Цель статьи – дать практические рекомендации по составлению акта проверки, оформить предписание об устранении замечаний и правильно реагировать на замечания инспектора. В материале использованы актуальные образцы и нормативные ссылки (КонсультантПлюс, Федеральный закон, внутренние регламенты 2024‑2026 гг.)
Что такое акт проверки?
Акт проверки – официальное документальное подтверждение результатов проверочного мероприятия, проведённого должностными лицами органов государственного (муниципального) контроля, а также внутренними контрольными комиссиями организации.
- Служит основанием для вынесения предписаний, административных и дисциплинарных мер.
- Является доказательством в суде и в налоговых спорах.
- Оформляется в двух экземплярах (один – в архив организации, второй – в архив контролирующего органа).
Нормативные основы
Согласно Статье 16 Федерального закона № 307‑ФЗ «Об обязательном контроле» (пункт 1) акт составляется в установленной форме и подписывается всеми членами комиссии.
Структура акта проверки
Стандартный акт делится на три основные части:
- Вводная часть – реквизиты документа, дата, место, состав комиссии.
- Констатирующая часть – описание проведённых действий, методы проверки, выявленные факты, ссылки на нормативные акты.
- Заключительная часть – выводы, рекомендации, предписания, подписи.
Пример оформления вводной части
АКТ ПРЕВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ ПРЕДПИСАНИЯ ОБ УСТРАНЕНИИ ЗАМЕЧАНИЙ
от "__" __________ 20__ г. № _____
по результатам проверки, проведённой в период с "__" __________ 20__ г. по "__" __________ 20__ г.
Пример констатирующей части
В ходе проверки использованы следующие методы:
• документальный анализ (акт, договоры, бухгалтерские отчёты);
• интервью с руководителями подразделений;
• выездная инспекция объектов.
Выявлены нарушения:
2.1. Неоформленные акты ввода‑в‑эксплуатацию дорожных покрытий (пункт 3.2.1 Положения о дорожных работах);
2;2. Отсутствие предписаний об устранении замечаний, выданных в 2024 г. (см; акт № 2024‑15 от );
2.3. Нарушения сроков подачи отчётности (превышение 30‑дневного срока).
Предложения комиссии:
• составить акт проверки исполнения предписания (образец прилагается);
• установить срок устранения замечаний – 15 календарных дней.
Заключительная часть
Подписи членов комиссии:
_____________________ (Представитель Заказчика)
_____________________ (Представитель Исполнителя)
_____________________ (Руководитель группы инспекторов)
Пошаговая инструкция оформления акта проверки - Подготовительный этап
- Сформировать комиссию (представители заказчика, исполнителя, инспектор).
- Собрать исходные документы (договоры, предписания, предыдущие акты).
- Определить методы проверки (документальный, выездной, камеральный).
- Проведение проверки
- Выполнить план‑проверку, фиксировать факты в протоколе.
- Сделать фотографии, сканировать документы, вести журнал наблюдений.
- Составление акта
- Заполнить вводную часть (дата, номер, состав комиссии).
- В констатирующей части перечислить использованные методы и выявленные факты.
- Указать ссылки на нормативные акты, предписания и сроки их исполнения.
- Сформировать выводы и рекомендации.
- Подписание и согласование
- Предоставить акт членам комиссии для ознакомления.
- Если руководитель (или иное ответственное лицо) отказывается подписать акт, ввести специальную запись об отказе (см. пример ниже).
- Подписать акт всеми членами комиссии.
- Распределение и хранение
- Отправить один экземпляр в архив контролирующего органа, второй – в архив организации‑исполнителя.
- Внести запись в реестр проверок (Электронный документооборот).
Пример записи об отказе от подписания
"Руководитель организации не подписал акт в срок, установленный для ознакомления (30 дней), с указанием причины: 'Отсутствие подтверждающих документов по пункту 2.1'. Специальная запись внесена руководителем группы инспекторов ."
Как оформить предписание и акт проверки исполнения предписания
В ходе проверки использованы следующие методы: • документальный анализ (акт, договоры, бухгалтерские отчёты); • интервью с руководителями подразделений; • выездная инспекция объектов. Выявлены нарушения: 2.1. Неоформленные акты ввода‑в‑эксплуатацию дорожных покрытий (пункт 3.2.1 Положения о дорожных работах); 2;2. Отсутствие предписаний об устранении замечаний, выданных в 2024 г. (см; акт № 2024‑15 от ); 2.3. Нарушения сроков подачи отчётности (превышение 30‑дневного срока). Предложения комиссии: • составить акт проверки исполнения предписания (образец прилагается); • установить срок устранения замечаний – 15 календарных дней.
Заключительная часть
Подписи членов комиссии:
_____________________ (Представитель Заказчика)
_____________________ (Представитель Исполнителя)
_____________________ (Руководитель группы инспекторов)
Пошаговая инструкция оформления акта проверки - Подготовительный этап
- Сформировать комиссию (представители заказчика, исполнителя, инспектор).
- Собрать исходные документы (договоры, предписания, предыдущие акты).
- Определить методы проверки (документальный, выездной, камеральный).
