Дата публикации:
Проверки государственных и надзорных органов – неотъемлемая часть ведения бизнеса в России. Чтобы минимизировать риски штрафов и приостановки деятельности, важно заранее знать, какие документы чаще всего запрашивают проверяющие. Ниже представлен подробный обзор наиболее востребованных справок, выписок и внутренних актов, а также практический чек‑лист, который можно скачать и использовать при подготовке к любой проверке.
Основные категории документов, запрашиваемые проверяющими
- Учредительные и регистрационные документы – устав, учредительный договор, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, свидетельство о постановке на налоговый учёт.
- Финансово‑бухгалтерская отчётность – бухгалтерский баланс, отчёт о прибылях и убытках, налоговые декларации (НДС, прибыль, страховые взносы), книги учёта доходов и расходов.
- Кадровые документы – трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, табели учёта рабочего времени, справки о среднем заработке, документы по обучению и аттестации сотрудников.
- Документы по охране труда и технике безопасности – положения об ОТ, инструкции по безопасному выполнению работ, журналы инструктажей, акты расследования несчастных случаев, результаты спецоценки условий труда (СОУТ).
- Санитарно‑эпидемиологическая документация – программы производственного контроля, журналы дезинфекции, акты санитарного состояния помещений, сертификаты соответствия продукции.
- Налоговая и финансовая документация – выписки по расчётным счетам, платежные поручения, налоговые уведомления, акты сверок с контрагентами.
- Документы, подтверждающие лицензии и разрешения – лицензии на виды деятельности, разрешения на строительство, ввод в эксплуатацию, сертификаты соответствия (ГОСТ, ТР ТС).
- Документы саморегулируемых организаций (СРО) – выписка из реестра членов СРО, полисы страхования гражданской ответственности, сведения о квалификации специалистов, аттестаты, протоколы повышения квалификации.
Часто запрашиваемые документы при разных типах проверок
Проверка Государственной инспекции труда (ГИТ)
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения;
- Приказы о приёме, переводе, увольнении;
- Табели учёта рабочего времени и графики смен;
- Документы по оплате труда (расчётные листки, справки 2‑НДФЛ);
- Журналы инструктажей по охране труда;
- Акты спецоценки условий труда (СОУТ);
- Документы о предоставлении средств индивидуальной защиты (СИЗ).
Проверка Роспотребнадзора
- Программы производственного контроля (ППК);
- Журналы дезинфекции и санитарной обработки;
- Акты санитарного состояния помещений и оборудования;
- Сертификаты соответствия продукции и сырья;
- Документы о проведении лабораторных исследований (протоколы);
- Инструкции по личной гигиене сотрудников;
- Журналы учёта брака и возврата продукции.
Налоговая проверка
- Налоговые декларации по всем видам налогов (НДС, налог на прибыль, УСН, ЕНВД и др.);
- Книги покупок и продаж;
- Счета‑фактуры и акты выполненных работ;
- Выписки по расчётным счетам и кассовые книги;
- Договоры с контрагентами и акты сверок;
- Первичные учётные документы (накладные, товарные чеки, платежные поручения).
Проверка СРО (строительство, проектирование, изыскания)
- Выписка из реестра членов СРО;
- Полис страхования гражданской ответственности;
- Сведения о квалификации специалистов (дипломы, удостоверения о повышении квалификации, сертификаты независимой оценки);
- Трудовые книжки и выписки из них;
- Должностные инструкции и приказы о назначении ответственных лиц;
- Документы о системе контроля качества работ;
- Отчёты о выполненных работах и акты приёмки‑сдачи.
Как подготовиться к проверке: пошаговый алгоритм
- Сформировать внутренний реестр документов – определить, какие бумаги хранятся в электронном и бумажном виде, назначить ответственного за их актуализацию.
- Провести внутренний аудит – проверить completeness и актуальность каждого документа (сроки действия, подписи, печати).
- Обновить недостающие справки – заказать выписки из ЕГРЮЛ, обновить трудовые договоры, оформить новые инструкции по ОТ и санитарным нормам.
