Инспекционный отчет это официальный документ который составляется после проведения проверки для оценки соответствия требованиям регламентам и стандартам
Общие требования к структуре документа
Отчет должен быть полным и достоверным и объективным
Шапка отчета и идентификационные данные
В начале документа указываются следующие сведения
- Наименование организации проводившей инспекцию
- Наименование контролируемого лица
- Место и время проведения инспекции
- Состав инспекционной группы с указанием руководителя
- Основание для проведения приказа директора или распоряжение вышестоящего органа
- Номер и дата регистрации отчета
Сведения о контролируемом лице включают юридический адрес и фактический адрес производства
Цели и область применения инспекции
Необходимо четко сформулировать цели проверки
- Оценка соответствия требованиям GMP
- Проверка соблюдения технологических регламентов
- Анализ системы менеджмента качества
- Верификация устранения ранее выявленных несоответствий
Область применения описывает какие процессы и участки и препараты охватывает инспекция
Методология проведения работ
Описываются методы сбора информации
- Изучение документации и записей
- Осмотр помещений и территорий используемых для извлечения дохода
- Собеседование с персоналом
- Проверка данных учета и отчетности
- Привлечение экспертов и проведение лабораторных исследований при необходимости
Если для составления акта проверки необходимо получить заключения по результатам проведенных исследований они прилагаются отдельно
Содержание основной части отчета
Это ключевой раздел где фиксируются факты
Описание выявленных несоответствий
Каждое несоответствие оформляется структурированно
- Краткое описание сути нарушения
- Ссылка на нарушенный стандарт или нормативный документ
- Объемы и степень повреждения или риска
- Категория критичности критическое и серьезное и незначительное
- Доказательная база ссылки на протоколы фото записи интервью
В техническом отчете подробно освещаются вопросы краткого описания выявленных несоответствий и объемов и степени повреждения и нарушенных стандартов и проведенных по этому поводу исследований
Анализ системы менеджмента и кадрового потенциала
Оценивается компетенция персонала и наличие должностных инструкций и программа обучения
Reporting on activities report является важным основанием для оценки аттестации и продвижения кадровых работников по результатам инспекции
Позитивные моменты и сильные стороны
Рекомендуется отражать не только нарушения но и области где организация демонстрирует высокий уровень соответствия
Заключительные разделы
Аудитор суммирует проведенную работу описывает наблюдения и дает рекомендации что и как улучшить в компании
- Соответствует требованиям
- Соответствует с замечаниями
- Не соответствует требованиям
Рекомендации и корректирующие действия
Для каждого несоответствия формулируется рекомендация по устранению причины
Устанавливаются сроки устранения и ответственные лица
Приложения и доказательства
К отчету прилагаются
- Чек листы и протоколы осмотра
- Копии изучаемых документов
- Фотоматериалы
- Заключения лабораторий
- Письменные объяснения сотрудников
Процедура утверждения и конфиденциальность
Подписание и регистрация
Отчет подписывается всеми членами инспекционной группой и руководителем
Приказ о проведении проверки является действительным при наличии подписи руководителя контролирующего органа или его заместителя и скреплении печатью контролирующего органа
Удостоверение проверки содержит сведения о составе проверочной группе с указанием ее руководителя сведения о привлеченных к проверке экспертах
Режим конфиденциальности
Необходимо соблюдать конфиденциальность всей информации полученной в процессе проведения работ а также выводов характеризующих состояние системы менеджмента Организации
Содержание данного отчета считается конфиденциальным и не будет раскрыто никакой третьей стороне без согласия сторон
Особенности отчетности по отраслям
Фармацевтические инспекции GMP
Результатом инспекции является составление отчета о проведении фармацевтической инспекции на соответствие клинического исследования лекарственного препарата
Существует утвержденная форма отчета о проведении инспектирования Приложение N 5 к Решению Совета ЕЭК от N 83
Морские инспекции ОИМС
Отчет об Инспекции Морского Судна разработан Национальной Ассоциацией Морских Подрядчиков для проведения инспекции судов по унифицированному отраслевому формату
Внутренние отчеты о проделанной работе
Отчет о проделанной работе это внутренний документ позволяющий руководителю проконтролировать насколько качественно и оперативно выполняет поставленные задачи его персонал
Другая функция образца отчета о проделанной работе определить премию в каком размере выплачивать сотрудникам исходя из их фактического вклада в работу компании за определенный период
Типичные ошибки при составлении
- Отсутствие ссылок на нормативную базу
- Обобщенные формулировки без конкретизации места и времени
- Игнорирование позитивных аспектов
- Нарушение сроков представления отчета
- Неполный состав подписей
Камеральные проверки проводятся на основании представленных документов без выезда на место
Порядок проведения камеральной налоговой проверки подразумевает сверку данных с базами формулами и информационными ресурсами
Качественный инспекционный отчет это основа для принятия управленческих решений и подтверждения соответствия и планирования улучшений
Он должен быть ясным доказательным и действенным