- Проведение проверки
- Выполнить план‑проверку, фиксировать факты в протоколе.
- Сделать фотографии, сканировать документы, вести журнал наблюдений.
- Составление акта
- Заполнить вводную часть (дата, номер, состав комиссии).
- В констатирующей части перечислить использованные методы и выявленные факты.
- Указать ссылки на нормативные акты, предписания и сроки их исполнения.
- Сформировать выводы и рекомендации.
- Подписание и согласование
- Предоставить акт членам комиссии для ознакомления.
- Если руководитель (или иное ответственное лицо) отказывается подписать акт, ввести специальную запись об отказе (см. пример ниже).
- Подписать акт всеми членами комиссии.
- Распределение и хранение
- Отправить один экземпляр в архив контролирующего органа, второй – в архив организации‑исполнителя.
- Внести запись в реестр проверок (Электронный документооборот).
Пример записи об отказе от подписания
"Руководитель организации не подписал акт в срок, установленный для ознакомления (30 дней), с указанием причины: 'Отсутствие подтверждающих документов по пункту 2.1'. Специальная запись внесена руководителем группы инспекторов ."
Как оформить предписание и акт проверки исполнения предписания
- Подготовительный этап
- Сформировать комиссию (представители заказчика, исполнителя, инспектор).
- Собрать исходные документы (договоры, предписания, предыдущие акты).
- Определить методы проверки (документальный, выездной, камеральный).
- Проведение проверки
- Выполнить план‑проверку, фиксировать факты в протоколе.
- Сделать фотографии, сканировать документы, вести журнал наблюдений.
- Составление акта
- Заполнить вводную часть (дата, номер, состав комиссии).
- В констатирующей части перечислить использованные методы и выявленные факты.
- Указать ссылки на нормативные акты, предписания и сроки их исполнения.
- Сформировать выводы и рекомендации.
- Подписание и согласование
- Предоставить акт членам комиссии для ознакомления.
- Если руководитель (или иное ответственное лицо) отказывается подписать акт, ввести специальную запись об отказе (см. пример ниже).
- Подписать акт всеми членами комиссии.
- Распределение и хранение
- Отправить один экземпляр в архив контролирующего органа, второй – в архив организации‑исполнителя.
- Внести запись в реестр проверок (Электронный документооборот).
Пример записи об отказе от подписания
"Руководитель организации не подписал акт в срок, установленный для ознакомления (30 дней), с указанием причины: 'Отсутствие подтверждающих документов по пункту 2.1'. Специальная запись внесена руководителем группы инспекторов ."
Как оформить предписание и акт проверки исполнения предписания
После выявления нарушений инспектор выдает предписание об устранении замечаний. По истечении установленного срока (обычно 15‑30 дней) составляется акт проверки исполнения предписания.
Образец предписания
ПРЕДПИСАНИЕ № ___
от "__" __________ 20__ г.
В соответствии с результатами выездной проверки от "__" __________ 20__ г. выявлены следующие нарушения:
...
...
Требуется устранить указанные нарушения в срок до "__" __________ 20__ г. и представить акт об исполнении предписания.
Образец акта проверки исполнения предписания (2026 г.)
АКТ ПРЕВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ ПРЕДПИСАНИЯ
от "__" __________ 20__ г. № _____
по результатам проверки исполнения предписания № ___ от "__" __________ 20__ г.
Установлено, что:
• По пункту 1) предписание выполнено полностью (см. приложение А – копии актов ввода в эксплуатацию);
• По пункту 2) обнаружено частичное выполнение – отсутствует документ X.
• Предписание исполнено частично. Требуется дополнительно предоставить документ X в течение 5 рабочих дней.
Подписи:
_____________________ (Инспектор)
_____________________ (Ответственный исполнитель)
Что делать с замечаниями инспектора? - Регистрация замечания
- Внести замечание в журнал контроля (ЭДО).
- Присвоить уникальный номер (например, З‑2026‑001).
- Анализ и планирование устранения
- Определить ответственного подразделения.
- Составить план мероприятий с указанием сроков и ресурсов.
- Утвердить план у руководства.
- Выполнение работ
- Внести исправления в документы, процессы, оборудование.
- Собрать подтверждающие документы (акт, протокол, фото).
- Подготовка ответа на акт
- Заполнить форму «Ответ на акт проверки» (вкладка Ответ в системе).
- Указать, какие замечания устранены, какие – находятся в процессе и почему.
- Приложить копии исправительных документов.
- Если замечание оспаривается
- Подготовить возражение в письменной форме в течение 10 дней с момента получения акта.
- В возражении указать:
- Конкретные ошибки инспектора (неучтённые документы, неверные расчёты).
- Юридическую аргументацию (ссылка на НК РФ, ПП).
- Приложения (копии документов, расчёты).
- Отправить возражение в адрес инспектора и в копию – в отдел юридической службы.
Образец возражения (на акт камеральной налоговой проверки, 2026 г.)
"В ответ на акт камеральной налоговой проверки № 2026‑14 от г. сообщаю, что в пункте 3.2 инспектор не учёл документ № 123/2025, подтверждающий уплату налога за квартал 3‑2025. Просим пересмотреть расчёт и отменить наложенное взыскание."
