Выдача расчётного листа (листочка) — обязательная процедура при прекращении трудового договора. Несмотря на отсутствие строгой унифицированной формы, документ должен содержать исчерпывающую информацию обо всех начислениях, удержаниях и итоговой сумме к выплате. В статье подробно разбираем требования законодательства, рекомендуемую структуру бланка, сроки выдачи и ответственность работодателя.

Нормативная база: что говорит закон

Основными документами, регулирующими выдачу расчётного листа при увольнении, являются:

• Статья 136 ТК РФ — устанавливает обязанность работодателя информировать работника о компонентах заработной платы, размере удержаний и выплачиваемой сумме. Форма расчётного листа утверждается локальным нормативным актом (ЛНА) организации.
• Статья 140 ТК РФ — регламентирует сроки окончательного расчёта: в день увольнения (в день последней работы сотрудника).
• Письмо Роструда от № ПГ/26944-6-1 — разъясняет, что расчётный листок выдается работнику один раз в месяц при выплате зарплаты, а при увольнении — в день окончательного расчёта.
• Постановление Госкомстата РФ от № 1 — утвердило рекомендательные формы первичной учетной документации (в т.ч. форму Т-51 «Расчётный листок» и Т-53 «Ведомость для выдачи заработной платы»), однако их применение не является обязательным для коммерческих организаций (ст. 9 ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Важно: Унифицированной (обязательной для всех) формы расчётного листа в законе не установлено. Работодатель имеет право самостоятельно разработать и утвердить свой бланк локальным актом (приказом, положением об оплате труда).

Сроки выдачи расчётного листа при увольнении

Согласно ч. 1 ст. 140 ТК РФ, окончательный расчёт с увольняющимся работником производится в день прекращения трудового договора (день увольнения). В этот же день работодатель обязан:

1. Выдать все причитающиеся суммы (заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск, выплаты по итогам года и др.).
2. Выдать расчётный листок, отражающий все эти начисления и удержания.

Роструд напоминает: расчётный лист при увольнении выдается именно в день увольнения, а не в очередной зарплатный день.

Структура и обязательные реквизиты расчётного листа

Хотя строгой формы нет, в соответствии со ст. 136 ТК РФ и ст. 9 ФЗ-402, документ должен содержать следующие обязательные сведения (реквизиты первичного учетного документа):

Шапка документа

• Наименование организации (полное и/или сокращенное).
• Название документа: «Расчётный листок» (или «Расчётный листок при увольнении»).
• Дата составления (день увольнения).
• Номер документа (по порядку или сквозная нумерация).

Сведения о работнике

• ФИО полностью.
• Табельный номер.
• Подразделение / Должность.
• ИНН (желательно).
• Страховой номер СНИЛС (желательно).

Табличная часть: Начисления

Обычно оформляется в виде таблицы со следующими колонками:

• Код вида начисления (по классификатору или внутреннему справочнику).
• Наименование начисления (оклад, тарифная ставка, надбавки, премии, компенсация за неиспользованный отпуск, выплата за невыходной день и т.д.).
• Основание (приказ о зачислении, приказ об увольнении, трудовой договор, ЛНА).
• Расчетный период (за какой месяц/период начислено).
• Отработано времени (дни/часы).
• Начислено (сумма).

Табличная часть: Удержания

• Код вида удержания.
• Наименование удержания (НДФЛ, алименты по исполнительному листу, возврат судебных издержек, переплата зарплаты за прошлые периоды и т.д.).
• Основание (ст. 107, 108 НК РФ, исполнительный лист, заявление работника).
• Сумма удержания.

• Всего начислено (сумма).
• Всего удержано (сумма).
• К выдаче (на руки) — самое важное поле (Начислено минус Удержано).
• Сумма прописью (обязательно для кассовой выдачи, рекомендуется всегда).

Дополнительные информационные блоки (рекомендуеться)

• Налоговая база по НДФЛ (накопленная с начала года).
• Сумма удержанного/возвращенного НДФЛ за текущий год.
• Сведения о страховых взносах (накопленные основания, начисленные взносы) — для отчетности в СФР.
• Остаток неиспользованного отпуска (в днях) на дату увольнения.

