В ходе различных видов контрольных мероприятий (налоговых, трудовых, таможенных, дорожных и др.) инспекторы вправе требовать у проверяемого лица документы, необходимые для подтверждения заявленных сведений и выявления возможных нарушений. Ниже приведён обзор основных категорий проверок и перечня документов, которые могут быть истребованы в соответствии с действующим законодательством РФ (данные актуальны на ).

Налоговые проверки (ФНС)

Налоговый кодекс РФ не содержит закрытого перечня документов, которые могут быть истребованы, однако указывает порядок и основания для их запроса (ст. 93, 93.1 НК РФ). В зависимости от вида проверки перечень может варьироваться.

Выездная налоговая проверка

• Уставные документы организации (устав, учредительный договор, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП);
• Бухгалтерская и налоговая отчётность за проверяемый период (баланс, отчёт о прибылях и убытках, декларации по налогам);
• Первичные учётные документы (счета‑фактуры, накладные, акты, платежные поручения, договоры);
• Регистры бухгалтерского и налогового учёта (журналы, книги, карточки счетов);
• Документы, подтверждающие право на налоговые льготы и вычеты (справки, договоры, акты выполненных работ);
• Документы по расчётам с контрагентами (сверки, акты взаимозачёта);
• Доказательства уплаты налогов и сборов (квитанции, выписки по банковским счетам);
• Иные документы, указанные в требовании (например, справки о среднесписочной численности, данные о движении товаров).

Камеральная налоговая проверка

По общему правилу инспекция не вправе запрашивать дополнительные сведения, кроме тех, которые должны были быть приложены к декларации. Однако допустимы исключения:

• Документы, которые налогоплательщик должен был приложить к декларации в соответствии с НК РФ, но не приложил (например, подтверждающие льготы, вычеты, доходы от иностранных источников);
• Регистры бухгалтерского и налогового учёта, послужившие основанием для изменений в уточнённой декларации (уменьшение налога, увеличение убытка);
• Документы, подтверждающие право на применение налоговых преференций (льгот по НДС, налогу на прибыль и т.д.).

Проверка по требованию о предоставлении информации (ст. 93.1 НК РФ)

В этом случае инспектор может потребовать:

• Копии договоров, счетов, актов, платежных поручений;
• Выписки по банковским счетам;
• Сведения о движении товаров и услуг (товарно‑транспортные накладные, CMR);
• Иные документы, необходимые для установления факта совершения налогового правонарушения.

Трудовая инспекция (ГИТ)

Трудовая инспекция вправе запрашивать документы, связанные с соблюдением трудового законодательства. Законодательством не установлен закрытый перечень, однако на практике инспекторы обычно требуют:

• Трудовые договоры (включая доп. соглашения) со всеми работниками;
• Приказы о приёме, переводе, увольнении;
• Табели учёта рабочего времени;
• Ведомости по выплате заработной платы (включая налоги и взносы);
• Документы по охране труда (инструкции, журналы инструктажа, акты проверок, СИЗ);
• Медицинские книжки и результаты предварительных/периодических осмотров;
• Документы о предоставлении отпусков и больничных (листы нетрудоспособности, заявления);
• Коллективный договор и локальные нормативные акты (положения о remuneration, премировании, режиме работы);
• Сведения о среднесписочной численности и структуре персонала;
• Документы по соблюдению требований к работе с персональными данными (согласия, приказы о назначении ответственного).

Если работодатель не оформил документы (например, необязательные внутренние положения), он должен просто сообщить об этом инспектору – это не считается нарушением.

Таможенная проверка

При проверке таможенной декларации инспектор вправе требовать документы, подтверждающие достоверность сведений, заявленных в декларации (ДТ). Основания для запроса:

• Копии внешнеэкономических контрактов;
• Счета‑фактуры, инвойсы, packing lists;
• Транспортные документы (коносаменты, CMR, авианакладные);
• Сертификаты происхождения товара;
• Документы, подтверждающие стоимость товара (договоры, платежные поручения, выписки по счетам);
• Лицензии и разрешения (если товар подлежит лицензированию);
• Иные документы, указанные в требовании таможенного органа (например, документы по нетарифному регулированию).

Запрос должен быть обоснованным: в требовании указываются конкретные признаки, которые указывают на возможное недостоверное заполнение графе 44 ДТ или иных полей.

Государственная инспекция безопасности дорожного движения (ГИБДД)

При остановке транспортного средства инспектор ГИБДД вправе потребовать:

• Водительское удостоверение;
• Свидетельство о регистрации транспортного средства (СТС);
• Полис ОСАГО (или полис КАСКО при наличии);
• Документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет и т.д.) – при необходимости;
• Доверенность на управление транспортным средством (если водитель не является владельцем);
• Техосмотр (диагностическая карта) – для транспортных средств, обязательных к прохождению технического осмотра.

В случае подозрения на нарушение правил перевозки грузов или пассажиров могут потребоваться дополнительные документы (например, маршрутные листы, тахографские ленты).

Роскомнадзор

При проверке соблюдения законодательства в области информации, связи и защиты персональных данных Роскомнадзор может запросить:

• Приказ о назначении должностного лица (уполномоченного представителя), ответственного за взаимодействие с органом;
• Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных;
• Политика обработки персональных данных;
• Согласия субъектов персональных данных;
• Журналы учёта операций с персональными данными;
• Договоры с операторами обработки данных;
• Результаты внутреннего аудита и проверок соответствия требованиям ФЗ-152 «О персональных данных»;
• Иные документы, подтверждающие соблюдение требований к информации и связи (лицензии, сертификаты, акты ввода в эксплуатацию).

Общие принципы истребования документов

Независимо от вида инспекции, соблюдаются следующие требования:

1. Обоснованность запроса – в требовании должно быть чётко указано, какие именно документы нужны и почему они необходимы для проверки;
2. Форма требования – документ оформляется письменно, содержит реквизиты органа, наименование налогоплательщика/работодателя, перечень документов с указанием наименования, реквизитов и индивидуальных признаков, а также сроки предоставления;
3. Сроки предоставления – обычно устанавливаются разумные сроки (от 5 до 10 рабочих дней), которые могут быть продлены по уважительной причине;
4. Право на возражения – проверяемое лицо может направить возражения против требования в случае его незаконности или неподъёмности;
5. Ответственность за непредоставление – за уклонение от предоставления документов без уважительной причины могут применяться штрафы (ст. 19.7, 19.8 КоАП РФ и др.).

Таким образом, перечень документов, которые инспекторы вправе запросить при проверке, зависит от вида контрольного органа и цели проверки. Налоговые органы могут требовать широкий спектр бухгалтерской и налоговой документации, трудовые инспекции – документы о трудовых отношениях и охране труда, таможня – подтверждающие внешнеэкономические сделки, ГИБДД – документы о транспортном средстве и водителе, а Роскомнадзор – сведения о обработке персональных данных и информации.

Знание своего права и обязанностей в части предоставления документов позволяет минимизировать риски привлечения к ответственности и обеспечить прозрачность взаимодействия с контролирующими органами.

Статья подготовлена на основе открытых источников и действующего законодательства РФ на дату .