Одной из самых частых причин споров между бухгалтерами и налоговыми инспекторами является порядок отражения в форме 6-НДФЛ заработной платы‚ которая была начислена‚ но по каким-то причинам не выплачена сотрудникам. Ошибки в заполнении расчета в таких ситуациях неизбежно приводят к претензиям налоговиков‚ штрафам и необходимости сдавать корректировки.
В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно действовать в 2026 году‚ если зарплата начислена‚ но не выплачена‚ и ответим на самые часто задаваемые вопросы по этой теме.
Главное правило: когда зарплата становится доходом
Чтобы понять логику налоговой службы‚ нужно обратиться к Налоговому кодексу. Согласно пункту 1 статьи 223 НК РФ‚ доход в виде заработной платы считается полученным на дату его фактической выплаты (включая перечисление на счет сотрудника в банке).
До 2023 года бухгалтеры отражали начисленную зарплату‚ вычеты и НДФЛ в строках 110‚ 112‚ 130 и 140 расчета 6-НДФЛ. Однако с 2023 года правила изменились. Теперь начисленную‚ но не выплаченную зарплату в отчетном 6-НДФЛ отражать вообще не нужно. Это подтверждается последними разъяснениями ФНС России.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли показывать невыплаченную зарплату в разделе 2 формы 6-НДФЛ?
Нет‚ не нужно. ФНС России прямо указывает: доход‚ начисленный‚ но не выплаченный в отчетном периоде (до момента сдачи расчета)‚ в расчете 6-НДФЛ не показывается. Если вы включите такую сумму в раздел 2‚ налоговая инспекция сочтет это ошибкой.
Как заполнить строки 160 и 170‚ если зарплата начислена‚ но денег сотруднику еще не перечислили?
В такой ситуации строка 160 (сумма удержанного налога) должна остаться пустой‚ пока не пройдет фактическая выплата заработной платы. А вот сумму начисленного‚ но неудержанного из-за невыплаты НДФЛ нужно указать в строке 170 («Сумма налога‚ не удержанная налоговым агентом»). Это покажет инспекторам‚ что налог исчислен‚ но удержать его пока не из чего.
Что делать‚ если зарплата за декабрь 2025 года была выплачена только в январе 2026 года?
В этом случае декабрьская зарплата не попадает в 6-НДФЛ за 2025 год. Она будет отражена в расчете за 1 квартал 2026 года. Когда деньги будут фактически выплачены в январе‚ именно в этот момент удерживается НДФЛ‚ и эта сумма вместе с самой зарплатой отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за тот период‚ в котором произошла выплата.
Надо ли сдавать корректировку за прошлый период после выплаты долга по зарплате?
Здесь кроется главная претензия бухгалтеров к логике ФНС. Налоговая служба говорит о том‚ что после выплаты задолженности по зарплате необходимо сдать скорректированный 6-НДФЛ за тот период‚ в котором эта зарплата была начислена.
В корректировку нужно включить выплаченную зарплату в раздел 2 (в поля 110‚ 112 и 140). На первый взгляд это кажется нелогичным: сначала мы не указываем невыплаченную зарплату в отчете‚ а потом сдаете корректировку за прошлый период. Однако аргументом ФНС по данному вопросу служит тот факт‚ что налоговый агент обязан показать фактическое исполнение обязательств по удержанию и перечислению налога именно в привязке к периоду начисления.
Как быть с налоговыми вычетами‚ если зарплата не выплачивается?
Стандартный налоговый вычет предоставляется в установленных размерах в том же месяце‚ когда выплачивается заработная плата. Например‚ если зарплата за март была выплачена только в апреле‚ то при исчислении налога вычет также предоставляется за апрель (об этом ФНС напоминала в письме от № ЗГ-2-11/8468). Соответственно‚ в периоде начисления без выплаты вычеты не отражаются.
Предусмотрен ли штраф за неперечисление НДФЛ в случае невыплаты зарплаты?
Да‚ за неперечисление НДФЛ в бюджет предусмотрен штраф. Однако важно понимать: удержать НДФЛ налоговый агент может только из дохода‚ который фактически выплачивается. Если денег на счетах нет и зарплата не выдается‚ удержать налог невозможно. Штраф может грозить в том случае‚ если зарплата была выплачена‚ НДФЛ был удержан‚ но налоговый агент не перечислил его в бюджет.
Краткий алгоритм действий для бухгалтера
- Зарплата начислена‚ но не выплачена на дату сдачи 6-НДФЛ: Не отражаем эту сумму в разделах 1 и 2. Сумму исчисленного налога показываем по строке 170 (как неудержанную). Строку 160 оставляем пустой.
- Зарплата выплачена в следующем отчетном периоде: Отражаем выплаченную сумму и удержанный НДФЛ в 6-НДФЛ за тот период‚ когда прошла выплата.
- Долг по зарплате погашен: Сдаем корректировку 6-НДФЛ за период начисления этой зарплаты‚ включив данные о выплаченном доходе в раздел 2 (поля 110‚ 112‚ 140).
Правила заполнения 6-НДФЛ при невыплате зарплаты могут казаться непоследовательными‚ особенно в части сдачи корректировок за прошлые периоды. Тем не менее‚ во избежание претензий со стороны ФНС и штрафных санкций‚ бухгалтеру необходимо строго следовать актуальным разъяснениям налогового ведомства. Главное правило‚ которое нужно запомнить в 2026 году: доход становится доходом для целей НДФЛ только в момент его фактической выплаты.