Дата актуализации: 03:14:32

Содержание

1. Правовая база: статья 66.1 ТК РФ и нормативные акты
2. Кто имеет право перейти на ЭТК
3. Пошаговая инструкция перевода
4. Какие документы нужны
5. Обязанности работодателя
6. Права и обязанности работника
7. Часто задаваемые вопросы (ответы инспекции)
8. Преимущества электронных трудовых книжек

С 1 января 2022 года в России обязаны получать электронную трудовую книжку (ЭТК) все новые сотрудники, впервые трудоустраиваемые в организации. Электронный формат – это «Сведения о трудовой деятельности», фиксируемые в базе данных Пенсионного фонда РФ. Переход на ЭТК упрощает:

• учёт трудового стажа;
• оформление новых записей (переводы, увольнения, командировки);
• взаимодействие с государственными сервисами (ПФР, ФСС, портал Госуслуги).

Для работников, уже имеющих бумажную трудовую книжку, переход остаётся добровольным, но в любой момент они могут запросить перевод в электронный формат – в т.ч. при приёме на работу в новую компанию.

Правовая база

Перевод на электронную трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

1. Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – определяет содержание и порядок ведения электронных трудовых книжек.
2. Приказ Минтруда России № 366н от  г. – «Об утверждении Положения о порядке ведения электронных трудовых книжек».
3. Постановление Правительства РФ № 1195 от  г. – «О порядке перевода сведений о трудовой деятельности в электронный вид».
4. Разъяснения Федеральной инспекции труда (ФИТ) – ответы на типовые вопросы работодателей и работников.

Эти документы образуют единую правовую основу, которая не менялась с 2020 года, но уточнения по практической реализации периодически публикуются в виде вопрос‑ответов инспекции.

Кто имеет право перейти на электронную трудовую книжку

Перевод может осуществить любой работник, который:

• имеет действующую бумажную трудовую книжку (в т.ч. с записями за прошлые периоды);
• находится в трудовых отношениях с работодателем, который подключён к системе ЭТК;
• подал письменное заявление о переводе (можно через портал Госуслуги или в бумажном виде).

Особый порядок предусмотрен для:

• работников, впервые трудоустраиваемых после – им сразу выдаётся ЭТК;
• пенсионеров и работников, находящихся в отпуске без сохранения места работы – перевод возможен только после восстановления трудовых отношений.

Пошаговая инструкция перевода на электронную трудовую книжку

Ниже представлена детальная последовательность действий как для работника, так и для работодателя.

1. Подготовка заявления
   • Сотрудник заполняет форму «Заявление о переводе сведений о трудовой деятельности в электронный вид». Форма доступна на сайте Госуслуги или в отделе кадров.
   • В заявлении указываются ФИО, ИНН, номер текущей (бумажной) трудовой книжки, дата рождения, контактный телефон.
2. Передача заявления работодателю
   • Работник передаёт заявление в отдел кадров (лично, по почте или в электронном виде через корпоративный портал).
   • Работодатель фиксирует дату получения заявления в журнале учёта.
3. Проверка данных в системе ПФР
   • Кадровик входит в Личный кабинет работодателя на сайте ПФР.
   • В разделе «Электронные трудовые книжки» проверяется наличие записи о работнике.
   • Если запись отсутствует, необходимо создать её вручную (ввод данных о предыдущих местах работы).
4. Создание электронного профиля работника
   • ПФР формирует уникальный идентификатор (ЭТК‑ID) и привязывает его к персональному номеру ПФР.
   • Работник получает уведомление (SMS/Email) о создании профиля и ссылку для активации.
5. Активация ЭТК работником
   • Работник переходит по полученной ссылке, вводит код подтверждения и задаёт пароль.
   • После входа в личный кабинет можно просмотреть сведения о трудовой деятельности, а также загрузить скан копии бумажной книжки (для справки).
6. Перевод записей из бумажной книжки
   • Кадровик в системе ПФР вносит все записи из бумажной книжки (даты, организации, должности, основания увольнения).
   • Каждая запись сопровождается сканом оригинального документа (приказа, справки).
   • После ввода всех данных система автоматически генерирует подтверждение о завершении переноса.
7. Выдача работнику подтверждающего документа
   • Работнику выдаётся печатный справочный лист с указанием номера ЭТК‑ID и QR‑кода, который можно отсканировать в любой момент.
   • Бумажная трудовая книжка остаётся у работника как архивный документ, но её хранение больше не является обязанностью работодателя.
8. Уведомление инспекции
   • Работодатель в течение 5 рабочих дней после завершения перевода отправляет в ФИТ (через портал «Электронный документооборот») отчет о проведённой операции.
   • Отчёт содержит: ЭТК‑ID, ФИО работника, дату перевода, перечень перенесённых записей.

После выполнения всех пунктов работник может использовать ЭТК в любой организации, а также получать справки о трудовом стаже онлайн.

Какие документы нужны для перевода

Все документы могут быть предоставлены в электронном виде (PDF, JPG) через корпоративный портал – это ускоряет процесс.

Обязанности работодателя

• Обеспечить наличие доступа к системе ПФР (подписка, сертификат ЭЦП).
• Своевременно ввести все сведения из бумажной ТК в электронную базу.
• Сохранить копии оригинальных документов (приказы, справки) в течение 5 лет.
• Освободить себя от ответственности за хранение бумажной книжки после перевода (но обязуется хранить её в архиве у работника).
• Своевременно (не позднее 5 дней) отправить отчёт в ФИТ о завершённом переводе.

Права и обязанности работника

• Получить электронную трудовую книжку в любой момент, в т.ч. при приёме на работу.
• Контролировать полноту и достоверность записей в ЭТК через личный кабинет ПФР.
• Требовать исправления ошибок – работодатель обязан внести корректировки в течение 3 рабочих дней.
• Сохранять бумажную трудовую книжку как архивный документ (не обязателен её сдавать работодателю).
• При увольнении получить электронный акт увольнения и подтверждение о закрытии записи в ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (ответы инспекции)

Можно ли отказаться от ЭТК и остаться только с бумажной книжкой?

Да. Работник имеет право выбрать форму документа о труде. Однако с новые сотрудники обязаны получать ЭТК, а при переводе из бумажной формы в электронную – отказ возможен только до момента ввода первой записи в ЭТК.

Что делать, если в электронную книжку не перенесли одну из записей?

Работник обращается в отдел кадров с требованием исправления; Работодатель в течение 3 дней вносит недостающую запись и отправляет подтверждение в ПФР. При отсутствии реакции – работник может написать жалобу в Федеральную инспекцию труда.

Нужно ли сдавать бумажную трудовую книжку в архив организации?

Нет. После перевода в электронный вид работодатель освобождается от обязанности хранить бумажный документ. Работник сохраняет её у себя как архивный источник.

Как получить справку о трудовом стаже из ЭТК?

В личном кабинете ПФР есть функция «Справка о трудовом стаже». Работник выбирает период, формирует документ и скачивает PDF‑файл. Справка имеет юридическую силу.

Можно ли использовать ЭТК в других странах (например, при переезде в Украину)?

ЭТК признаётся только на территории РФ. При переезде в другую страну требуется официальное заверение (нотариальная копия) или перевод в соответствии с требованиями принимающего государства.

Каков срок действия QR‑кода, выданного при переходе?

QR‑код действителен бессрочно, пока не будет изменён идентификатор в системе ПФР (например, при смене ФИО). При изменении данных система автоматически генерирует новый код.

Что происходит, если работник уволен, а ЭТК ещё не закрыта?

Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней после увольнения внести запись о прекращении трудовых отношений в ЭТК. Если запись не внесена, работник может обратиться в ФИТ с требованием о принудительном закрытии.

Преимущества электронных трудовых книжек

• Сокращение бумажной волокиты – нет необходимости хранить и транспортировать тяжёлые книжки.
• Мгновенный доступ к сведениям о стаже из любой точки России (через интернет).
• Автоматическое обновление в государственных реестрах (ПФР, ФСС).
• Уменьшение риска потери – данные хранятся в защищённой базе ПФР.
• Упрощённый процесс получения справок (выписка о трудовом стаже, справка о доходах).
• Экономия времени для HR‑отделов: запись происходит в один клик, без печати и штампов.

Перевод на электронную трудовую книжку – это современный, удобный и законодательно закреплённый процесс, который упрощает жизнь как работникам, так и работодателям. Главное – соблюдать порядок подачи заявления, правильно оформить все необходимые документы и вовремя выполнить действия в системе ПФР. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к официальным разъяснениям Федеральной инспекции труда, где вы найдёте ответы на типовые ситуации.

Помните: правильный перевод в электронный формат – залог безболезненного учёта вашего трудового стажа и уверенности в будущих социальных выплатах.

Статья подготовлена на основе публичных источников и официальных разъяснений инспекции труда, актуальных на .