Дисциплинарные замечания в случае нарушения сотрудником
АКТ ПРЕВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ ПРЕДПИСАНИЯ от "__" __________ 20__ г. № _____ по результатам проверки исполнения предписания № ___ от "__" __________ 20__ г. Установлено, что: • По пункту 1) предписание выполнено полностью (см. приложение А – копии актов ввода в эксплуатацию); • По пункту 2) обнаружено частичное выполнение – отсутствует документ X. • Предписание исполнено частично. Требуется дополнительно предоставить документ X в течение 5 рабочих дней. Подписи: _____________________ (Инспектор) _____________________ (Ответственный исполнитель)
Что делать с замечаниями инспектора? - Регистрация замечания
- Внести замечание в журнал контроля (ЭДО).
- Присвоить уникальный номер (например, З‑2026‑001).
- Анализ и планирование устранения
- Определить ответственного подразделения.
- Составить план мероприятий с указанием сроков и ресурсов.
- Утвердить план у руководства.
- Выполнение работ
- Внести исправления в документы, процессы, оборудование.
- Собрать подтверждающие документы (акт, протокол, фото).
- Подготовка ответа на акт
- Заполнить форму «Ответ на акт проверки» (вкладка Ответ в системе).
- Указать, какие замечания устранены, какие – находятся в процессе и почему.
- Приложить копии исправительных документов.
- Если замечание оспаривается
- Подготовить возражение в письменной форме в течение 10 дней с момента получения акта.
- В возражении указать:
- Конкретные ошибки инспектора (неучтённые документы, неверные расчёты).
- Юридическую аргументацию (ссылка на НК РФ, ПП).
- Приложения (копии документов, расчёты).
- Отправить возражение в адрес инспектора и в копию – в отдел юридической службы.
Образец возражения (на акт камеральной налоговой проверки, 2026 г.)
"В ответ на акт камеральной налоговой проверки № 2026‑14 от г. сообщаю, что в пункте 3.2 инспектор не учёл документ № 123/2025, подтверждающий уплату налога за квартал 3‑2025. Просим пересмотреть расчёт и отменить наложенное взыскание."
Дисциплинарные замечания в случае нарушения сотрудником
- Внести замечание в журнал контроля (ЭДО).
- Присвоить уникальный номер (например, З‑2026‑001).
- Определить ответственного подразделения.
- Составить план мероприятий с указанием сроков и ресурсов.
- Утвердить план у руководства.
- Внести исправления в документы, процессы, оборудование.
- Собрать подтверждающие документы (акт, протокол, фото).
- Заполнить форму «Ответ на акт проверки» (вкладка Ответ в системе).
- Указать, какие замечания устранены, какие – находятся в процессе и почему.
- Приложить копии исправительных документов.
- Подготовить возражение в письменной форме в течение 10 дней с момента получения акта.
- В возражении указать:
- Конкретные ошибки инспектора (неучтённые документы, неверные расчёты).
- Юридическую аргументацию (ссылка на НК РФ, ПП).
- Приложения (копии документов, расчёты).
- Отправить возражение в адрес инспектора и в копию – в отдел юридической службы.
"В ответ на акт камеральной налоговой проверки № 2026‑14 от г. сообщаю, что в пункте 3.2 инспектор не учёл документ № 123/2025, подтверждающий уплату налога за квартал 3‑2025. Просим пересмотреть расчёт и отменить наложенное взыскание."
Дисциплинарные замечания в случае нарушения сотрудником
Если выявлен факт нарушения трудовой дисциплины (например, систематическое опоздание), применяется дисциплинарное замечание:
- Указывается подразделение сотрудника.
- Приводятся реквизиты документов‑оснований (докладная записка, акт об опоздании, объяснительная).
- Приказ о замечании подписывается в течение 3 рабочих дней.
Образец приказа о замечании доступен в корпоративном шаблоне (скачать здесь).
Практические рекомендации - Соблюдайте сроки. Не допускайте просрочки ознакомления с актом – это может привести к автоматическому признанию согласия.
- Документируйте каждый шаг. Фиксация в электронных журналах упрощает последующее доказательство выполнения предписаний.
- Проверяйте соответствие формы. Отклонения от установленного шаблона могут стать основанием для отказа в признании акта действительным.
- Вовлекайте юридический отдел. При возникновении спорных замечаний – привлеките юристов для подготовки возражений.
- Обучайте персонал. Регулярные инструктажи по работе с актами и предписаниями снижают количество повторных замечаний.
Оформление акта проверки – это не просто формальность, а ключевой элемент системы контроля качества и соблюдения нормативных требований. Правильная структура, своевременное подписание и чёткая работа с замечаниями инспектора позволяют избежать административных санкций, ускорить процесс устранения нарушений и укрепить доверие между заказчиком и исполнителем.
Помните: каждый акт – это документ, который может стать решающим доказательством в суде, налоговой проверке или при аудите. Поэтому подходите к его составлению ответственно, строго следуя нормативным требованиям и внутренним регламентам.