. Протокол встречи с представителем надзорного органа – это официальный документ, фиксирующий ход переговоров, выявленные нарушения и договорённые меры их устранения. Правильное оформление протокола защищает интересы как контролируемого лица, так и надзорного органа, а также служит доказательной базой в случае последующего административного производства.

Правовая база

Составление протоколов регулируется несколькими нормативными актами:

• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ), статья 28.3 – определяет, кто уполномочен составлять протоколы об административных правонарушениях.
• Федеральный закон «О государственном (муниципальном) контроле (надзоре)» – устанавливает порядок проведения контрольных мероприятий и оформления их результатов.
• Региональные нормативные акты Калача (при их наличии) – могут уточнять форму и содержание протокола.

Обязательные реквизиты шапки протокола

Согласно рекомендациям надзорных органов, в шапке протокола должны быть указаны следующие сведения (выделены жирным для наглядности):

1. Порядковый номер протокола – уникальный номер в реестре организации.
2. Дата и время начала и окончания встречи (например,  — 10:00 — 12:30).
3. Место проведения – точный адрес (например, г. Калач, ул. Советская, д. 15, конференц‑зал).
4. Наименование организации (контролируемого лица) и подразделения, если применимо.
5. Тема встречи – кратко, но ёмко (например, «Проверка соблюдения требований к охране труда»).
6. Председатель встречи – ФИО, должность (обычно контролёр).
7. Секретарь – ФИО, должность (лицо, фиксирующее протокол).
8. Список присутствующих с указанием должностей и статуса (контролируемое лицо, его представитель, специалисты надзорного органа).

Структура протокола встречи

Вводная часть

Содержит сведения о цели встречи, основании её проведения (постановление, предписание, жалоба и т.д.) и правовом основании.

Описание объекта контроля

Необходимо указать:

• Наименование объекта (предприятие, объект недвижимости, филиал).
• Идентификационные данные: ИНН, ОГРН/ОГРНИП, юридический адрес.
• Краткое описание деятельности, подлежащей контролю.

Ход встречи

Фиксируются все основные реплики сторон, запросы документов, ответы и уточнения. Рекомендуется использовать нумерованный список для удобства последующего анализа:

1. Контролёр представил перечень выявленных нарушений.
2. Представитель организации предоставил запрошенные документы (акт обследования, журналы учета и т.п.).
3. Обсуждены возможные пути устранения нарушений.
4. Согласованы сроки и ответственные лица.

Выявленные нарушения и их классификация

Каждое нарушение оформляется в виде отдельного пункта:

№	Нарушение	Нормативный акт	Степень тяжести	Ответственный
1	Отсутствие актуального плана мероприятий по охране труда	Трудовой кодекс РФ, ст. 212	Средняя	Иванов И.И., директор
2	Нарушение требований к хранению химических веществ	ФЗ «О техническом регулировании», ст. 13	Высокая	Петров П.П;, главный инженер

Принятые решения и меры

Для каждого нарушения указываются:

• Конкретные действия (например, «Разработать и утвердить план мероприятий»).
• Срок исполнения (обычно в разумных пределах, но не менее 30 дней, если иное не предусмотрено законом).
• Ответственный за исполнение.
• Указание на возможность последующего контроля (вторая проверка, выезд инспектора).

Приложения

К протоколу прикладываются копии запрошенных документов, фотографии, схемы, выписки из реестров и любые другие материалы, подтверждающие факты встречи.

Подписи сторон

В конце протокола ставятся подписи:

• Контролёра (должностное лицо надзорного органа).
• Представителя контролируемого лица (или его уполномоченного).
• Секретаря (если протокол вёлся от имени организации).

Пример заполненного протокола

Протокол № 07/2026
Время: 10:00 – 12:30
Место: г. Калач, ул. Советская, д. 15, конференц‑зал

Организация: ООО «ТехноСтрой», ОГРН 1122334455667, ИНН 7701234567
Тема: Проверка соблюдения требований по охране труда и технике безопасности
Председатель встречи: старший инспектор Петров А.В. (надзорный орган)
Секретарь: Иванова С.С. (ООО «ТехноСтрой»)

Присутствовали:
Петров А.В. – старший инспектор, надзорный орган
Иванова С.С. – секретарь, ООО «ТехноСтрой»
Иванов И.И. – генеральный директор, ООО «ТехноСтрой»
Петров П.П. – главный инженер, ООО «ТехноСтрой»
Цель встречи – обсуждение результатов плановой проверки .
Объект контроля – производственное помещение № 3, г. Калач, ул. Советская, д. 15.
Ход встречи:
 1) Инспектор представил акт проверки с перечнем нарушений.
 2) Директор предоставил копии журналов учета опасных веществ.
 3) Обсуждены пути устранения выявленных недостатков.
Выявленные нарушения:
 1) Отсутствие актуального плана мероприятий по охране труда (ТК РФ, ст. 212).
 2) Нарушение требований к хранению химических веществ (ФЗ «О техн. регулировании», ст. 13).
Принятые решения:
 1) Разработать план мероприятий и утвердить его в течение 30 дней. Ответственный: Иванов И.И.
 2) Пересмотреть схему хранения химических веществ, оформить новые инструкции – срок 45 дней. Ответственный: Петров П.П.
Приложения:
 ― Акт проверки от (стр. 1‑5)
 ― Журналы учета химических веществ (копии)
 ౼ Фотографии места хранения (приложение А)

Подписи:
_____________________ Петров А.В. (инспектор)
_____________________ Иванов И.И. (генеральный директор)
_____________________ Иванова С.С. (секретарь)

Практические рекомендации

• Записывайте всё в режиме реального времени. Позднее воспоминания могут исказить факты.
• Используйте шаблон. Наличие готовой формы ускоряет процесс и исключает пропуск обязательных пунктов.
• Проверяйте корректность реквизитов. Ошибки в ИНН, ОГРН или датах могут стать причиной признания протокола недействительным.
• Сохраняйте копии всех приложений. Электронные и бумажные версии должны быть подписаны обеими сторонами.
• Установите разумные сроки. По КоАП РФ срок устранения нарушений обычно не превышает 30 дней, но может быть продлен по согласованию.
• Обеспечьте доступность протокола. Храните его в реестре организации и предоставляйте копию контролёру по требованию.

Протокол встречи с контролёром надзорного органа в Калаче – это не просто формальность, а важный юридический документ, который фиксирует результаты взаимодействия, выявленные нарушения и согласованные меры их устранения. Тщательное соблюдение требований к структуре и содержанию протокола повышает шансы на успешное разрешение вопросов без привлечения к административной ответственности.

Помните, что правильное оформление протокола защищает интересы обеих сторон и служит надёжным доказательством в случае дальнейшего разбирательства.