Особенности заполнения при увольнении (примеры строк)

В расчётном листе при увольнении, в отличие от ежемесячного, обязательно должны присутствовать специфические строки:

Вид выплаты	Основание	Комментарий
Заработная плата за отработанное время	Приказ об увольнении, ТД	Пропорционально отработанным дням
Компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск	Ст. 127 ТК РФ, Приказ об увольнении	Рассчитывается за каждый неиспользованный день
Выходное пособие (при сокращении/ликвидации)	Ст. 178 ТК РФ, Приказ	В размере среднемесячного заработка
Доп. выплаты (северная, за выслугу лет, вредность и т.д.)	ТД, ЛНА, Приказы	Пропорционально отработанному времени
НДФЛ	Ст. 226 НК РФ	Удерживается со всех доходов, если нет льгот
Иные удержания (алименты, задолженность перед работодателем)	Исполнительный лист, Заявление	В пределах 20% (50%) от суммы к выдаче

Порядок утверждения формы и выдачи

Шаг 1. Разработка и утверждение бланка

Работодатель разрабатывает форму самостоятельно (можно взять за основу форму Т-51 или Т-61 «Записка-расчёт», ОКУД 0301052, но адаптировать под свои нужды). Форма утверждается приказом (распоряжением) руководителя или закрепляется в Положении об оплате труда / Внутреннем трудовом распорядке.

Шаг 2. Заполнение

Заполняет бухгалтер или кадровик (в зависимости от распределения обязанностей). Данные берутся из табеля учета рабочего времени, приказов о начислениях, приказов об увольнении, расчетов компенсаций.

Шаг 3. Подписание

Спорный момент: Закон не требует обязательной подписи бухгалтера или директора на каждом листочке, а также простановки печати (ее нет — ставится по желанию). Однако на практике для подтверждения достоверности часто подписывает:

• Начальник кадра / Кадровик (подготовил).
• Бухгалтер (проверил расчет).
• Руководитель (утвердил к выплате), опционально.

Шаг 4. Выдача работнику

• Лично под роспись: Работник ставит подпись в журнале выдачи расчётных листков (форма Т-53 или свободная) и на втором экземпляре листочка (если предусмотрено), указывая дату получения.
• По запросу (електронно/почта): Если работник не явился за документами, работодатель обязан направить их заказным почтовым отправлением с вложенным описью (ст. 62, 140 ТК РФ, Письмо Роструда). В расчётном листе в этом случае делается отметка о направлении почтой.

Электронный расчётный листок

Согласно ст. 136 ТК РФ, допускается выдача расчётного листа в электронном виде при письменном согласии работника.

• Согласие оформляется заявлением работника (можно включить в ТД или отдельным документом).
• Документ направляется через защищенные каналы связи (корпоративная почта, личный кабинет в СЭД, СБИС, 1С-ЗУП и т.д.).
• Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
• Срок выдачи, тот же: день увольнения.

Ответственность за нарушение сроков и порядка выдачи

Нарушение сроков выдачи расчётного листа (как и задержка выплаты) влечет ответственность:

• Административная (КоАП РФ ст. 5.27): штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб., на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб. (за повторное — выше + дисквалификация до 3 лет).
• Гражданско-правовая (ст. 236 ТК РФ): работодатель выплачивает задержанные суммы с процентами за каждый день просрочки (не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от суммы долга).
• Уголовная (УК РФ ст. 145.1): при умышленном невыплате зарплаты более 2 месяцев (сумма более 3 млн руб. или 12 млн руб. — в крупном/особо крупном размере).