- Создать чек‑лист – использовать готовый список (см. ниже) и отмечать готовые пункты.
- Обучить персонал – провести краткий инструктаж о порядке предоставления документов проверяющим.
- Обеспечить доступность – разместить документы в защищённой папке с ограниченным доступом, но так, чтобы ответственный мог быстро их предоставить.
Практический чек‑лист для скачивания
Ниже представлен готовый чек‑лист, который охватывает все перечисленные категории документов. Вы можете скопировать его в любой текстовый редактор или распечатать.
Чек‑лист документов для проверки
- Учредительные и регистрационные документы
- [ ] Устав (актуальная редакция)
- [ ] Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (не старше 1 месяца)
- [ ] Свидетельство о постановке на налоговый учёт
- [ ] Приказы о внесении изменений в устав (если были)
- Финансово‑бухгалтерская отчётность
- [ ] Бухгалтерский баланс за последний отчётный период
- [ ] Отчёт о прибылях и убытках
- [ ] Налоговые декларации (НДС, прибыль, УСН и др.) за последние 3 года
- [ ] Книги покупок и продаж
- [ ] Выписки по расчётным счетам за проверяемый период
- Кадровые документы
- [ ] Трудовые договоры со всеми сотрудниками (актуальные)
- [ ] Приказы о приёме, переводе, увольнении
- [ ] Табели учёта рабочего времени за последние 6 месяцев
- [ ] Справки 2‑НДФЛ и расчётные листки
- [ ] Журналы инструктажей по охране труда
- [ ] Документы по обучению и аттестации сотрудников
- Охрана труда и техника безопасности
- [ ] Положение об охране труда
- [ ] Инструкции по безопасному выполнению работ
- [ ] Журналы первичного и повторного инструктажа
- [ ] Акты спецоценки условий труда (СОУТ)
- [ ] Журналы учёта выдачи СИЗ
- [ ] Акты расследования несчастных случаев (если были)
- Санитарно‑эпидемиологическая документация
- [ ] Программа производственного контроля (ППК)
- [ ] Журналы дезинфекции и санитарной обработки
- [ ] Акты санитарного состояния помещений и оборудования
- [ ] Сертификаты соответствия продукции и сырья
- [ ] Протоколы лабораторных исследований
- Налоговая и финансовая документация
- [ ] Налоговые уведомления и требования
- [ ] Платежные поручения и выписки по счетам
- [ ] Акты сверок с контрагентами
- [ ] Договоры с поставщиками и покупателями
- Лицензии и разрешения
- [ ] Лицензии на виды деятельности (если требуются)
- [ ] Разрешения на строительство, ввод в эксплуатацию
- [ ] Сертификаты соответствия (ГОСТ, ТР ТС)
- Документы СРО
- [ ] Выписка из реестра членов СРО
- [ ] Полис страхования гражданской ответственности
- [ ] Дипломы и удостоверения о повышении квалификации специалистов
- [ ] Сертификаты независимой оценки квалификации (после )
- [ ] Трудовые книжки и выписки из них
- [ ] Должностные инструкции и приказы о назначении ответственных лиц
- [ ] Документы о системе контроля качества работ
- [ ] Отчёты о выполненных работах и акты приёмки‑сдачи
Скачать чек‑лист
Для вашего удобства подготовлен файл в формате Microsoft Word (.docx) и PDF. Вы можете скачать его по следующим ссылкам:
- Чек‑лист документов (DOCX)
- Чек‑лист документов (PDF)
Знание того, какие документы требуют проверяющие чаще всего, позволяет существенно сократить время подготовки к проверке, избежать штрафов и поддерживать репутацию надёжного партнёра. Регулярное обновление внутреннего реестра документов и использование готового чек‑листа – простой, но эффективный способ оставаться всегда готовым к визиту контролирующих органов.
Если у вас остались вопросы или нужна помощь в адаптации чек‑листа под специфику вашей отрасли – не стесняйтесь обращаться к специалистам по корпоративному праву и бухгалтерскому учёту.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства и практики проверок на .