Выездная проверка – это один из самых распространённых видов контроля, проводимого государственными органами, аудиторами или внутренними инспекторами компании. После её завершения часто требуется подготовить объяснительную записку, в которой сотрудник или подразделение разъясняет причины выявленных нарушений, описывает принятые меры и предлагает пути их устранения.

Что такое объяснительная записка?

Объяснительная записка – это официальный документ, в котором сотрудник (или группа сотрудников) отвечает на вопросы проверяющих, раскрывает обстоятельства, приведшие к выявленным нарушениям, и предлагает конкретные действия по их исправлению. Записка должна быть:

• короткой, но ёмкой;
• объективной и без эмоциональных оценок;
• структурированной и легко читаемой;
• оформленной в соответствии с внутренними регламентами организации.

Когда требуется объяснительная записка?

Объяснительная записка может потребоваться в следующих ситуациях:

1. После выявления нарушений в ходе выездной проверки (нарушения финансовой отчётности, несоответствия технологическим регламентам, нарушения трудового законодательства и т.д.).
2. По требованию руководства или контролирующего органа.
3. В рамках внутреннего аудита, когда необходимо зафиксировать причины отклонений.

Структура объяснительной записки

Стандартный шаблон включает следующие разделы:

1. Шапка документа – реквизиты организации, дата, номер документа.
2. Кому адресовано – ФИО, должность получателя (например, руководитель отдела, инспектор).
3. Тема – «Объяснительная записка по итогам выездной проверки №…».
4. Вводная часть – краткое описание проведения проверки (дата, орган, цель).
5. Содержание – детальное разъяснение выявленных пунктов.
6. Принятые меры – какие действия уже выполнены для устранения нарушений.
7. План дальнейших действий – конкретные шаги, сроки и ответственные лица.
8. Подпись и печать – ФИО, должность, подпись, печать организации.

Пошаговое написание объяснительной записки

Шаг 1. Сбор информации

Перед тем как приступить к написанию, соберите все материалы, полученные в ходе проверки:

• акт выездной проверки;
• протоколы, замечания, рекомендации;
• внутренние регламенты и нормативные документы, регулирующие рассматриваемый процесс.

Шаг 2. Анализ причин

Определите, почему возникли нарушения. Это могут быть:

• технические сбои;
• недостаточная квалификация персонала;
• недочёты в документации;
• внешние факторы (поставки, законодательные изменения).

Шаг 3. Формулировка текста

Пишите чётко и без лишних оборотов. Примерный шаблон:

Вводная часть:
«В соответствии с выездной проверкой, проведённой Инспекцией по надзору за соблюдением трудового законодательства от г., в подразделении «X» выявлены следующие нарушения…»

Содержание:
«1. Нарушение №1 – отсутствие актуального перечня должностных инструкций. 
 Причина: недоразумение в процессе обновления документации, которое было отложено из‑за переориентации на новый проект.»

Принятые меры:
«1. С г. составлен и утверждён перечень инструкций. 
 2. Проведено обучение персонала ( г.).»

План дальнейших действий:
«1. В течение 30 дней – внедрить систему контроля актуальности инструкций (ответственный – Иванов И.И.). 
 2. Провести повторный аудит г.»

«Мы признаём допущенные ошибки, предприняли необходимые шаги и гарантируем их полное устранение в установленные сроки.»
 

Шаг 4. Проверка на соответствие требованиям

Убедитесь, что записка:

• соответствует внутреннему регламенту (шрифты, поля, подписи);
• не содержит орфографических и грамматических ошибок;
• все данные (даты, номера актов) проверены.

Шаг 5. Согласование и подпись

После подготовки документ обычно проходит согласование у руководителя подразделения, а затем у главного бухгалтера или юридического отдела. После согласования – подпись и печать.

Пример готовой объяснительной записки

Ниже – полностью оформленный пример, который можно адаптировать под свои нужды.

ООО «Пример»
ИНН 1234567890, КПП 123456789
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67

Объяснительная записка
№ 07/2026 от г.

Кому: Иванову П.П., начальнику отдела внутреннего контроля
Тема: Объяснительная записка по итогам выездной проверки Инспекции по надзору за соблюдением трудового законодательства от г.

Вводная часть
В соответствии с актом выездной проверки № 12‑03‑2026, проведённой Инспекцией по надзору за соблюдением трудового законодательства, в подразделении «Бухгалтерия» выявлены следующие нарушения:

Нарушения
Отсутствие актуального перечня должностных инструкций (пункт 3.2.1 акта проверки); 
Несоответствие формы расчёта заработной платы требованиям ПТУ-1 (пункт 5.4.3 акта проверки).

Причины возникновения
Переписка с отделом кадров о необходимости обновления инструкций была отложена из‑за перехода на новую бухгалтерскую программу. 
При внедрении новой программы не был проведён контроль соответствия расчётов нормативным формам.

Принятые меры
С г. составлен и утверждён перечень должностных инструкций (приложение 1). 
г. проведён семинар для бухгалтеров по правильному оформлению расчётов заработной платы (протокол семинара – приложение 2). 
г. проведена корректировка расчётов в соответствии с ПТУ-1.

План дальнейших действий
В течение 30 дней (до г.) внедрить систему контроля актуальности инструкций (ответственный – Смирнова А.А.). 
До г. провести внутренний аудит расчётов заработной платы (ответственный – Петров В.В.). 
По результатам аудита подготовить отчёт и представить его в отдел внутреннего контроля.

Мы признаём допущенные нарушения, предприняли необходимые меры для их устранения и гарантируем выполнение плана действий в установленные сроки. Готовы к дальнейшему сотрудничеству и предоставлению дополнительной информации по запросу.

Подпись: ______________________ /Сидоров Н.Н./
Должность: главный бухгалтер
Печать
 

Полезные советы по оформлению

• Используйте официальные шрифты: Times New Roman, 12 пт, межстрочный интервал 1,5.
• Не забывайте о реквизитах: номер документа, дата, полные наименования сторон.
• Соблюдайте деловой стиль: избегайте разговорных выражений, сленга и эмоциональных оценок.
• Подкрепляйте факты: ссылки на нормативные акты, внутренние регламенты, протоколы совещаний.
• Проверяйте орфографию: используйте встроенные средства проверки в Word или онлайн‑сервисы.
• Храните копию: сохраняйте электронную и бумажную версии в архиве отдела кадров/контроля.

Частые ошибки и как их избежать

Где взять готовый образец?

Существует множество ресурсов, где можно скачать готовый шаблон объяснительной записки:

• Бланк‑образец.ру – бесплатные шаблоны в формате Word и PDF.
• КонсультантПлюс – актуальные бланки и инструкции по заполнению.
• Docspapers.ru – готовые образцы заявлений и объяснительных записок.

При скачивании обратите внимание, чтобы шаблон соответствовал текущей редакции нормативных актов (2026 год).

Объяснительная записка – важный инструмент коммуникации между организацией и проверяющими органами. Правильно оформленный документ помогает быстро устранить выявленные нарушения, демонстрирует готовность к исправлению и повышает доверие к компании.

Помните: чёткая структура, конкретные факты и план действий – ключ к успешному завершению любой выездной проверки.

Дата публикации: