. Обеспечьте доступ: Для выездной проверки — рабочее место‚ доступ к 1С/ЭДО/архиву. Для камеральной — загрузите в личный кабинет ГИТ или направьте почтой/ЭДО.
7. Участвуйте в проверке: Директор или доверенное лицо должно быть на связи. Не мешайте инспектору‚ но фиксируйте его действия (фото/видео в присутствии понятых — по согласованию).

Права работодателя при проверке (Защита)

• Требовать предъявления служебного удостоверения и приказа о проверке.
• Не предоставлять документы‚ не указанные в требовании/приказе (кроме связанных с проверяемым вопросом).
• Привлекать адвоката/специалиста.
• Писать объяснения/возражения в протокол/акт.
• Обжаловать предписание/протокол в вышестоящую ГИТ или в суд (10 дней на предписание‚ 2 месяца на протокол КоАП).
• Требовать соблюдения сроков проверки (20 дней выездная‚ 30 дней камеральная).

Цифровая гигиена: как хранить документы‚ чтобы не бояться проверки

Переведите архив в структурированный электронный вид (ЭДО/СЭД/Облако с УКЭП).

• Папка «ЛНА» — актуальные версии + истории изменений + журналы ознакомления (сканы с росписями).
• Папка «Охрана труда» — по годам: СОУТ‚ обучение‚ медосмотры‚ СИЗ‚ расследования.
• Папка «Кадры», подпапки ФИО работника -> Прием‚ ТД/Доп.соглашения‚ Приказы‚ Отпуска‚ Больничные‚ Командировки‚ Увольнение‚ Обучение‚ ОТ/Медицина.
• Папка «Зарплата и отчетность» — по кварталам/годам: ведомости‚ РСВ‚ 6-НДФЛ‚ СЗВ-ТД/М/СТАЖ‚ выписки по зарплатному проекту.
• Папка «Иностранцы» — отдельно по каждому: патенты/разрешения‚ уведомления МВД‚ медполисы‚ экзамены.

Настройте календарь контрольных дат (сроки медосмотров‚ обучения по ОТ‚ СОУТ‚ отпусков‚ истечения патентов‚ сдачи отчетности). Автоматические напоминания спасают от 90% нарушений.

---

Резюме

Подготовка к проверке ГИТ — это не разовое действие накануне визита инспектора‚ а постоянный процесс управления рисками. Главный актив работодателя — это не бумаги‚ а процессы: своевременное ознакомление с ЛНА‚ проведение медосмотров и обучения‚ корректный расчет зарплаты и безошибочная сдача отчетности в СФР/Налоговую.

Используйте этот чек-лист как основу для внутреннего регламента «Подготовка к проверкам». Проводите внутренние аудиты раз в полугодие. Тогда любая проверка (плановая‚ внеплановая или камеральная) пройдет без штрафов‚ предписаний и приостановки бизнеса.

Помните: Стоимость профилактики (время кадровика/юриста‚ софт для ЭДО/календарей) в десятки раз ниже стоимости штрафов‚ судов и репутационных потерь.