С года актуальность правильного оформления и сдачи Декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда (далее — Декларация СОУТ) остается крайне высокой. Роструд продолжает ужесточать контроль за соблюдением процедуры декларирования, вводя уточнения в порядок заполнения, сроки подачи и основания для возврата документов. В данной статье мы подробно разберем, что такое декларация, кто обязан её сдавать, как изменилась форма и порядок подачи в соответствии с Приказом Минтруда № 406н, а также какие риски несут ошибки.

Что такое Декларация соответствия условий труда?

Согласно ст. 11 Федерального закона от № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», Декларация — это документ, который работодатель подает в Государственную инспекцию труда (ГИТ) в отношении рабочих мест (РМ), на которых:

• По результатам идентификации вредные и (или) опасные производственные факторы не выявлены;
• По результатам исследований (испытаний) и измерений уровни факторов среды труда и тяжести/напряженности трудового процесса соответствуют установленным гигиеническим нормативом и нормам безопасности.

Важно: Рабочие места декларируются по совокупности условий (ст. 11 Закона 426-ФЗ), а не по отдельным факторам. Нельзя декларировать только шум или только освещение — декларируется всё рабочее место целиком.

Кто и когда обязан подать Декларацию?

Субъекты обязанности

Обязанность распространяется на всех работодателей (юридические лица и индивидуальные предприниматели), на рабочих местах которых по итогам СОУТ установлены оптимальные или допустимые условия труда (классы 1.1, 1.2, 2.1, 2.2), при условии отсутствия вредных/опасных факторов.

Сроки подачи

1. Общий срок: Декларация подается в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчета о СОУТ.
2. Новые рабочие места: Для вновь образованных РМ (в т.ч. созданных в 2018 году и позже) срок проведения СОУТ составляет 12 месяцев со дня ввода РМ в эксплуатацию. Декларация подается после проведения оценки.
3. Срок действия: Декларация действует 10 лет с момента включения сведений о ней в Реестр деклараций (ранее существовали разные интерпретации, сейчас закреплен именно 10-летний срок).

Прекращение действия Декларации (основания для внеочередной подачи новой)

Декларация перестает действовать до истечения 10-летнего срока в случаях (ч. 7 ст. 11 Закона 426-ФЗ):

• На декларируемом РМ произошел несчастный случай на производстве или выявлено профессиональное заболевание;
• Государственной инспекцией труда выявлены нарушения норм охраны труда на данном РМ;
• Проведена очередная специальная оценка условий труда (плановая или внеплановая).

Новые требования к форме и порядку подачи (Приказ Минтруда № 406н)

Ключевым нормативным актом, регламентирующим техническую сторону процесса, является Приказ Минтруда России от № 406н «О форме и Порядке подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, Порядке формирования и ведения реестра деклараций…». Именно он устанавливает единую обязательную форму.

Основные требования к оформлению (Образец 2026):

• Строгая форма: Декларация заполняется исключительно по форме согласно Приложению № 1 к Приказу № 406н. Любые отклонения от формы (лишние столбцы, измененные заголовки, отсутствие обязательных реквизитов) являются основанием для возврата декларации Рострудом без рассмотрения.
• Подпись и печать: Документ подписывается руководителем юридического лица и заверяется печатью (при ее наличии). ИП подписывает лично.
• Сопоставление с отчетом о СОУТ: Перед заполнением необходимо сопоставить список РМ с Разделом II отчета о СОУТ» (Перечень рабочих мест, на которых проводилась СОУТ). В декларацию включаются только те РМ, где выявлены вредные/опасные факторы отсутствуют (или соответствуют нормам по итогам измерений).

Дистанционная подача — приоритетный канал

Роструд настоятельно рекомендует (а в ряде случаев требует) подачу декларации в электронном виде через официальный портал:

https://declaration.rostrud.ru/

Подача через портал позволяет:

• Исключить ошибки заполнения (встроенные валидаторы);
• Получить мгновенное подтверждение регистрации;
• Автоматически попасть в Реестр деклараций соответствия условий труда, который ведет Роструд.

Реестр деклараций: что это и зачем нужен?

Реестр деклараций соответствия условий труда — это официальная база данных Роструда. Включение сведений в Реестр — это момент вступления декларации в силу. Работодатель может в любой момент проверить статус своей декларации (активна, аннулирована, возвращена) по открытой части реестра на сайте Роструда. Это также упрощает жизнь инспекторам ГИТ при проверках: они видят факт декларирования онлайн.

Типичные ошибки и риски (на что обращает внимание Роструд в 2026 году)

Ответственность за нарушения

Неподача декларации, подача с недостоверными сведениями или нарушение сроков влечет административную ответственность:

• Ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства о СОУТ (в т.ч. неподача декларации): на должностных лиц — штраф от 2 000 до 5 000 руб. (п. 4), на юрлиц — от 50 000 до 80 000 руб. (п. 5).
• Ст. 5.27.1 КоАП РФ, допуск работника к работе без проведения СОУТ (если РМ не декларировано, а должно быть): на юрлиц — от 110 000 до 130 000 руб. (с 2025 г. суммы проиндексированы).

Пошаговый алгоритм действий для работодателя (Чек-лист 2026)

1. Проведите СОУТ и утвердите Отчет (создайте комиссию, пригласите экспертную организацию).
2. Проанализируйте Раздел II Отчета и Протоколы измерений. Выделите РМ с классами условий труда 1.1, 1.2, 2.1, 2.2 (без выявленных сверхнормативных факторов).
3. Скачайте актуальную форму (Приложение № 1 к Приказу № 406н) на declaration.rostrud.ru.
4. Заполните декларацию для каждого подлежащего декларированию РМ (или групповой, если РМ идентичны по условиям).
5. Подпишите документ руководителем (КЭП для электронного вида, живая подпись + печать для бумажного).
6. Подайте декларацию в течение 30 дней со дня утверждения отчета СОУТ:
   • Через портал declaration.rostrud.ru (рекомендуется);
   • Через личный кабинет на Госуслугах (если интегрировано);
   • Почтой/курьером/лично в территориальный орган Роструда (менее предпочтительно).
7. Получите уведомление о включении в Реестр (на портале — мгновенно/в течение суток; по почте — уведомление о вручении).
8. Сохраните подтверждение в делах по охране труда (на случай проверки ГИТ).
9. Ведите мониторинг: отслеживайте НС, профзаболевания, проверки ГИТ и сроки очередной СОУТ (раз в 5 лет или при изменении условий).

Перспективы: бессрочные декларации?

В информационном поле (в т.ч. на официальном сайте Минтруда) периодически появляются новости о планах по переводу деклараций на бессрочную основу (пока действует 10-летний срок). На нормативным закреплен именно 10-летний срок действия (при отсутствии оснований для досрочного прекращения). Работодателям следует ориентироваться на действующее законодательство (Закон 426-ФЗ, Приказ 406н), но следить за поправками в Закон о СОУТ, так как инициатива по упрощению (устранению необходимости повторной подачи при отсутствии изменений) обсуждается на государственном уровне.

Декларация соответствия условий труда — это не просто формальность, а обязательный элемент системы управления охраной труда. В 2026 году Роструд делает ставку на цифровизацию (портал declaration.rostrud.ru) и строгое соответствие форме Приказа № 406н. Главные правила успеха: проводите СОУТ качественно, заполняйте декларацию строго по форме, сдавайте в срок (30 дней) и электронно. Это сэкономит время, исключит штрафы и вопросы у инспекторов ГИТ.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Для решения конкретных вопросов обращайтесь к специалистам по охране труда или юристам. Актуальность нормативных актов проверяйте на дату использования (КонсультантПлюс, Гарант, официальные сайты Минтруда и Роструда).