Типовые ошибки, которых стоит избегать

1. Выдача «позже дня увольнения» (например, в следующий зарплатный день), прямое нарушение ст. 140 ТК РФ.
2. Отсутствие строки «Компенсация за отпуск» при наличии неиспользованных дней.
3. Неполные реквизиты: нет основания начисления (номер приказа), нет кода вида дохода/удержания.
4. Расхождение суммы «К выдаче» с реально выданными деньгами (через кассу или на карту).
5. Отсутствие утвержденной формы в ЛНА — инспектор может расценить это как нарушение правил ведения документации.
6. Не выдача листочка при направлении документов почтой (в вложении к письму обязательно должен быть расчётный лист).

Образец структуры бланка (текстовый шаблон)

ООО «РОМАШКА» РАСЧЁТНЫЙ ЛИСТОК
 при увольнении
Утвержден приказом № 123-ОД от 
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Работник: Иванов Иван Иванович Таб. №: 007
Должность: Главный бухгалтер ИНН: 770000000000
СНИЛС: 123-456-789 00
--------------------------------------------------------------------------------
ПЕРИОД РАСЧЁТА: – (день увольнения)
--------------------------------------------------------------------------------
НАЧИСЛЕНИЯ:
--------------------------------------------------------------------------------
Код | Наименование | Основание (Приказ) | Дни/Часы | Сумма
----|---------------------------------|--------------------|----------|----------
100 | Оклад | Приказ № 100-к | 23 дн. | 65 000,00
200 | Надбавка за выслугу лет (10%) | ТД, ЛНА | 23 дн. | 6 500,00
300 | Компенсация за неисп. отпуск | Приказ № 200-ув, | 14 дн. | 35 000,00
 | (28 к.д. за 2025 г.) | ст. 127 ТК РФ | |
--------------------------------------------------------------------------------
ИТОГО НАЧИСЛЕНО: 106 500,00
--------------------------------------------------------------------------------
УДЕРЖАНИЯ:
--------------------------------------------------------------------------------
Код | Наименование | Основание | Сумма
----|---------------------------------|--------------------|----------501 | НДФЛ (13%) | ст. 226 НК РФ | 13 845,00
502 | Алименты (Исп. лист № 123) | Исп. лист, Приказ | 5 000,00
--------------------------------------------------------------------------------
ИТОГО УДЕРЖАНО: 18 845,00
--------------------------------------------------------------------------------
К ВЫДАЧЕ (НА РУКИ): 87 655,00
--------------------------------------------------------------------------------
Прописью: Восемьдесят семь тысяч шестьсот пятьдесят пять рублей 00 копеек
--------------------------------------------------------------------------------СВЕДЕНИЯ ДЛЯ ОТЧЕТНОСТИ (справочно):
Налоговая база НДФЛ накоп. с нач. года: 450 000,00
Удержан НДФЛ накоп. с нач. года: 58 500,00
СВ основания накоп. с нач. года: 480 000,00
Начислено страх. взносов накоп.: 144 000,00
Остаток отпуска на : 0 к.д.
--------------------------------------------------------------------------------СОСТАВИЛ: Бухгалтер / Петрова П.П. / _______________ / 
ПРОВЕРИЛ: Гл. бухгалтер / Сидоров С.С. / _______________ / 
УТВЕРДИЛ: Директор / Иванов И.И. / _______________ / 
--------------------------------------------------------------------------------
ПОЛУЧИЛ: Иванов И.И. / _______________ / «02» августа 2026 г.
 (подпись работника в журнале выдачи № 12 стр. 5)

Резюме: чек-лист для HR и бухгалтера

• [ ] Форма расчётного листа утверждена локальным актом (Приказ/Положение).
• [ ] Листок составлен в день увольнения (последний рабочий день).
• [ ] Отражены все начисления: зарплата за время, компенсация за отпуск, выходное пособие (если положено), премии, надбавки.
• [ ] Отражены все удержания: НДФЛ, исполнительные листы, задолженность перед работодателем (в пределах закона).
• [ ] Сумма «К выдаче» совпадает с выплаченной (касса/банк).
• [ ] Сумма прописью указана.
• [ ] Работник получил листок лично под роспись в журнале выдачи (или направлен заказным письмом с описью).
• [ ] Данные внесены в СЗВ-ТД и Единый реестр сведений о заработной плате (для отчетности в СФР).

---